合同审查与管理流程工具

合同审查与管理流程工具一、常见应用场景在企业日常运营中，合同审查与管理工具适用于多类场景：合作方签约：与供应商、客户、合作伙伴签订采购合同、销售合同、服务协议时，需对合同条款的合规性、风险点进行全面审核；项目推进：涉及长期合作项目（如工程建设、研发外包）的合同，需从谈判、签署到履约全程跟踪，保证双方权责对等；风险防控：针对合同主体资质、付款条件、违约责任等关键条款，提前识别潜在法律或商业风险，避免纠纷；档案管理：对已签署合同进行分类归档，建立电子台账，方便后续查阅、审计或续签参考。二、标准操作流程合同审查与管理需遵循“全流程闭环”原则，具体步骤（一）合同接收与初步登记合同提交：业务部门与合作方达成初步意向后，提交合同草案（含电子版及纸质版），附合作方营业执照、资质证明等附件。信息登记：通过合同管理系统（或Excel台账）录入基础信息，包括合同编号（规则：年份+部门简称+序号，如“2024采-001”）、合同名称、双方主体名称、合同金额、签订日期、预计履行期限、业务负责人*等。资料完整性检查：核对合同文本是否完整（含附件、签署页），附件是否齐全（如技术协议、补充条款），缺失资料需业务部门补充后进入下一步。（二）多维度专业审查根据合同类型，组织不同岗位人员进行交叉审查，保证条款无遗漏、无风险：业务合规性审查（业务部门*主管）：核对合作方经营范围、履约能力是否符合项目需求；确认合同标的（产品/服务）、数量、质量标准、交付期限等业务条款与实际需求一致；检查价格、付款方式（如分期付款、验收付款）是否符合公司财务制度。法律风险审查（法务部门*专员）：审查合同主体是否具备签约资格（如企业是否存续、法定代表人是否有效）；核对条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》），是否存在“霸王条款”；明确违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼）、管辖法院等法律条款的合理性。财务条款审查（财务部门*经理）：审核金额计算是否准确（含税费、汇率波动等）；检查付款节点与履约进度的匹配度，避免预付款比例过高；确认发票类型（如增值税专用发票）、开票时间及付款账户信息无误。（三）审批决策与修订争议条款协调：审查中发觉的分歧点（如违约金比例、交付期限），由业务部门牵头与合作方沟通修订，形成最终版合同文本。分级审批：根据合同金额及重要性，提交对应层级领导审批：金额≤10万元：业务部门*主管+法务专员会签；10万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；金额＞50万元：总经理*审批，重大合同需提交董事会审议。审批记录存档：审批完成后，在系统中记录审批意见、审批人及时间，形成完整的审批链。（四）签署与归档授权签署：审批通过后，由法定代表人或其授权代表（需附授权委托书）签署合同，加盖公司公章及合同专用章。文本分发：签署后，向合作方交付合同正本（至少2份，双方各执1份），业务部门留存复印件及电子版。归档管理：将合同文本、审批记录、附件等资料统一归档，按“合同编号+名称”分类存储，电子档案备份至公司服务器，纸质档案存入档案室，建立“合同-档案”对应索引。（五）履行跟踪与复盘履行进度监控：业务部门按合同约定跟踪履约情况（如交付验收、付款进度），填写《合同履行跟踪表》，记录关键节点完成时间及双方确认文件。变更与解除管理：若需变更合同（如调整标的、金额），需重新履行审查审批流程；若一方违约，由法务部门牵头收集证据，通过协商或法律途径解决。到期复盘：合同到期后，评估履约效果（如对方履约质量、纠纷率），总结经验教训，优化后续合同模板及管理流程。三、核心工具表格表1：合同登记表（示例）合同编号合同名称甲方（我方）乙方（合作方）合同金额（元）签订日期履行期限业务负责人审批状态2024销-003设备采购合同科技有限公司A商贸有限公司280,0002024-03-152024-03-15至2024-09-15张*已审批表2：合同审查意见表（示例）审查维度审查人审查意见问题描述修订建议确认状态业务合规性李*（业务主管）交付期限过短原合同要求30日内交付，但生产周期需45天建议延长至45日，分阶段交付已修订法律风险王*（法务专员）违约责任不对等乙方违约责任仅赔偿直接损失，甲方违约需赔偿全额建议双方违约责任对等，明确赔偿上限已修订财务条款赵*（财务经理）付款节点不合理预付款比例50%，高于公司30%的上限调整预付款至30%，验收付款至70%已修订表3：合同履行跟踪表（示例）合同编号履行节点计划完成时间实际完成时间责任人完成情况说明附件2024销-003首批货物交付2024-04-152024-04-18张*因物流延迟3天，已协商免责物流单签收记录2024销-003验收合格2024-04-252024-04-25李*验收报告双方盖章验收报告四、关键风险提示主体资质风险：签约前务必核查合作方营业执照、经营范围、涉诉信息，避免与无资质或失信主体合作；条款歧义风险：合同用语需规范明确（如“定金”与“订金”“不可抗力”定义），避免模糊表述引发争议；审批流程