合同审查及审批流程管理表格规范合同管理

合同审查及审批流程管理工具规范一、适用范围与典型应用场景本工具规范适用于企业内部各类经济合同的审查、审批及全流程管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同等类型。典型应用场景包括：新签合同：业务部门与外部主体首次合作时，需通过规范流程完成合同条款审核与审批；合同续签：现有合同到期前，需对续签条款（如价格、服务范围、期限等）重新审查；合同变更：因业务需求调整、政策变化等原因需修改合同核心条款（如金额、履行方式、违约责任等）时；合同解除：因违约、不可抗力等原因需提前终止合同时需对解除条件、后续责任等事项进行审批。二、合同审查及审批全流程操作指南（一）合同发起与材料准备责任人：业务经办人*（合同需求部门相关人员）操作步骤：明确合同需求：根据业务目标，确定合同类型、合作主体、核心条款（如标的、数量、价格、履行期限、付款方式等）；收集基础材料：对方主体资质材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等，需加盖对方公章）；合同草案（使用企业统一模板，无模板时需包含《民法典》规定的必备条款）；与合同相关的支撑文件（如招投标文件、会议纪要、技术规格书、预算审批单等）；填写《合同审查及审批流程表》（见模板表格），填写合同基本信息（名称、编号、类型、金额等）并上述材料。注意事项：合同编号需按企业“年份-部门-类型-序号”规则编制（如“2024-采-服-001”），保证唯一性；对方主体资质需在有效期内，涉及特许经营、资质许可的行业（如建筑、医疗等），需核验相应许可证件。（二）部门初审责任人：业务部门负责人*操作步骤：审核合同内容与业务需求的匹配性：检查合同标的、数量、价格、履行期限等是否与业务目标一致，是否符合部门年度预算；审核合作主体可靠性：评估对方经营状况、履约能力（如通过“信用中国”等公开渠道查询信用记录，必要时开展尽职调查）；审核材料完整性：确认合同草案、对方资质、支撑材料等齐全无误；在《合同审查及审批流程表》“部门初审意见”栏签署意见（“同意提交法务审查”“需补充材料”“不同意并说明理由”），并注明日期。注意事项：对于金额较大（如超过部门年度预算10%）或风险较高的合同（如涉外合同、涉及核心技术的合同），需组织部门内部会议讨论，形成集体意见。（三）法务审查责任人：法务专员*（或外聘律师）操作步骤：审核合同合法性：检查合同条款是否符合法律法规、行业监管规定及企业内部制度，是否存在无效、可撤销情形；审核条款严谨性：重点审查违约责任（是否明确违约情形、违约金计算方式）、争议解决方式（管辖法院/仲裁机构是否明确）、知识产权归属（如涉及）、保密条款（范围、期限是否合理）等核心条款；审核主体履约能力：核对对方名称、公章与营业执照是否一致，授权委托书是否载明授权范围及期限；在《合同审查及审批流程表》“法务审查意见”栏签署意见（“同意”“修改后同意”“不同意并说明修改建议”），对需修改的条款，应标注具体修改内容及法律依据。注意事项：法务审查时限一般为3个工作日，复杂合同可延长至5个工作日；业务部门需根据法务意见修改合同草案，修改后重新提交法务确认，直至“修改后同意”。（四）财务审核责任人：财务经理*操作步骤：审核合同金额与预算一致性：确认合同总金额、分阶段付款金额是否在预算范围内，超预算部分需附预算调整审批文件；审核付款条款合理性：检查付款条件（如验收合格、开具发票等）、付款方式（银行转账/承兑汇票等）、付款节点（如预付款比例≤30%，尾款比例≥10%）是否符合企业财务管理制度；审核涉税条款合规性：检查合同价款是否包含税费，发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间及要求是否明确；在《合同审查及审批流程表》“财务审核意见”栏签署意见（“同意”“调整付款条款后同意”“不同意并说明理由”）。注意事项：对于涉及大额资金支付（如单笔超过50万元）或长期分期付款的合同，需评估企业现金流风险，必要时要求对方提供履约保函。（五）管理层审批责任人：分管领导、总经理（或按权限划分的审批人）操作步骤：分管领导审批：审核合同是否符合企业战略规划、业务发展方向，审批权限内的合同（如金额≤100万元）直接签署意见；总经理审批：超出分管领导权限的合同（如金额＞100万元、重大投资合同、战略合作合同等），由总经理最终审批，重点审核合同风险与收益的平衡性；审批人需在《合同审查及审批流程表》“管理层审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“提交董事会审议”（如企业章程规定需董事会审批的合同），并注明日期。注意事项：审批人应在收到完整材料后2个工作日内完成审批，紧急合同可启动“绿色通道”，但需事后补签审批手续。（六）用印与签订责任人：行政专员（用印管理）、业务经办人操作步骤：用印申请：业务经办人持审批通过的《合同审查及审批流程表》及合同最终文本，向行政部提交用印申请；用印审核：行政专员核对审批流程完整性、合同文本与审批意见一致性、用印份数（如正本2份、副本X份），确认无误后加盖企业合同专用章（或公章）；合同签订：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，保证合同文本与用印文本一致，骑缝章需覆盖所有合同页。注意事项：严禁在空白合同、审批不完整的合同上用印；合同签订后，正本由行政部统一归档，副本交业务部门、财务部门等相关部门。（七）履行跟踪与归档责任人：业务经办人、档案管理员操作步骤：履行跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度管理，定期记录履行情况（如交付节点、验收结果、付款进度），发觉异常（如对方违约）及时上报分管领导并采取应对措施；合同变更/解除：如需变更或解除合同，参照上述流程重新审查审批，签订补充协议或解除协议；归档管理：合同履行完毕或终止后，业务经办人将合同正本、审批流程表、履行记录、补充协议等材料整理齐全，移交档案管理员；档案管理员按“合同编号”分类归档，建立电子台账，保证档案可查询、可追溯。注意事项：合同档案保存期限一般为合同履行期满后10年，涉及知识产权、重大纠纷的档案需永久保存。三、合同审查及审批流程管理表格模板合同审查及审批流程表合同基本信息合同编号（按企业规则填写，如“2024-销-货-015”）合同名称（如“产品销售合同”）合同类型□采购□销售□服务□租赁□技术开发□其他_________甲方（企业方）名称：____________________统一社会信用代码：_________________乙方（合作方）名称：____________________统一社会信用代码：_________________合同金额大写：____________________小写：￥____________________合同履行期限自_年_月_日起至_年__月__日止合同主要条款摘要（标的、数量、价格、付款方式、履行地点等核心内容简述）附件清单1.合同草案_页2.甲方营业执照复印件3.乙方资质证明_份4.其他_________审查审批流程责任人审批意见日期附件签字/盖章栏业务部门发起业务经办人*（填写合同基本信息，附件材料）____年__月__日部门初审部门负责人*□同意提交法务审查□需补充材料（说明：____________________）□不同意（说明：____________________）____年__月__日法务审查法务专员*□同意□修改后同意（修改说明：____________________）□不同意（说明：____________________）____年__月__日财务审核财务经理*□同意□调整付款条款后同意（调整说明：____________________）□不同意（说明：____________________）____年__月__日分管领导审批分管领导*□同意□不同意（说明：____________________）□提交董事会审议____年__月__日总经理审批总经理*□同意□不同意（说明：____________________）____年__月__日用印登记行政专员*用印份数：正本__份副本__份骑缝章：□是□否____年__月__日合同签订甲方签字：__乙方签字：__甲方盖章：__乙方盖章：______年__月__日履行与归档信息履行进度记录（业务部门定期填写，如“__月__日完成交付，验收合格：□是□否”）合同变更/解除情况□无□有（补充协议编号：_________解除协议编号：_________）归档移交人业务经办人*：_________移交日期：____年__月__日归档接收人档案管理员*：_________接收日期：____年__月__日归档编号（档案柜号-卷号-页号，如“A-01-15”）四、执行过程中的关键控制点（一）信息完整性控制合同基本信息（编号、名称、金额、主体等）需与附件材料一致，严禁“阴阳合同”或涂改关键条款；对方主体资质材料（营业执照、授权委托书等）需为最新版本，并在有效期内，复印件需注明“与原件一致”并加盖对方公章。（二）流程规范性控制严格按照“发起→初审→法务审查→财务审核→管理层审批→用印→签订→归档”流程执行，不得跳过或逆序操作；特殊情况（如紧急合同）需经总经理书面批准后方可简化流程，但事后需补全审批手续。（三）风险防控控制法务审查需重点关注“违约责任”“争议解决”“知识产权”等条款，避免“霸王条款”或法律漏洞；财务审核需严控付款节奏，预付款比例、尾款比例需符合企业风险