标准化办公用品采购申请表审批流程模板

办公用品采购申请审批流程规范与模板一、适用范围与发起条件本流程适用于公司各部门日常办公所需的各类物品采购申请，包括但不限于：文具（笔、本、文件夹）、办公耗材（打印纸、墨盒）、办公设备配件（键盘、鼠标、U盘）、清洁用品（纸巾、消毒液）等。发起条件需满足以下任一情形：现有办公用品已达到最低库存警戒线（如打印纸剩余5包以下）；因新增岗位、业务扩展等原因需补充新的办公物品；现有物品损坏无法使用，需更换同规格或更高性价比替代品；其他经行政部门认可的合理采购需求。二、审批流程详解第一步：申请人填写申请表操作人：需求部门员工或指定经办人操作内容：登录公司OA系统或《办公用品采购申请表》（见模板），逐项填写完整信息，包括物品名称、规格型号、单位、申请数量、预估单价、总价、用途说明（需具体到“用于项目日常办公”或“替换部门损坏的打印机墨盒”）；如为批量采购或高价值物品（单价超200元），需附上《物品需求明细清单》，注明各物品的参数要求（如A4打印纸需70g规格）；填写完毕后，检查信息无误，提交至部门负责人审批。时间要求：需在物品使用前3个工作日提交，避免因审批流程延迟影响工作。第二步：部门负责人审核操作人：需求部门负责人（如部门经理/主管）操作内容：核查申请物品的必要性：是否为部门工作必需，是否存在重复申请或可替代方案（如共用现有设备）；审核申请数量的合理性：结合部门人员数量、使用频率，避免过度申领（如10人部门每月申请打印纸不超过10包）；确认用途说明与部门工作计划匹配，如涉及跨部门共用物品，需协调相关部门签字确认；审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字并注明日期，转交行政部门。第三步：行政部门复核操作人：行政部门采购专员/库存管理员操作内容：库存核对：查询公司办公用品台账，确认申请物品是否属于现有品类，若为现有品类，需核查当前库存是否满足“最低库存警戒线”要求，避免重复采购；标准符合性核查：对照《公司办公用品统一目录》（如规定键盘需为有线静音款），审核申请物品的规格型号是否符合标准，若不符合，需与申请人沟通调整；预算初审：汇总月度/季度采购申请，对照部门年度办公用品预算，核查本次申请是否超预算（如超预算，需在申请表中注明“超预算申请”并说明原因）；复核通过后，在“行政部门审批”栏签字并加盖“库存已核”印章，转交财务部门。第四步：财务部门审批操作人：财务部成本会计/经理操作内容：预算符合性审核：核对本次采购申请金额是否在部门年度办公用品预算额度内，若超预算，需提交《预算调整申请表》并经分管领导签字；价格合理性审核：对预估单价超200元的物品，需参考历史采购价格或市场价格（如京东、苏宁等平台官方旗舰店报价），判断预估单价是否合理，若偏高，要求行政部门提供比价说明；资金支付方式确认：确认采购资金是否为部门预算资金，是否需走“备用金支付”或“公对公转账”流程；审批通过后，在“财务部门审批”栏签字并注明“预算已核”，转交采购部门。第五步：采购部门执行操作人：采购部专员操作内容：接到审批通过的申请表后，1个工作日内联系供应商（优先选择公司定点供应商），确认物品库存、供货周期及最终价格；对于单价超500元的物品，需进行“货比三家”，至少获取2家供应商的报价单，选择性价比最高的一家；与供应商确认交货时间（常规物品不超过3个工作日，紧急物品不超过1个工作日），并签订采购订单（需注明物品名称、规格、数量、价格、交货时间、验收标准等）；采购完成后，将采购订单复印件反馈给行政部门和财务部门备案。第六步：入库与领用操作人：行政部门库管员/申请人操作内容：供应商送货到公司后，库管员对照采购订单和送货单，核对物品名称、规格、数量是否一致，检查物品外观是否完好、包装是否完整；核对无误后，办理入库手续，更新办公用品台账（录入入库时间、数量、领用部门等信息），并在《办公用品采购申请表》“入库情况”栏签字确认；申请人凭审批通过的申请表到库房领取物品，库管员发放物品后，需申请人在《领用登记表》上签字（注明领用日期、物品名称、数量）；领用后，申请人需及时将物品分发至使用岗位，并告知行政部门物品已到位，完成采购闭环。三、标准化申请表模板办公用品采购申请表申请人信息姓名：*部门：*工号：*联系方式：*申请日期年月*日紧急程度□常规□紧急（请注明原因：*）物品信息序号物品名称规格型号单位申请数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明（具体到岗位/项目）12…合计金额（大写）仟佰拾元角分合计金额（小写）￥*元审批流程审批人审批意见签字日期部门负责人审批*年月*日行政部门审批*年月*日财务部门审批*年月*日采购部门执行*年月*日入库情况库管员：*数量：*年月*日备注1.如为超预算申请，需附《预算调整申请表》；2.如为批量采购，需附《物品需求明细清单》；3.紧急物品需在申请时注明，采购部门需1个工作日内完成比价。四、关键注意事项与规范填写规范：申请表需逐项填写完整，不得涂改；物品名称需使用通用名称（如“中性签字笔”而非“黑色笔”），规格型号需明确（如A4打印纸需注明“70g/包”），用途说明需具体，避免模糊填写“办公使用”。审批时限：每个审批环节需在2个工作日内完成，紧急物品需在4小时内完成审批（需在申请表“紧急程度”栏注明“加急”并说明原因，如“部门打印机墨盒用完，影响日常文件打印”）。物品标准：采购物品需符合公司《办公用品统一目录》，不得采购超规格、高配置物品（如普通员工不得申请机械键盘，需使用薄膜键盘）。库存管理：行政部门需每月更新办公用品台账，每季度发布《库存预警通知》，提醒各部门及时补充常用物品；申请人需在物品使用至最低库存时再提交申请，避免提前申领导致库存积压。特殊情况处理：如遇临时紧急需求（如部门会议需临时采购投影仪），可通过电话向行政部门负责人报备，后补申请表，但需在24小时内完成补填及审批流程。预算管理：各部门年度办公用品预算由财务部根据部门人数、工作性质核定，超预算采购需提前1周提交《预算调整申请表》，经分管领导审批后方可发起采购流程。采购监督：采购部门需建