行政后勤管理工作流程手册

行政后勤管理日常工作流程手册一、办公物资全流程管理（一）适用场景各部门日常办公所需物资（如文具、耗材、设备配件等）的申领、采购、发放及库存管理，适用于行政后勤部门及各物资使用部门。（二）操作步骤1.物资需求提报各部门指定专人（如部门助理）根据实际需求，填写《办公用品申领表》，注明物资名称、规格型号、申领数量、用途及预计使用时间。申领表需经部门负责人签字确认后，提交至行政后勤部。2.需求汇总与审批行政后勤部接收到申领表后，1个工作日内完成各部门需求汇总，核对库存情况。对于常规库存物资，直接由行政后勤部负责人审批；对于超出库存或单价较高的物资（如打印机、投影仪等），需提交至公司分管领导审批。3.采购执行审批通过后，行政后勤部根据“比价、择优”原则选择供应商（至少对比2家报价）。采购人员与供应商确认物资规格、交货时间及付款方式，签订采购合同（单笔金额超5000元需签订正式合同）。物资送达后，由行政后勤部与使用部门共同验收，核对数量、质量及型号，填写《物资验收单》，双方签字确认。4.发放与登记验收合格的物资，由行政后勤部入库登记，更新《办公用品库存台账》。使用部门凭审批通过的《办公用品申领表》领取物资，领取时需在《物资领用登记表》上签字，注明领用日期、数量及领用人。5.库存盘点与补充行政后勤部每月末进行一次全面库存盘点，核对台账与实际库存，保证账实相符。对于库存低于安全库存量的物资（如A4纸、签字笔等），及时启动采购流程，保证物资供应充足。（三）模板表格表1：办公用品申领表申领部门申领日期物资名称规格型号单位申领数量用途部门负责人签字表2：办公用品库存台账物资名称规格型号单位上期库存本期入库本期出库当前库存安全库存负责人表3：物资验收单供应商名称验收日期物资名称规格型号单位应收数量实收数量质量情况验收人交付人（四）注意事项申领物资需结合实际需求，避免过度申领造成浪费。采购过程中需严格遵守公司采购制度，禁止违规采购或收取回扣。库存物资需分类存放，标注清晰，做好防潮、防火、防盗措施。定期对库存物资进行质量检查，及时处理过期或损坏物资。二、会议室预订与使用规范（一）适用场景公司内部各部门及外部合作单位需使用会议室进行会议、培训、洽谈等活动时，适用于行政后勤部及会议室使用部门。（二）操作步骤1.会议室查询与预订使用部门通过公司内部系统或行政后勤部查询会议室使用状态（如会议室A、B、C的实时预订情况）。确认会议室空闲后，填写《会议室预订申请表》，注明会议名称、使用时间、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求。预订表需提前1个工作日提交至行政后勤部，紧急会议可电话或现场申请（需补填表格）。2.预订审核与确认行政后勤部接收到预订申请后，30分钟内审核会议室可用性及设备支持情况。审核通过后，在系统中锁定会议室，并通过邮件或电话告知预订结果；若冲突，需协调其他会议室或调整时间。3.会前准备会议当天，行政后勤部提前30分钟开启会议室，检查设备运行情况（如投影仪是否正常、麦克风是否有电），根据需求摆放座椅、调试空调、准备饮用水及会议牌。4.会中服务会议期间，行政后勤部人员定期巡查，及时处理设备故障或需求变更（如增加座椅、更换饮用水）。如遇会议室被临时占用，需协调原会议提前结束或安排其他场地。5.会后整理与反馈会议结束后，使用部门需关闭设备、整理座椅、清理垃圾，并在《会议室使用登记表》上签字确认。行政后勤部检查会议室设施，确认无损坏后，更新会议室使用状态；如有损坏，需记录并联系维修。（三）模板表格表4：会议室预订申请表预订部门会议名称预订日期使用时间参会人数所需设备特殊需求联系人联系方式表5：会议室使用登记表会议室名称使用日期使用时间使用部门会议主题设备使用情况会后整洁情况使用人签字检查人签字（四）注意事项预订会议室需遵守“先到先得”原则，禁止私自占用或转让。使用设备需规范操作，禁止随意拆卸或搬动；如因操作不当造成损坏，需承担相应责任。会议结束后需及时清理，保持会议室整洁；禁止在会议室吸烟、饮食（特殊情况需提前申请）。重要会议（如客户洽谈、项目评审）需提前1天进行设备调试，保证会议顺利进行。三、固定资产从采购到报废管理（一）适用场景公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具、空调等）的采购、领用、转移、盘点及报废管理，适用于行政后勤部及各资产使用部门。（二）操作步骤1.资产需求与采购各部门因新增或更换资产提出需求，填写《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预算金额及用途。申请表经部门负责人签字后，提交至行政后勤部，由行政后勤部汇总审核，报公司分管领导及总经理审批。审批通过后，行政后勤部按采购流程执行采购，保证资产质量符合要求。2.入库与登记资产送达后，行政后勤部与使用部门共同验收，核对资产信息（名称、型号、序列号等），填写《固定资产验收单》。验收合格后，行政后勤部为资产粘贴固定资产标签（含编号、名称、购置日期），并在《固定资产台账》中登记，同时录入资产管理系统，唯一资产编号。3.领用与转移使用部门凭审批通过的《固定资产领用申请表》领用资产，领用人在《资产领用登记表》上签字。资产在部门内部转移时，需填写《资产内部转移单》，注明转移原因、转移人及接收人，交行政后勤部更新台账。员工离职或调岗时，需将所使用资产交回行政后勤部，办理交接手续，台账同步更新。4.定期盘点行政后勤部每季度组织一次全面资产盘点，核对资产实物与台账信息，保证账实相符。盘点中发觉差异（如盘盈、盘亏、损坏），需查明原因，填写《资产盘点差异表》，报公司领导审批后处理。5.报废与处置资产因损坏、老化或技术淘汰需报废时，使用部门提交《固定资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因及鉴定意见。行政后勤部组织技术鉴定（如IT部门鉴定电脑设备），确认无法修复后，报公司领导审批。审批通过后，行政后勤部联系专业机构回收报废资产（如电子废弃物需交由有资质的公司处理），并在台账中注销该资产信息。（三）模板表格表6：固定资产采购申请表申请部门申请日期资产名称规格型号单位数量预算金额用途部门负责人签字表7：固定资产台账资产编号资产名称规格型号单位数量购置日期使用部门使用人存放地点状态表8：固定资产报废申请表资产编号资产名称规格型号购置日期使用部门报废原因鉴定意见申请人部门负责人签字（四）注意事项固定资产采购需符合公司预算管理要求，禁止超预算采购。资产标签需妥善保管，禁止撕毁或涂改；如丢失需及时报行政后勤部补办。员工离职时必须办理资产交接手续，避免资产流失。报废资产需按规定流程处置，禁止私自丢弃或出售。四、办公环境日常维护管理（一）适用场景办公区域（包括前台、办公室、会议室、走廊、卫生间等）的清洁、绿化、安保及设施维护管理，适用于行政后勤部及全体员工。（二）操作步骤1.清洁管理行政后勤部制定《办公区域清洁计划》，明确各区域清洁标准（如地面无杂物、桌面整洁、卫生间无异味）及清洁频次（如每日打扫2次，每周消毒1次）。保洁人员按计划执行清洁工作，填写《清洁工作记录表》，注明清洁时间、区域及完成情况。行政后勤部每日抽查清洁质量，对不合格项要求保洁人员立即整改。2.绿化养护行政后勤部根据办公区域布局，选择适合的绿植（如绿萝、吊兰等），摆放于公共区域及办公室。安排专业人员定期对绿植进行浇水、施肥、修剪及病虫害防治，填写《绿植养护记录表》，记录养护时间及措施。发觉枯萎或病虫害严重的绿植，及时更换或处理，避免影响办公环境。3.安保巡查安保人员每日对办公区域进行3次巡查（上午、下午、晚上），检查门窗是否锁好、消防设施是否完好、监控系统是否正常运行。巡查中发觉安全隐患（如电线裸露、消防通道堵塞），立即上报行政后勤部并协助处理。下班后，安保人员需确认非必要电器设备（如电脑、空调）已关闭，切断电源。4.设施维护行政后勤部建立《办公设施维护台账》，记录空调、电梯、照明、饮水机等设施的安装日期、维修记录及保养周期。设施出现故障时，使用部门及时报修，行政后勤部联系维修人员处理，并在台账中记录维修时间及结果。定期对设施进行预防性维护（如空调每季度清洗滤网、电梯每月检查），延长设施使用寿命。（三）模板表格表9：清洁工作记录表清洁日期清洁时间清洁区域清洁内容完成情况清洁人检查人表10：绿植养护记录表养护日期养护区域绿植名称养护措施（浇水/施肥/修剪）养护人下次养护时间表11：办公设施维护台账设施名称安装位置安装日期维修日期维修内容维修人下次保养日期（四）注意事项员工需自觉保持办公区域整洁，禁止在非指定区域吸烟、乱扔垃圾。禁止随意挪动或损坏绿植，如需调整位置需联系行政后勤部。发觉安全隐患或设施故障，需及时向行政后勤部报告，避免发生意外。保洁人员工作时需注意安全，使用清洁工具时避免影响员工办公。五、访客接待标准化流程（一）适用场景外部访客（包括客户、合作伙伴、应聘者等）来访时的登记、引导、接待及送客管理，适用于行政前台及相关部门接待人员。（二）操作步骤1.访客预约接待部门提前与访客确认来访时间、人数、事由及联系方式，填写《访客预约登记表》。预约信息包括访客姓名、单位、职务、到访时间、接待部门及接待人。行政前台收到预约信息后，在《访客接待日程表》中标注，并提前通知接待部门准备。2.前台接待访客到达后，前台人员主动问候，核对预约信息（姓名、单位、到访时间），请访客出示有效证件号码件。填写《访客登记表》，记录访客信息、到访事由及接待人，发放《访客证》（佩戴于胸前）。通知接待人员到前台迎接，如接待人员暂时忙碌，请访客在等候区就座，提供饮用水及公司宣传资料。3.引导与入座接待人员到达后，前台人员引导访客前往会议室或办公室，途中简要介绍公司环境（如电梯位置、卫生间分布）。到达会议室后，协助访客就座，根据需求提供纸笔、饮用水、投影仪等设备，确认会议需求是否满足。4.会中服务会议期间，前台人员定期巡查，保证会议室环境整洁，设备正常运行；如需茶水、点心等服务，及时提供。接待人员需全程陪同访客，避免访客随意进入非办公区域；如需临时离开，需安排同事代为接待。5.送客与记录会议结束后，接待人员送访客至公司门口，礼貌道别；前台人员收回《访客证》，并在《访客接待记录表》中记录离访时间。行政前台每日整理访客登记信息，更新《访客接待日报表》，提交至行政后勤部存档。（三）模板表格表12：访客预约登记表接待部门接待人预约日期到访时间访客姓名单位职务联系方式事由表13：访客登记表到访日期到访时间访客姓名单位职务接待部门接待人事由访客证号离访时间表14：访客接待日报表接待日期接待批次访客总数主要接待单位接待部门备注（四）注意事项前台人员需着装整洁、态度热情，树立公司良好形象。访客证需妥善保管，离访时及时归还，禁止转借他人。接待人员需遵守保密规定，不得随意泄露公司内部信息。如遇突发情况（如访客临时取消、变更行程），需及时与行政前台沟通，调整接待安排。六、公务车辆使用与调度管理（一）适用场景公司公务车辆（如轿车、商务车等）的申请、调度、使用、费用报销及维护管理，适用于行政后勤部及有用车需求的员工。（二）操作步骤1.用车申请员工因公需用车时，提前1个工作日填写《公车使用申请表》，注明用车事由、使用时间、出发地、目的地、乘车人数及所需车型。申请表需经部门负责人签字后，提交至行政后勤部。紧急用车可电话申请，事后补填表格。2.调度审批行政后勤部根据车辆使用情况（如车辆状态、驾驶员安排）及用车优先级（如重要客户接待、紧急公务）进行调度。如车辆冲突，协调其他车辆或调整用车时间；无法满足需求时，告知申请人并说明原因。审批通过后，行政后勤部通知驾驶员准备车辆，并向申请人反馈调度结果（含车型、车牌号、驾驶员联系方式）。3.出车前准备驾驶员接到出车通知后，检查车辆状况（如油量、轮胎、刹车、灯光等），保证车况良好；如发觉问题，及时报修。清理车内卫生，准备相关证件（行驶证、驾驶证、保险单）及急救包；如需接送访客，提前联系确认时间地点。4.行车与费用驾驶员需遵守交通规则，安全驾驶，按时到达指定地点；如遇堵车等特殊情况，及时与申请人沟通。用车过程中产生的费用（如过路费、停车费），驾驶员需保留票据（注明日期、用途、金额），并在用车结束后提交至行政后勤部。5.归还与结算用车结束后，驾驶员将车辆停回指定地点，检查车辆有无损坏，填写《车辆使用登记表》，注明行驶里程、油量及使用情况。申请人确认用车无误后，在《车辆使用登记表》上签字；行政后勤部核对票据与用车记录，办理费用报销手续。6.维护与保养行政后勤部建立《车辆维护台账》，记录车辆的保养周期（如每5000公里更换机油、每年年检）。驾驶员需定期对车辆进行清洁、保养；如需维修，填写《车辆维修申请表》，报行政后勤部审批后联系专业维修机构处理。（三）模板表格表