机关单位文件档案管理办法

机关单位文件档案管理办法第一章总则为规范机关单位文件档案管理工作，确保文件档案的完整、安全与有效利用，提高行政管理效率和服务水平，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际，制定本办法。本办法适用于本机关及所属各单位的文件形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定及销毁等全过程管理。文件档案管理工作遵循“统一领导、分级管理、规范有序、安全保密、便于利用”的原则，实行集中管理与部门协作相结合的工作机制。第二章管理职责一、档案管理部门职责办公室（或档案管理科）作为本单位档案管理的职能部门，统筹负责文件档案管理工作：制定并完善文件档案管理制度及工作流程，指导各部门开展文件归档与档案管理工作；负责档案库房的规划与管理，保障档案保管条件符合规范要求；组织档案的收集、整理、鉴定、销毁及数字化工作，建立健全档案检索体系；审核档案利用申请，监督档案借阅、复制等利用行为的合规性；开展档案业务培训与宣传，提升全员档案管理意识与业务水平。二、各部门职责机关各科室及所属单位是文件形成的责任主体，应履行以下职责：指定专人负责本部门文件的日常管理，做好文件的形成、积累、分类与暂存工作；按规定时间和要求向档案管理部门移交归档文件，确保文件材料齐全、完整、准确；配合档案管理部门开展档案鉴定、利用及信息化建设等工作，提供业务范围内的档案说明与审核意见。三、档案管理员职责档案管理员（含各部门兼职档案员）应具备专业素养，履行以下职责：负责文件的收集、整理、编号、装订及移交前的保管工作，确保文件材料无缺失、无破损；严格执行档案管理制度，做好档案的接收、登记、入库及日常保管维护；协助档案利用工作，准确提供档案检索服务，如实记录档案借阅、归还情况；及时发现并报告档案保管中出现的问题，配合做好档案抢救、修复及数字化工作。第三章文件归档管理一、归档范围机关单位在公务活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：公文类：上级机关制发的与本单位工作相关的决议、决定、命令、指示、批复等；本机关制发的各类公文（含正式文件、便函、会议纪要等）；同级及下级机关报送的重要文件、请示及回复；业务类：各类业务工作规划、计划、总结、报告、统计报表、调研材料；业务合同、协议、审批文件、项目档案；会议类：党组（党委）会议、办公会议、专题会议的记录、纪要、议程、报告、发言材料；音像类：重要会议、活动、工作场景的照片、录音、录像及电子文件；其他类：荣誉证书、奖牌（复印件）、机构编制文件、人事任免材料、规章制度、应急预案等具有查考价值的材料。二、归档时间年度形成的文件材料，应在次年第一季度完成整理并移交档案管理部门；专项工作（如项目建设、专项检查、重大活动等）形成的文件材料，应在工作结束后1个月内完成归档；撤销、合并机构或人员离职时，应在15个工作日内完成文件材料的移交或清理工作。三、归档要求完整性：归档文件应涵盖文件形成的全过程，正文、附件、审批单、修改稿等相关材料齐全，无遗漏、无缺损；准确性：文件内容真实反映公务活动实际情况，纸质文件与电子文件内容一致，字迹清晰、印章完整，无涂改、伪造现象；规范性：文件整理应遵循“年度—机构（或问题）—保管期限”的分类原则，按件或按卷装订，逐件（卷）编号、编目，填写归档文件目录（含文号、标题、日期、页数、保管期限等要素）；载体要求：纸质文件应使用耐久性强的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水），电子文件应转换为通用格式（如PDF、XML），并刻录光盘或存储至专用存储设备，确保长期可读。第四章档案保管与利用一、保管条件档案库房应独立设置，远离易燃、易爆、潮湿、高温场所，配备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防光、防高温设备（如灭火器、除湿机、防虫药、监控系统等）；档案柜架应符合国家标准，档案存放应分类有序，预留适当空间便于通风与调阅；定期检查档案保管状况，做好温湿度记录，发现霉变、虫蛀、破损等问题及时采取抢救措施。二、保管期限档案保管期限分为永久、30年、10年三类，具体划分如下：永久保管：涉及本单位历史沿革、重要决策、规章制度、年度总结、人事任免、荣誉资质等具有长远查考价值的档案；30年保管：一般公文、业务审批文件、合同协议、会议记录（非重要）等具有较长查考价值的档案；10年保管：临时性文件、会议通知、一般性统计报表、工作简报等查考价值较短的档案。保管期限的划分应参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行，确有特殊需求的，可报档案管理部门审批后调整。三、档案利用内部利用：本单位人员借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续，档案管理员应如实登记借阅人、档案编号、借阅时间、归还时间等信息；外部利用：外单位人员查阅档案需持单位介绍信，说明利用目的与范围，经分管领导批准后，在档案管理部门指定场所查阅，原则上不提供原件借阅；档案复制：因工作需要复制档案的，需经档案管理部门审核，复制件应注明出处与用途，严禁私自传播或用于非公务活动；利用限制：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，严格按照保密规定控制利用范围，未经批准不得查阅、复制。四、数字化管理推进档案数字化建设，对永久、30年保管的档案及重要业务档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库；电子档案应与纸质档案同步更新，确保“纸质档案有电子备份，电子档案有纸质依据”；定期对电子档案进行备份（至少双份，异地保存），采用防病毒、防篡改技术，保障数据安全；电子档案利用应通过专用系统进行，设置访问权限，记录利用日志，防止信息泄露。第五章保密与鉴定销毁一、保密管理档案按密级分为绝密、机密、秘密和普通，密级划分应严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，由发文部门或档案管理部门在归档时确定；密级档案应单独存放，借阅需经单位主要领导批准，借阅人应签订保密承诺书，严禁携带密级档案外出或通过非加密渠道传输；档案销毁、移交时，应严格履行保密手续，确保涉密信息不泄露。二、鉴定与销毁定期鉴定：档案管理部门每5年（或根据实际情况）会同业务部门、纪检部门组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出“继续保管”或“销毁”的意见；销毁审批：拟销毁的档案应编制《档案销毁清册》，列明档案编号、标题、形成时间、保管期限、鉴定意见等，经单位领导审批后实施销毁；销毁实施：销毁档案时应指定两人以上监销，监销人