行政人事考勤与请假管理模板

行政人事考勤与请假管理工具模板一、适用工作场景与对象本工具模板适用于各类企业、事业单位及团队组织的日常行政人事管理，具体场景包括：日常考勤管理：员工上下班打卡记录、迟到/早退/旷工统计、外出/出差考勤登记等；请假流程管控：员工事假、病假、年假、婚假、产假等各类假期的申请、审批与记录；月度考勤核算：结合考勤数据与请假记录，核算员工月度出勤天数、薪资扣减或假期结余等；新员工入职衔接：为新员工办理考勤账号、设置打卡权限、说明请假规则提供标准化指引；团队考勤监督：部门负责人实时掌握团队出勤情况，及时发觉并处理考勤异常。二、标准化操作流程（一）考勤管理流程初始设置行政人事部根据员工入职信息，在考勤系统中创建员工档案，录入姓名、工号、所属部门、岗位、入职日期等基础信息；根据公司考勤制度，设置员工打卡规则（如工作日上下班时间、打卡地点/范围、弹性考勤时段等）；为新员工分配考勤设备权限（如指纹、人脸识别打卡机或APP打卡账号），并进行使用培训。日常打卡员工每日在规定时间内通过考勤设备完成上下班打卡，系统自动记录打卡时间（精确到分钟）；外勤或出差员工需提前通过考勤系统提交外出/出差申请，注明事由、地点、起止时间，经审批后视为有效考勤记录。异常处理员工因打卡设备故障、忘记打卡等原因导致考勤异常，需在异常发生后24小时内通过系统提交《考勤异常补卡申请》，说明原因并附相关证明（如监控截图、部门负责人证明等）；行政人事部收到申请后1个工作内核实情况，审核通过后修正考勤记录，驳回则需反馈具体原因。数据核对与汇总每月最后1个工作日，行政人事部导出全月考勤数据，与部门负责人核对员工外出、出差、补卡等记录；核对无误后，《月度考勤汇总表》，标注迟到、早退、旷工、请假天数等数据，作为薪资核算依据。（二）请假管理流程假期类型与规则确认员工根据自身需求（如个人事务、健康原因、法定假期等），确认请假类型（事假、病假、年假等）；查阅公司《员工手册》或行政制度，明确对应假期的申请条件、所需材料、审批权限及薪资计算规则（如病假需提供医院证明，年假需提前3天申请等）。提交请假申请员工通过考勤系统或OA平台填写《请假申请单》，依次填写：申请人姓名、工号、所属部门、请假类型、请假起止时间（精确到小时）、请假事由、工作交接人、联系方式等；相关证明材料（如病假诊断书、结婚证复印件等），提交至直属审批人。逐级审批直属部门负责人审批：审批人需核对请假事由合理性、工作交接安排，确认同意后提交至下一级审批；行政人事部审核：行政专员核对假期余额（如年假剩余天数）、请假材料完整性，符合制度则通过，驳回则需注明原因并退回申请人修改；特殊情况审批：请假超过3天或涉及高级管理人员，需根据公司权限设置提交至分管领导/总经理审批。结果反馈与考勤调整审批通过后，系统自动发送通知至申请人及部门负责人，申请人需提前做好工作交接；请假期间，员工需保持通讯畅通，以便应对紧急工作；请假结束后，行政人事部在考勤系统中更新员工假期余额，并将请假记录同步至《月度考勤汇总表》。三、核心表格模板与填写规范（一）员工考勤记录表（月度）日期姓名工号部门上班打卡下班打卡加班时长异常情况备注2024-05-01*小明A001销售部08:5518:100迟到5分钟打卡机故障2024-05-02*李华A002市场部09:0018:001.5小时-参加培训加班2024-05-03*王芳A003人事部---旷工1天未请假未打卡填写规范：“异常情况”栏需标注迟到、早退、旷工、未打卡等具体类型及原因；“加班时长”以小时为单位，需注明加班事由及审批人；每月5日前由行政人事部汇总完成，经部门负责人签字确认后存档。（二）员工请假申请单申请人信息姓名工号所属部门岗位入职日期*张伟B001技术部开发工程师2023-08-15请假信息请假类型□事假□病假□年假□婚假□其他______请假时间2024-05-1009:00至2024-05-1017:00共1天请假事由身体不适，需前往医院检查（附诊断书复印件）工作交接人*赵强（技术部同事）联系方式审批流程直属审批人意见：□同意□不同意（原因：________）签字：______日期：______部门负责人意见：□同意□不同意（原因：________）签字：______日期：______行政人事部意见：□同意□不同意（原因：________）签字：______日期：______填写规范：请假类型需勾选对应选项，“其他”需注明具体假期名称；请假时间精确到小时，跨天请假需分别填写起止日期；附件材料需清晰可辨，与请假事由一致；审批流程需按顺序完成，不可逆流程。（三）月度考勤汇总表部门姓名工号应出勤天数实际出勤迟到次数早退次数旷工天数事假天数病假天数加班时长备注销售部*刘洋C0012221100108小时-人事部*陈静C0022222000000全勤财务部*周磊C0032220001010旷工1天填写规范：“应出勤天数”根据当月日历及法定节假日计算；“实际出勤=应出勤-旷工-事假-病假（不含带薪假期）”；汇总表需经行政人事部、财务部、员工本人三方确认无误后，作为薪资发放依据。四、使用要点与常见问题规避考勤数据准确性保障定期检查考勤设备运行状态，保证打卡数据实时同步至系统；每月考勤汇总表后，需在3个工作日内公示，员工如有异议需在公示期内提出，逾期视为确认。请假申请时效性要求计划性请假（如年假、婚假）需提前至少3个工作日提交申请，突发情况（如急病）需在请假后2个工作日内补交申请及证明材料；请假时长不足1天的，需以小时为单位申请（如“事假2小时”），避免“半天”等模糊表述。审批权限与责任划分明确各层级审批权限（如部门负责人可审批3天以内假期，分管领导可审批3-7天），避免越级审批或权限滥用；审批人需对请假事由的真实性、工作交接的可行性负责，审批通过后因工作交接失误导致的问题，由审批人承担连带责任。假期余额动态管理年假、调休等有使用期限的假期，需在系统内实时更新剩余天数，并在员工申请时主动提示“假期即将到期”等预警信息；员工离职时，行政人