行政采购申请与审批流程指南

行政采购申请与审批流程指南一、适用范围本流程适用于公司各部门因日常办公、业务运营需要进行的各类物资采购、服务采购及小额资产添置等行政采购活动，包括但不限于：办公文具、耗材、设备配件、保洁服务、维修服务、会议服务等。涉及大额资产采购（如单次金额超过*万元）或专项采购项目，需结合公司专项采购管理规定执行，本流程可作为基础参考。二、操作流程详解（一）第一步：采购需求发起与申请表填写发起条件：部门因工作需要新增采购需求时，由需求部门填写《行政采购申请表》，明确采购目的、必要性及具体要求。申请内容：基础信息：填写申请人姓名*、所属部门、申请日期、联系方式（内线电话）；采购明细：详细列明物资/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算总价（需注明是否含税）、用途说明（如“用于部门日常办公打印”“会议室设备维护”等）；附件材料：如需提供技术参数说明、比价依据（至少*家供应商报价单）或历史采购记录等，一并以附件形式提交。提交方式：填写完成的《行政采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至行政部采购岗（纸质版需手写签字，电子版可通过OA系统发起流转）。（二）第二步：部门负责人初审审核重点：需求部门负责人需对采购需求的合理性、必要性进行审核，重点关注：采购内容是否与部门年度工作计划匹配；预算金额是否在部门年度预算额度内；规格参数是否明确，避免模糊描述（如“采购一批办公纸”需注明“A4纸、80g、白色”等具体要求）。处理结果：符合要求的，在《行政采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并流转至行政部；不符合要求的，注明退回理由（如“超预算”“需求不明确”），反馈至申请人修改后重新提交。（三）第三步：行政部采购岗复核与采购方案制定复核内容：行政部采购岗收到申请后，*个工作日内完成复核，重点检查：申请表填写是否完整、附件材料是否齐全；预算金额是否符合公司采购分级授权规定（如单次金额低于元，由行政部自行询价采购；元-元，需进行家供应商比价；超过*元，需启动招标或议价流程）；采购品类是否属于行政部统筹管理范围（如IT设备采购需同步报信息部审核技术参数）。采购方案制定：对于常规物资（如办公文具、耗材），行政部可直接从合格供应商库中按“定点采购、价格优先”原则确定供应商；对于非标物资或服务，需组织询价、比价或谈判，形成《采购比价表》（含供应商名称、报价、服务承诺等），随申请表一并流转。（四）第四步：财务部预算审核审核职责：财务部收到流转的申请表后，*个工作日内完成预算审核，确认：采购预算是否已列入部门年度预算，或是否有预算调整审批手续；预估单价、总价是否合理，与历史采购价格或市场价格差异较大的需说明原因。审核结果：预算审核通过后，在“财务部意见”栏签字；若预算不足，需退回需求部门办理预算增补手续后重新提交。（五）第五步：分管领导审批审批权限：根据采购金额分级审批：金额低于*元：由行政部负责人审批；金额元-元：由分管行政副总审批；金额超过*元：需提交总经理审批。审批重点：分管领导/总经理需从采购必要性、预算合规性、采购方案合理性等角度进行审批，审批意见需明确“同意”或“不同意”，并注明理由（如“同意采购，但需选择节能型号”“暂缓采购，待季度预算调整后重新申请”）。（六）第六步：采购执行与订单下达订单制作：审批通过后，行政部采购岗根据采购方案制作《采购订单》，明确物资/服务名称、规格、数量、单价、交付时间、付款方式、质量标准等条款，经采购负责人签字后加盖采购专用章。供应商沟通：将《采购订单》正式送达供应商，确认交付细节（如办公物资需日内送达指定地点，服务类需明确服务周期和对接人），要求供应商按订单履约。（七）第七步：验收入库与登记验收组织：物资类采购：由需求部门、行政部、财务部共同验收（小额采购可由需求部门与行政部双人验收），核对物资名称、规格、数量、质量是否与订单一致，检查是否损坏、缺失；服务类采购：由需求部门根据服务标准（如保洁服务的频次、质量检查表）进行验收，并填写《服务验收确认单》。入库登记：验收合格后，物资类由行政部库管员办理入库手续，填写《入库单》，更新《行政物资台账》；服务类需将《服务验收确认单》交行政部存档。若验收不合格，需及时联系供应商退换货或整改，并记录在案。（八）第八步：付款结算与资料归档付款申请：行政部采购岗凭《采购申请表》《采购订单》《入库单》《服务验收确认单》及合规票据（如增值税发票），填写《付款申请单》，按财务制度流程办理付款。资料归档：采购完成后，行政部将全套资料（申请表、比价表、订单、验收单、发票复印件等）整理归档，保存期限不少于*年，保证采购过程可追溯。三、采购申请表模板行政采购申请表编号：---申请人*申请日期年月*日联系方式采购类别□物资类□服务类预算科目采购明细物资/服务名称规格型号示例：A4打印纸80g白色附件材料□技术参数说明□比价单□其他：*部门负责人意见签字：*日期：年月*日行政部复核意见经办人：*日期：年月*日财务部审核意见经办人：*日期：年月*日分管领导审批意见签字：*日期：年月*日采购执行情况订单号：*供应商：*备注四、关键提示预算控制优先：所有采购需在年度预算内执行，无预算或超预算采购需提前办理预算调整手续，避免因预算不足导致采购延误。采购合规性：严禁拆分采购项目规避审批流程，供应商选择需遵循“公开、公平、公正”原则，优先从合格供应商库中选择，特殊情况下新增供应商需进行资质审核（如营业执照、相关资质证书等）。信息填写规范：申请表中的规格型号、技术参数等需明确具体，避免使用“优质”“高效”等模糊表述，保证采购物资/服务符合实际需求。时限要求：各环节审核人需在规定时限内完成审批（如部门负责人个工作日内、行政部复核个工作日内），无正当理由不得拖延，影响采购进度。特殊情