企业合同审批及档案管理规范手册-保障业务连续性

企业合同审批及档案管理规范手册—保障业务连续性第一章适用业务场景与范围本手册适用于企业各类合同的全生命周期管理，涵盖合同签订前的审批、履行中的变更、到期后的归档等环节，旨在通过标准化流程保障合同合规性、降低业务风险，保证企业核心业务连续性。具体场景包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务销售）、租赁合同（场地、设备租赁）、服务外包合同（技术、人力外包）等核心业务合同的审批；合同履行过程中的变更、补充、解除等事项的审批与记录；合同档案的系统化归档、保管、借阅及到期处置，满足审计、合规检查及业务追溯需求；跨部门协作（业务部门、法务部门、财务部门、管理层）的合同审批流程规范。第二章合同审批全流程操作指南第一节合同发起与材料准备操作主体：业务部门经办人（*）操作内容：明确合同需求：根据业务需求确定合同类型、对方主体信息、合作内容、核心条款（金额、履行期限、付款方式、违约责任等）。准备申请材料：《合同审批申请表》（模板见第四章第一节）；合同草案（需经业务部门初步审核，保证内容与业务需求一致）；对方主体资质证明（如营业执照复印件、相关行业许可证，首次合作需提供）；与合同相关的附件（如技术协议、报价单、中标通知书等）；特殊合同需提供补充材料（如重大项目需附可行性研究报告，涉外合同需附翻译件）。时限要求：业务需求确认后2个工作日内完成材料准备。第二节部门初审操作主体：业务部门负责人（*）操作内容：审核业务必要性：确认合同内容是否符合部门年度计划及业务目标，避免重复或无效合作。审核条款匹配度：检查合同核心条款（如数量、质量、价格、交付时间）是否与业务需求一致，是否存在明显漏洞（如未明确验收标准）。审核材料完整性：确认《合同审批申请表》、合同草案、附件等材料齐全，填写初审意见并签字。时限要求：收到材料后1个工作日内完成审核。第三节法务合规审核操作主体：法务专员（*）操作内容：合法性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形（如违反强制性规定、显失公平）。风险审核：重点关注违约责任、争议解决方式、知识产权归属、保密条款等，评估潜在法律风险并提出修改建议（如“违约金过低需调整”“争议解决约定为诉讼或仲裁”）。合规性审核：确认合同内容是否符合企业内部管理制度及行业监管要求（如数据安全合同需符合《数据安全法》）。反馈意见：对审核通过的合同，在《合同审批申请表》上签字确认；对需修改的合同，注明修改意见并退回业务部门，业务部门调整后重新提交。时限要求：收到材料后2个工作日内完成审核（复杂合同可延长至3个工作日）。第四节财务审核操作主体：财务部经理（*）操作内容：金额与预算审核：确认合同金额是否符合年度预算，是否存在超预算情况（如超预算需附预算调整审批单）。付款条件审核：检查付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、付款节点、票据要求（如发票类型）是否符合企业财务制度，避免资金风险（如“预付款比例超过30%需提供担保”）。成本效益分析：评估合同成本与预期收益的匹配度，对重大合同需提供成本效益分析报告。审批意见：审核通过后签字确认；未通过则说明原因并退回业务部门。时限要求：收到材料后1个工作日内完成审核。第五节管理层终审操作主体：根据合同金额及重要性确定审批层级（如总经理、董事长）操作内容：战略与权限审核：确认合同内容是否符合企业发展战略，审批人是否在授权范围内（如单笔合同金额超过100万元需总经理审批，超过500万元需董事长审批）。综合决策：结合业务需求、法律风险、财务状况，对合同进行最终决策，签署审批意见。时限要求：收到材料后1-2个工作日内完成审批（紧急合同可加急处理）。第六节合同用印与交付操作主体：行政部/综合管理部专员（*）操作内容：用印申请：审批通过的合同，由业务部门提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本及《合同审批申请表》。用印登记：行政部核对审批手续完备性无误后，加盖合同专用章（或公章），登记用印信息（合同编号、用印日期、用印人、份数）。合同交付：业务部门根据约定向对方交付合同正本（一般一式两份，双方各执一份），并留存复印件或扫描件；电子合同需通过企业指定加密平台交付，保证传输安全。时限要求：收到用印申请后半个工作日内完成用印与交付。第三章合同档案管理操作指南第一节档案收集与整理操作主体：业务部门经办人（）、档案管理员（）操作内容：档案收集：合同签订后3个工作日内，业务部门收集完整材料，包括：合同正本及附件（纸质+电子版）；《合同审批申请表》及各环节审批意见；合同履行过程中的补充协议、变更记录、验收报告、付款凭证等。分类整理：档案管理员根据合同类型（采购/销售/服务等）、签订年度、部门代码进行分类，例如“采购-2024-采购部-001”。初步编目：对收集的档案进行编号、登记《合同档案目录表》（模板见第四章第三节），注明档案名称、编号、签订日期、保管期限、存放位置、责任人。时限要求：合同签订后5个工作日内完成收集与初步整理。第二节档案归档与保管操作主体：档案管理员（*）操作内容：纸质档案归档：采用统一规格档案盒（如A4尺寸），按编号顺序排列，档案盒外标签注明“合同编号-合同名称-年度”；档案盒内附《档案卷内目录》，记录材料名称、页码、份数。电子档案归档：通过企业档案管理系统电子版材料（扫描件需清晰完整，分辨率不低于300DPI）；设置电子档案访问权限（仅业务部门负责人、档案管理员可查阅敏感内容）；定期备份（每月1次本地备份，每季度1次异地备份），防止数据丢失。保管要求：纸质档案存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫、防盗，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；电子档案存储服务器需加密，定期进行病毒查杀，保证数据安全。时限要求：档案整理完成后2个工作日内完成归档。第三节档案借阅与使用操作主体：借阅人（）、档案管理员（）、审批人（*）操作内容：借阅申请：因业务需要借阅档案时，借阅人填写《档案借阅申请表》（模板见第四章第四节），注明借阅事由、档案编号、借阅期限（原则上不超过5个工作日）。审批流程：内部员工借阅：部门负责人（*）审批；跨部门借阅：需经借阅部门负责人（）及档案管理部门负责人（）双审批；外部单位借阅（如审计、律师）：需经企业分管领导（*）审批，并出示单位介绍信及有效证件号码件。档案调取与归还：档案管理员核对审批手续无误后，提供档案复印件（如需原件，需专人陪同查阅）；借阅人归还档案时，档案管理员检查档案完整性，确认无误后签字注销借阅记录；逾期未归还的，及时催收并记录。注意事项：档案原件原则上不外借，确需借阅的需经总经理（*）特批；严禁拆散、涂改、抽取档案材料，电子档案严禁私自拷贝（经审批的除外）。第四节档案到期处置操作主体：档案管理员（）、法务专员（）、分管领导（*）操作内容：保管期限届满鉴定：档案管理员定期（每年年底）对到期档案进行鉴定，确认是否具有继续保存价值（如涉及未结纠纷、历史重要事件的合同需延长保管期限）。销毁流程：对无保存价值的档案，由档案管理员编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、数量、销毁原因；法务专员审核销毁合规性，分管领导（*）审批；由档案管理员、法务专员共同监销，销毁过程记录《档案销毁监毁表》，监销人签字确认；电子档案销毁需通过技术手段彻底删除（低级格式化），保证无法恢复。时限要求：保管期限届满后3个月内完成鉴定与处置。第四章常用表单模板第一节合同审批申请表合同名称合同编号甲方（企业）乙方（合作方）合同类型□采购□销售□租赁□服务□其他合同金额人民币______元业务部门经办人主要条款摘要（简要说明合作内容、履行期限、付款方式等）附件清单□合同草案□资质证明□报价单□其他：__________部门初审意见负责人签字：______日期：______法务审核意见审批人签字：______日期：______财务审核意见审批人签字：______日期：______管理层终审意见审批人签字：______日期：______备注第二节合同变更申请表原合同编号变更原因□履行需求变化□政策调整□其他：__________变更内容摘要（说明变更条款及具体调整内容，如金额、期限、责任等）附件清单□补充协议□变更说明□其他：__________业务部门意见负责人签字：______日期：______法务审核意见审批人签字：______日期：______财务审核意见审批人签字：______日期：______管理层审批意见审批人签字：______日期：______备注第三节合同档案目录表档案编号合同名称签订日期保管期限存放位置（柜号/文件夹）责任人备注CG-2024-001采购设备合同2024-01-1510年档案柜-01-文件夹A含验收单XS-2024-002产品销售合同2024-02-205年档案柜-02-文件夹BFW-2024-003技术服务合同2024-03-107年档案柜-01-文件夹C含变更协议第四节档案借阅申请表档案编号合同名称借阅部门借阅人借阅事由CG-2024-001采购设备合同采购部赵六项目审计需要借阅期限自______年_月_日至______年_月_日借阅形式□原件□复印件□电子查阅部门负责人审批签字：______日期：______档案管理员审批签字：______日期：______归还确认经手人签字：______日期：______第五章关键风险控制与合规要点第一节合规性保障审核环节全覆盖：合同审批必须经过业务、法务、财务及管理层全流程审核，严禁“先签后批”或简化审批流程。主体资格审查：首次合作需严格审查对方营业执照、行业资质、信用状况（可通过“信用中国”等官方渠道查询），避免与无资质或失信主体合作。条款标准化：企业可制定《合同示范文本库》，针对常用合同类型（如采购、销售）设置标准化条款，减少个性化条款带来的法律风险。第二节业务连续性保障档案备份机制：纸质档案需复印1份异地存放，电子档案实施“本地+异地+云端”三级备份，保证档案损毁时可快速恢复。人员交接管理：档案管理员或业务部门经办人变动时，需办理档案交接手续，填写《档案交接清单》，由交接双方及监交人签字确认，保证档案管理连续性。关键合同标识：对涉及企业核心业务（如主要供应商、大客户合同）的档案进行“重要”标识，建立快速调取通道，应对突发业务需求（如纠纷处理、审计检查）。第三节信息安全与保密权限分级管理：档案管理系统根据岗位设置访问权限（如经办人仅可查看本部门合同，档案管理员可全库查询），严禁越权操作。保密义务约束：所有接触合同档案的人员需签订《保密协议》，明保证密范围及违约责任，合同信息严禁向无关第三方泄露。电子安全防护：电子档案存储服务器需安装防火墙、入侵检测系统，定期更新安全补丁，防止黑客攻击或数据泄露。第四节特殊情况处理合同丢失补救：纸质合同不慎丢失的，由业务部门出具《合同丢失说明》，经部门负责人（）、法务专员（）审批后，可使用对方留存合同复印件或扫描件（需加盖对方公章），并在档案中注