公司文件归档与管理制度手册

公司文件归档与管理制度手册第一章总则一、目的与依据为规范公司文件的形成、收集、整理、归档及管理工作，保证文件完整性、安全性及可追溯性，提高办公效率，依据《_________档案法》及公司内部管理要求，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司各部门、全体员工在履职过程中形成或具有保存价值的各类纸质文件、电子文件的管理，包括但不限于行政文件、业务文件、项目文件、人事文件、财务资料等。第二章归档范围与分类一、归档范围行政管理文件：公司章程、管理制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、通知函件等；业务管理文件：合同协议、客户资料、招投标文件、项目方案及验收报告、市场调研资料等；人力资源管理文件：员工招聘资料、劳动合同、绩效考核记录、培训档案、薪资调整审批等；财务管理文件：预算报表、决算报告、财务分析、审计报告、税务资料（不含发票）等；其他具有保存价值的文件：公司重要活动影像资料、荣誉证书、资质证书复印件等。二、文件分类标准一级分类：按部门划分（如行政部、财务部、市场部等）；二级分类：按文件类型划分（如综合类、业务类、人事类等）；三级分类：按年度及文件形成时间顺序划分（如2024年综合类-01号文件）。第三章归档操作流程一、文件收集责任主体：各部门文员*为文件收集第一责任人，经办人配合提供文件原件及电子版；收集时间：文件办理完毕后1个工作日内，由部门文员*完成初步收集；收集要求：保证文件内容完整、字迹清晰（纸质文件）、电子版格式兼容（PDF/Word等），无缺页、漏项。二、文件整理检查核对：部门文员*对收集的文件进行核对，检查文件是否与归档清单一致，剔除重复、无关材料；排序装订：纸质文件按形成时间顺序排序，左侧装订（无法装订的采用夹装方式），加装统一封面；电子文件按“部门-类型-年度-序号”规则命名（如“行政部-综合类-2024-001”）。三、文件分类与编号分类标注：在文件封面右上角标注二级分类名称（如“业务类”），首页右下角标注归档部门及年度；唯一编号：由档案管理员*统一编制归档编号，格式为“部门代码-二级分类代码-年度-流水号”（如“XZ-ZH-2024-001”，XZ代表行政部，ZH代表综合类）。四、移交归档移交时间：每季度末月25日前，部门文员*将整理完毕的文件向档案室移交；移交手续：填写《文件归档移交清单》（详见第四章模板），双方签字确认，一式两份，部门与档案室各存一份；电子文件移交：通过公司内部办公系统电子版文件，同步移交电子版《文件归档清单》。五、入库保管入库登记：档案管理员*核对无误后，在档案管理台账中登记归档信息，包括文件编号、名称、数量、移交日期等；存放要求：纸质文件存入专用档案柜，按分类顺序排列，标注清晰；电子文件存储于公司服务器专用文件夹，定期备份（每月1次）。第四章文件保管与利用一、保管要求环境安全：档案室配备防火、防潮、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；保密管理：涉密文件（如未公开合同、财务数据）单独存放，由档案管理员负责保管，查阅需经部门负责人审批；定期检查：档案管理员*每半年对档案进行一次清点检查，保证无丢失、损坏，发觉问题及时上报处理。二、借阅与复制借阅流程：（1）借阅人填写《文件借阅申请表》（详见第四章模板），注明文件名称、编号、借阅事由及期限；（2）经部门负责人审批后，交档案管理员办理借阅手续；（3）涉密文件借阅需经分管领导*审批。借阅规定：（1）借阅期限一般不超过5个工作日，到期需续借的应提前1天申请；（2）借阅文件不得涂改、勾画、拆散，不得转借、复制（未经批准）；（3）借阅完毕后，及时归还档案管理员*，当面检查文件完整性。三、文件销毁销毁范围：超过保管期限（一般为10-15年，具体参照档案保管期限表）、无保存价值的文件；销毁流程：（1）档案管理员*编制《文件销毁清单》，注明文件名称、编号、销毁原因及数量；（2）经行政部负责人及分管领导审批后，由2名以上人员共同监销；（3）纸质文件采用粉碎方式销毁，电子文件彻底删除并销毁备份，监销人签字确认《文件销毁清单》存档。第五章常用模板表单一、文件归档清单序号文件名称文号/编号形成日期页数归档部门经办人归档日期备注12024年度工作计划XZ-ZH-2024-0012024-01-058行政部张*2024-01-10含电子版2项目A合同YW-HT-2024-0022024-02-2015市场部李*2024-02-25涉密二、文件借阅申请表借阅人部门联系方式王*财务部5678文件名称文件编号借阅事由2023年度财务决算报告CW-JS-2023-001审计核对审批意见部门负责人：*档案管理员：*日期：2024-02-28日期：2024-02-28三、文件销毁审批表文件名称文件编号销毁原因保管期限销毁数量2022年会议纪要XZ-YH-2022-001超过保管期限10年12份审批意见部门负责人：*分管领导：*日期：2024-03-10日期：2024-03-12监销人执行人赵、钱孙*第六章责任与监督一、部门职责各部门负责人*为本部门文件归档第一责任人，保证本部门文件及时、完整归档；部门文员负责本部门文件收集、整理、移交工作，配合档案管理员完成归档流程；档案管理员*负责档案接收、保管、借阅、销毁等工作，定期维护档案管理台账。二、监督与考核行政部每季度对各部门文件归档情况进行检查，检查结果纳入部门绩效考核；对未按规定归档、导致文件丢失或泄露的，视情节轻重对相关责任人进行批评教育或绩效扣