企业合同管理与审批流程规范

企业合同管理与审批流程规范一、规范适用范围与核心场景本规范适用于各类企业（含集团化公司、中小型企业）在开展业务过程中涉及的所有合同管理活动，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等商业性文本。核心应用场景包括：业务部门发起合同需求（如采购原材料、销售产品、委托第三方服务等）；法务部门进行合规性审核；财务部门对资金条款与预算进行把控；管理层对重大合同进行决策审批；合同履行过程中的跟踪、变更与归档管理。通过标准化流程，保证合同签订的合规性、风险可控性及履约效率，保障企业合法权益。二、合同全生命周期管理流程（一）合同发起与起草责任部门：业务需求部门（如采购部、销售部、项目部）操作内容：需求确认：业务部门明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容（标的、数量、质量标准等）、核心条款（价款、支付方式、履行期限、违约责任等）。起草合同：根据企业《合同示范文本库》（如有）或合作方提供的草案，起草合同文本，保证条款清晰、无歧义；附件（如技术协议、验收标准等）需与主合同内容一致。内部初审：业务部门负责人对合同的业务必要性、条款合理性进行初步审核，签字确认后提交至下一环节。输出成果：合同草案（含附件）、《合同审批申请表》（由业务部门填写基本信息）。（二）法务合规审核责任部门：法务部（或指定法务负责人）操作内容：主体资格审查：核查合作方是否为合法存续的企业/组织，是否具备相应的履约资质（如特种行业经营许可证、安全生产许可证等）。合法性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”“显失公平”等法律风险。权责对等性审核：确认双方权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否合法有效。风险提示：对审核中发觉的法律风险点（如知识产权归属、不可抗力范围等）提出修改建议，并反馈至业务部门。输出成果：法务审核意见书（明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及修改理由）。（三）财务审核责任部门：财务部操作内容：资金条款审核：检查价款、支付方式（预付款、进度款、尾款比例）、结算币种、发票类型等是否符合企业财务制度，是否存在资金支付风险。预算匹配性审核：确认合同金额是否在业务部门年度/季度预算范围内，超预算合同需附预算调整审批文件。税务合规性审核：核对合同中的涉税条款（如税率、价税分离）是否符合税法规定，避免税务风险。输出成果：财务审核意见书（明确“通过”“需调整”或“不通过”及调整建议）。（四）管理层审批责任部门：根据合同金额、重要性分级审批（如总经理、分管副总、董事会等）操作内容：权限划分：一般合同（金额≤10万元）：由分管副总审批；重大合同（10万元＜金额≤50万元）：由总经理审批；重大投资/战略合同（金额＞50万元或涉及核心业务）：提交董事会审议。审批重点：审核合同是否符合企业战略规划、业务发展方向，重大风险是否已有效控制，审批流程是否完整。输出成果：管理层审批意见（签字确认的审批表）。（五）合同签署与用印责任部门：行政部（或指定用印管理部门）、业务部门操作内容：文本核对：行政部核对最终审批通过的合同文本（含所有修改痕迹）与审批意见是否一致，保证文本完整、无涂改。用印申请：业务部门填写《用印申请表》，附合同文本、审批表等材料，经行政部审核后用印。签署仪式：法定代表人或授权代表（需附《授权委托书》）与合作方法定代表人或授权代表共同签署合同，双方签字处需加盖公章或合同专用章。输出成果：正式签署的合同文本（一式N份，按合作方数量+档案留存份数准备）。（六）合同履行与跟踪责任部门：业务部门、法务部、财务部操作内容：履行计划：业务部门制定合同履行计划（如交付时间、验收节点），明确各环节负责人，同步至法务部、财务部。进度监控：业务部门定期跟踪履行情况（如供应商供货进度、客户回款进度），对逾期或异常情况（如质量问题、付款延迟）及时记录并上报。变更管理：若需变更合同内容（如标的、价款、履行期限），应由业务部门与合作方协商一致，签订《合同补充协议》，并重新履行审批流程。争议处理：履行过程中发生争议，业务部门应第一时间收集证据（如沟通记录、验收报告），并上报法务部，通过协商、仲裁或诉讼解决。输出成果：《合同履行跟踪表》《合同补充协议》（如有）、争议处理材料。（七）合同归档与复盘责任部门：行政部（档案室）、业务部门操作内容：材料整理：合同履行完毕或终止后，业务部门收集合同文本、审批表、补充协议、履行记录（如验收单、付款凭证）、争议处理文件等全套材料。归档登记：行政部对材料进行分类、编号，录入《合同台账》，并按照企业档案管理规定（电子+纸质）存档，保存期限不少于合同履行结束后10年。复盘评估：业务部门、法务部、财务部每季度对合同管理流程进行复盘，分析常见问题（如审核延迟、履约违约），提出优化建议，持续完善制度。输出成果：合同档案（电子+纸质）、《合同台账》、《合同管理复盘报告》。三、配套管理工具模板（一）合同审批申请表合同编号合同名称合作方名称合作方统一社会信用代码合同类型（采购/销售/服务等）合同金额（元）履行期限拟签订日期业务部门联系人及电话合同主要内容摘要：（标的、数量、质量标准、价款、支付方式、违约责任等）附件清单：（如技术协议、报价单、合作方资质文件等）审核意见：业务部门负责人签字：__________日期：______法务部审核意见：__________签字：__________日期：______财务部审核意见：__________签字：__________日期：______管理层审批意见：__________签字：__________日期：______（二）合同台账管理表合同编号合同名称签订日期合作方合同类型金额（元）履行状态（履行中/已完成/终止）负责人归档日期备注（三）合同履行跟踪表合同编号合同名称关键节点（如交付、验收、付款）计划完成时间实际完成时间负责人节点进展说明（正常/延迟/异常）异常情况说明及处理措施四、关键风险控制与管理要点合规性优先：所有合同条款必须符合法律法规及行业监管要求，禁止签订“阴阳合同”“虚假合同”，严禁为规避法律而设置无效条款。权责清晰：明确合作方法定代表人/授权代表信息，保证签约主体资格合法；合同中需注明“本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效”。时效管理：各环节审核时限需明确（如法务审核≤3个工作日，财务审核≤2个工作日），避免因流程拖延导致业务风险。保密要求：合同内容（尤其是价格、技术信息等）属于企业商业秘密，仅限审批、履行相关人员知悉，严禁泄露给无关第三方。变更规范：合同履行中