行政采购申请与审批标准流程

行政采购申请与审批标准流程工具模板一、适用场景与范围本流程适用于公司各部门日常行政类采购活动的规范化管理，涵盖但不限于以下场景：办公日常用品采购：如文具、纸张、打印耗材、清洁用品等；办公设备采购：如电脑、打印机、办公家具、通讯设备等；行政服务类采购：如保洁服务、设备维修、绿植养护、会务服务等；其他行政类支出：如小额场地租赁、宣传物料制作等。二、操作流程详解（一）第一步：需求提报与申请表填写发起人：各部门采购需求提出人（如部门助理、行政对接人）。操作内容：明确采购需求（物品名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期等）；填写《行政采购申请表》（见模板），详细填写采购明细、预算金额及资金来源；附上必要的支撑材料（如维修报价单、服务需求说明等）。注意事项：需求描述需具体、清晰，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体品类及数量）。（二）第二步：部门内部初审审核人：需求部门负责人。操作内容：核对采购需求的必要性（是否为部门工作必需、是否存在替代方案）；审查采购预算是否在部门年度预算范围内，超预算需说明理由；确认申请表信息完整、支撑材料齐全后，签字确认。时限要求：1个工作日内完成。（三）第三步：预算与合规性审核审核人：财务部专员。操作内容：复核采购预算的准确性（单价、数量、总金额计算是否无误）；核查资金来源是否符合公司财务制度（如是否为专项预算、是否有结余）；审核采购内容是否符合公司行政采购目录（如是否属于禁止或限制采购品类）。输出结果：通过审核的申请表流转至下一环节；未通过的，注明原因并退回需求部门修改。时限要求：2个工作日内完成。（四）第四步：采购审批（分级审批）根据采购金额实行分级审批，具体标准小额采购（金额＜[具体金额，如5000元]）：由行政部负责人审批；中等采购（[具体金额，如5000元]≤金额＜[具体金额，如20000元]）：由行政部负责人审核后，报分管副总经理审批；大额采购（金额≥[具体金额，如20000元]）：需经分管副总经理审核、总经理审批。操作内容：审批人重点审核采购的合理性、必要性及预算匹配性，确认无误后签字批准。（五）第五步：采购执行执行部门：行政部（或公司指定的采购小组）。操作内容：接到审批通过的申请表后，根据采购需求选择采购方式（小额采购可采用比价、询价；大额采购需启动招标或竞争性谈判流程）；向合格供应商下达采购订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款；跟踪订单进度，保证按时到货，特殊情况需及时与需求部门沟通。（六）第六步：验收入库参与部门：需求部门、行政部、财务部。操作内容：需求部门对照采购订单核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后签字验收；行政部负责入库登记，更新固定资产台账（如涉及设备采购）；验收不合格的，由行政部联系供应商退换货，直至符合要求。（七）第七步：付款与资料归档操作部门：财务部。操作内容：凭审批完成的《行政采购申请表》、验收单、供应商发票等资料办理付款；行政部整理采购全流程资料（申请表、审批记录、订单、验收单、发票等），按月度归档保存，保存期限不少于3年。三、行政采购申请表模板申请部门申请日期申请编号申请人联系方式采购类别□办公耗材□办公设备□行政服务□其他：________预算金额元采购明细序号物品/服务名称规格型号——————–———-12………合计金额（大写）：______________________（小写）：______________________采购事由：预算来源□部门年度预算□专项预算□其他：________|

审批流程|||

部门负责人签字：|日期：||

财务审核意见：|签字：|日期：|

行政部意见：|签字：|日期：|

分管领导审批：|签字：|日期：|

总经理审批（如需）：|签字：|日期：|

备注：_________________________________________________________________四、关键注意事项信息完整性：申请表需填写完整，采购明细、预算金额、采购事由等关键信息不得遗漏，否则将影响审批进度。预算控制：严禁超预算或无预算采购，确需调整预算的，需提前提交预算变更申请。审批时限：各环节审批人需在规定时限内完成审核，无特殊情况不得拖延，避免影响采购时效。采购合规：必须从公司合格供应商名录中选择供应商，严禁违规指定供应商或采购“三无”产品。验收规范：物品到货后需及时组织验收，验收不合格的严禁入库，并第一时间反馈至行政部处理。廉洁要求：参与采购流程的人员需遵守廉洁自律规定，禁止收受供应商