企业宣传资料与合同管理系统

企业宣传资料与合同管理系统操作指南一、系统适用场景与价值本系统旨在解决企业在宣传资料管理与合同处理中的痛点，适用于以下核心场景：市场宣传规范化：市场部需统一管理产品手册、活动海报、宣传视频等资料，保证内容准确、版本一致，避免多渠道发布冲突；合同全流程管控：法务部、销售部协同处理合同起草、审批、签署、归档，跟踪履行进度，降低合同纠纷风险；跨部门协作提效：多部门共享宣传资料库与合同信息，减少重复沟通，实现资料快速调取与合同状态实时同步；数据安全与追溯：通过权限分级与操作日志，保证敏感资料与合同信息不被泄露，支持历史版本查询与责任追溯。二、系统核心功能操作流程（一）宣传资料管理模块操作步骤1：系统登录与资料创建以“市场部-张*”账号登录系统，选择“宣传资料管理”模块，“新建资料”；填写基础信息：资料名称（例：“2024年Q2产品手册”）、资料类型（下拉选择：海报/手册/视频/新闻稿/其他）、所属项目（关联“Q2新品推广”活动）、负责人（默认当前登录人）；附件：支持PDF、JPG、MP4等格式，单个文件不超过50MB，可多个附件（如手册内页+封面图）。步骤2：内容审核与流程发起提交前预览资料内容，检查排版、文字、图片是否合规；“提交审批”，选择审批流程（常规流程：市场主管→法务审核→总经理审批），填写审批意见（例：“请确认产品参数更新至最新版本”）；系统自动向审批人“市场部-李”“法务部-王”发送待办提醒。步骤3：审批反馈与发布归档审批人通过系统查看资料，可“同意”“驳回”或“退回修改”：驳回时需注明原因（例：“产品LOGO与VI规范不符，请调整”），资料状态变更为“已驳回”，创建人可修改后重新提交；全部审批通过后，资料状态更新为“已发布”，自动同步至企业共享资料库；“归档”，将资料存入对应分类（例：“产品资料→2024年→Q2”），归档后不可修改，仅支持查阅。（二）合同管理模块操作步骤1：合同信息录入与起草登录系统，进入“合同管理”模块，“新建合同”；填写合同基础信息：合同编号（系统自动规则：年份-部门-序号，例：“2024-销售-001”）、合同名称（例：“设备采购合同”）、甲方（企业全称）、乙方（合作方全称）、合同类型（采购/销售/服务/保密等）、合同金额（大写+小写）、签署日期、计划履行期限；合同草案：支持Word/PDF格式，重点标注关键条款（付款方式、违约责任、争议解决等）。步骤2：多级审批与用印管理根据合同金额选择审批流程（例：金额≤10万：部门经理→法务审核；金额＞10万：部门经理→法务→总经理）；审批人需在3个工作日内完成操作，法务重点审核条款合法性（例：“付款节点是否符合财务制度”）；审批通过后，合同状态变更为“待用印”，由行政部“刘*”安排用印，用印完成后扫描签字页，状态更新为“已签署”。步骤3：履行跟踪与归档查询合同生效后，系统自动履行计划（例：“2024年6月支付预付款，2024年9月交付设备”），负责人定期更新履行状态（正常/延期/异常）；合同履行完毕或终止后，“归档”，关联合同附件、审批记录、履行报告，归档后可通过合同编号、名称、合作方等条件快速检索。三、常用信息登记表模板（一）宣传资料登记表字段名称填写说明示例资料编号系统自动，格式：年份-类型-序号2024-手册-005资料名称精确描述资料内容2024年Q2产品手册资料类型单选：海报/手册/视频/新闻稿/其他手册所属项目/活动关联市场项目名称，如无则填“无”Q2新品推广负责人资料创建人姓名张*创建日期资料首次系统日期2024-03-15计划发布时间预计对外发布日期2024-03-20附件路径系统内附件存储位置（可查看）/宣传资料/2024/Q2/005/审批状态草稿/审批中/已通过/已驳回/已归档已归档备注特殊说明（如修改原因、使用范围等）仅用于线上渠道推广（二）合同信息表字段名称填写说明示例合同编号系统自动，格式：年份-部门-序号2024-销售-001合同名称简明扼要反映合同核心内容设备采购合同甲方主体企业全称科技有限公司乙方主体合作方全称YY商贸有限公司合同类型单选：采购/销售/服务/保密/其他采购合同金额（元）填写小写金额，系统自动大写500000签署日期合同签字盖章日期2024-04-01计划履行期限起止时间（例：2024-04-01至2024-09-30）2024-04-01至2024-09-30履行状态待签署/履行中/已完成/已终止履行中关联资料编号关联的宣传资料编号（如无则填“无”）2024-手册-005备注特殊约定（如预付款比例、质保期等）预付30%，质保期12个月四、系统使用关键注意事项权限与账号管理严格实行专人专号，禁止共用账号，如需权限变更（如岗位调动），需由部门负责人提交申请，管理员3个工作日内处理；离职员工账号需立即停用，并备份其操作数据，保证资料与合同交接可追溯。资料内容规范性宣传资料需符合企业VI规范，涉及产品数据、资质文件等内容需经对应业务部门（如产品部、质检部）审核确认；禁止涉密、侵权或违反法律法规的内容，违者将追究责任。合同条款严谨性合同关键条款（金额、履行期限、违约责任等）必须填写完整，法务审核前需保证与合作方达成一致；合同金额、合作方信息等核心内容变更时，需重新发起审批流程，禁止线下修改后。审批流程时效审批人需在规定时限内完成操作，如遇特殊情况需延迟，需在系统中说明原因并通知发起人；审批流程不可跳级，如“部门经理”未审批直接提交至“总经理”，系统将自动驳回。版本与数据安全宣传资料与合同支持历史版本查看，但最新版本生效后，旧版本仅保留查阅权限，不可直接恢复；