合同管理与审查标准流程工具

合同管理与审查标准流程工具一、适用情境与价值定位本工具适用于企业日常运营中各类合同的规范管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等。通过标准化流程设计，可解决合同审查环节分散、条款遗漏、风险防控不足等问题，帮助实现合同全生命周期管理，降低法律与经营风险，提升审批效率，保障企业合法权益。适用于法务部门、业务部门及管理层协同工作，支持合同起草、审核、签署、归档等环节的标准化操作。二、合同审查全流程操作指引（一）合同发起与资料准备操作内容：业务部门根据合作需求，起草合同草案，明确合作双方主体信息、合同标的、权利义务、履行期限、金额、违约责任等核心条款。收集对方主体资质材料（如营业执照复印件、授权委托书等），保证主体资格合法有效；涉及特殊行业（如建筑、医疗）的，需提供相应许可证件。填写《合同基本信息表》（详见配套工具表单），记录合同名称、编号、类型、预算金额、关联项目等基础信息，同步合同草案及附件材料。责任主体：业务部门负责人、合同发起人输出成果：合同草案、对方主体资质材料、《合同基本信息表》（二）前置业务审核操作内容：业务部门负责人对合同的业务必要性、条款合理性进行初审，重点审核：合作需求是否符合公司战略及年度计划；标的、数量、价格是否与业务需求匹配；履行期限、交付标准是否可落地。审核通过后，将材料提交至法务部门；若存在业务条款疑问，需与发起人沟通修改后重新提交。责任主体：业务部门负责人输出成果：业务审核意见表（通过/不通过及修改说明）（三）法务专项审查操作内容：法务部门收到材料后，重点从法律合规性、条款严谨性、风险可控性角度进行审查，具体包括：主体资格审查：核对对方营业执照、授权委托书是否真实有效，避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约；核心条款审查：标的物：名称、规格、型号是否明确，避免模糊表述；权利义务：双方责任、义务是否对等，是否存在单方限制条款；价款与支付：金额、币种、支付方式、发票开具要求是否清晰；履行期限与地点：时间节点、交付/验收地点是否具体，避免争议；违约责任：违约情形、赔偿标准是否明确，是否约定违约金上限；争议解决：约定诉讼或仲裁管辖地是否明确，避免管辖冲突；保密条款：保密范围、期限、责任是否界定清晰；法律适用：是否明确适用_________法律。风险提示：对审查中发觉的潜在法律风险（如条款歧义、责任不对等）形成《审查意见反馈表》，提出具体修改建议，并同步业务部门沟通确认。责任主体：法务专员*经理输出成果：法务审查意见书、《审查意见反馈表》（四）跨部门协同修订操作内容：业务部门根据法务审查意见，结合业务实际需求修订合同草案，对无法采纳的需书面说明理由，与法务部门协商一致。涉及财务、人力资源等跨部门条款的（如支付方式、薪酬福利等），需同步征求财务部*人力资源部意见，保证条款符合公司财务制度及劳动法规。修订完成后，由发起人汇总最终版本及各部门意见，提交审批。责任主体：业务部门发起人、法务部门、财务部*人力资源部（如需）输出成果：合同修订版、各部门意见确认书（五）分级审批与签署操作内容：根据合同金额及重要性，分级审批（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人+法务专员*审批；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务经理+分管副总审批；金额＞50万元：业务部门负责人+法务经理+分管副总+总经理审批。审批通过后，由法务部门或授权人员制作正式合同文本，保证与最终版本一致；双方法定代表人或授权签字人签字并加盖公章/合同章。签署后，合同文本原件至少一式两份，双方各执一份，复印件提交至行政部归档。责任主体：各级审批人、法务部门、签署人输出成果：审批完成表、签署生效的合同文本（六）履行跟踪与归档管理操作内容：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪，及时记录履约情况（如交付验收、付款进度等），发觉异常（如对方违约）需第一时间上报法务部门及管理层。合同履行完毕或终止后，业务部门整理合同正本、签署页、审批材料、履约记录等，提交行政部统一归档。行政部按“一合同一档”原则登记《合同归档登记表》，分类存储（电子+纸质），保证档案完整、可追溯，保管期限符合档案管理规定。责任主体：业务部门、行政部输出成果：履约跟踪记录、《合同归档登记表》、档案入库三、配套工具表单模板（一）合同基本信息表合同编号合同名称合同类型（采购/销售/服务等）签订日期预算金额（元）甲方信息乙方信息单位名称单位名称统一社会信用代码统一社会信用代码地址/联系方式地址/联系方式合同标的履行期限关联项目编号业务负责人备注（特殊条款说明）（二）审查意见反馈表合同编号审查环节审查人审查日期审查模块审查内容问题描述修改建议主体资格营业执照、授权委托书核心条款标的物描述价款与支付违约责任争议解决管辖约定其他风险保密条款/法律适用综合意见□通过□修改后通过□不通过（说明理由）（三）合同归档登记表归档编号合同名称合同编号归档部门归档人归档日期保管期限档案类型（原件/复印件）电子档案路径借阅记录（借阅人/日期/归还日期）备注四、操作要点与风险提示（一）信息准确性保障合同主体信息（名称、统一社会信用代码、地址）需与营业执照完全一致，避免因名称错误导致合同无效；涉及金额、日期、数量等关键数字需反复核对，保证无笔误，必要时使用大小写双重标注。（二）条款完整性要求合同内容需包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等），避免因条款缺失引发争议；附件（如技术协议、验收标准）需与主合同关联，并在主合同中注明“附件为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”。（三）合规性审查优先禁止约定违反法律法规的条款（如“工伤自负”等无效格式条款）；涉及行政审批（如特许经营、进出口贸易）的合同，需保证已取得相应许可，避免因程序违法导致合同无效。（四）跨部门沟通协作业务部门与法务部门存在分歧时，需通过会议协商解决，必要时由分管副总协调，保证业务需求与法律风险防控平衡；涉及外部合作方的条款调整，需提前与对方沟通，避免因单方面修改导致谈判破裂。（五）档案管理规范合同正本由行政部专柜保管，电子档案定期备份，防止丢失或损坏