企业文件档案管理规范化指南

企业文件档案管理规范化指南一、引言企业文件档案是记录生产经营、管理活动、历史沿革的重要载体，其规范化管理是企业提升运营效率、防范法律风险、保障信息安全的必然要求。本指南旨在明确文件档案全生命周期管理流程，统一标准与操作规范，保证档案的完整性、安全性、可用性，为企业可持续发展提供坚实的信息支撑。二、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本指南适用于企业内部各部门（含分支机构、子公司）在文件形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节的管理活动，涵盖行政人事、财务审计、业务运营、项目管理、技术研发等各类文件档案。（二）典型应用场景日常文件处理：各部门在业务活动中产生的合同、报告、制度、会议纪等文件的即时归档管理；年度归档工作：每年年末对当年形成的文件进行系统整理、分类、移交与入库；审计与合规检查：配合内外部审计、监管检查时，档案的快速调取与提供；历史档案查询：员工入职、业务追溯、法律纠纷等场景下历史档案的检索与利用；电子档案管理：电子文件的形成、流转、存储、备份及长期保存管理。三、文件档案管理核心操作流程（一）第一步：文件分类与编号操作目标：建立科学的分类体系，实现档案的有序管理，便于检索与利用。制定分类标准按部门/业务领域划分：如行政部类、人事部类、财务部类、业务部类、研发部类等；按文件性质划分：如制度文件、合同协议、会议纪要、财务凭证、项目资料、技术图纸等；按保存期限划分：如永久保存、长期保存（10年以上）、短期保存（10年以下）。统一编号规则编号格式为“部门代码-文件类别代码-年份-流水号”，示例：行政部2023年第3份制度文件：XZ-ZD-2023-003财务部2023年第15份凭证文件：CW-PZ-2023-015（部门代码、文件类别代码需由企业统一制定并发布《文件分类与编号规则表》）（二）第二步：文件收集与移交操作目标：保证应归档文件完整、及时收集，避免遗漏或丢失。明确收集责任各部门指定专人（如兼职档案管理员）负责本部门文件收集工作；文件形成后3个工作日内完成初步整理，保证内容完整、字迹清晰（电子文件需为最终版本）。移交流程填写移交清单：使用《档案移交清单》（见模板一），详细列明文件名称、编号、份数、形成日期、页数等信息；双方核对签字：移交人与档案管理员共同核对清单内容与实物文件，确认无误后双方签字，各执一份留存；及时归档：每月25日前，各部门将本月移交清单及文件送至档案管理部门（或档案室）。（三）第三步：文件整理与编目操作目标：规范文件整理标准，建立标准化档案信息，便于检索与管理。整理要求纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，按编号顺序排序，左侧装订，保证无倒页、缺页；电子文件：按分类建立文件夹，文件名与编号一致，重要电子文件需同时保存PDF、DOCX等格式，避免格式过时无法打开；特殊载体文件：如光盘、录音录像带等，需标注编号、内容摘要及形成时间，单独存放并定期检查。编目著录档案管理员对移交文件进行著录，录入档案管理系统，著录要素包括：档号、题名、责任者（形成部门/人）、形成日期、页数、载体类型、保管期限、存放位置等。（四）第四步：档案归档操作目标：将整理完毕的档案正式纳入档案管理体系，实现集中管理。归档范围凡反映企业主要职能活动、具有查考利用价值的文件材料，均需归档（具体范围参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》）；不归档范围：未经正式发布的草稿、重复文件、无保存价值的临时性通知等。归档时间年度归档：次年3月31日前完成上一年度档案的归档工作；专项档案：如项目档案、审计档案等，在项目结束或审计完成后1个月内完成归档。归档方式纸质档案：装入档案盒，盒脊标注档号、题名、起止时间，按编号顺序存入档案柜；电子档案：至企业档案管理系统，设置访问权限，定期进行异地备份（建议每季度备份1次）。（五）第五步：档案保管与安全操作目标：保障档案实体与信息安全，延长档案寿命。库房管理档案库房需符合“十防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体、防磁）；温湿度控制：温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，每日记录温湿度数据；库房内禁止吸烟、存放易燃易爆物品，配备灭火器、温湿度计、空调、除湿机等设备。安全防护档案柜需上锁，钥匙由档案管理员专人保管，非工作时间库房门窗需锁闭；定期检查档案状况（每半年1次），发觉破损、霉变等情况及时修复或复制；电子档案需安装杀毒软件，定期查杀病毒，防止数据泄露或篡改。（六）第六步：档案利用操作目标：规范档案借阅、查阅流程，保证档案安全的同时满足利用需求。利用权限涉密档案（如财务核心数据、未公开技术资料等）：需经部门负责人及分管领导审批；普通档案：员工因工作需要可申请查阅，经档案管理员登记后提供。利用流程填写申请表：使用《档案借阅申请审批表》（见模板二），注明借阅人、部门、用途、档案名称及编号、借阅期限；审批权限：借阅期限≤3天，由部门负责人审批；借阅期限＞3天，需经分管领导审批；借阅与归还：档案管理员核对审批表后提供档案，借阅人当面检查档案完整性，归还时档案管理员需核对无误后签字确认；禁止行为：涂改、勾画、抽取、撤换、复制、拍摄档案（经审批的除外），不得将档案带出指定查阅区域。（七）第七步：档案鉴定与销毁操作目标：对到期档案进行鉴定，对无保存价值的档案按规定销毁，优化库存结构。鉴定流程每年6月，档案管理部门组织档案鉴定小组（由档案管理员、业务部门负责人、法务人员组成），对到期档案进行鉴定；鉴定结果分为：继续保存（延长保管期限）、销毁。销毁程序编制销毁清册：对拟销毁档案，详细列明档号、题名、形成日期、保管期限、数量等信息，经鉴定小组组长签字确认；审批与监销：销毁清册需报企业分管领导审批，销毁时由档案管理员、监销人（2人以上）共同在场，销毁后签字确认；销毁记录：《档案销毁审批表》（见模板三）及销毁清册永久保存，电子档案销毁需保留销毁日志。四、档案管理模板表格模板一：档案移交清单序号档号文件题名形成部门形成日期页数份数移交人接收人备注1XZ-ZD-2023-001企业档案管理制度行政部2023-01-15121**正式版2YW-HT-2023-008项目采购合同业务部2023-03-20252**含附件…………移交部门（盖章）：__________移交日期：____年_月日接收部门（盖章）：_______接收日期：____年__月__日模板二：档案借阅申请审批表借阅人部门联系方式借阅用途*赵六研发部5678项目资料参考档案名称及编号借阅期限归还日期审批意见技术图纸-JS-2023-015（1-5页）5天2023-10-20同意借阅，注意归还部门负责人签字：孙七档案管理员签字：分管领导签字：*周八日期：____年__月日日期：__年__月日日期：__年__月__日模板三：档案销毁审批表档号文件题名形成日期保管期限数量鉴定意见CW-PZ-2013-01512月费用报销凭证2013-1210年30份到期销毁………………鉴定小组组长签字：吴九档案管理部门负责人签字：郑十日期：____年__月日日期：__年__月__日分管领导审批意见：__________签字：*王十一日期：____年__月__日五、关键注意事项（一）分类与编号规范分类标准一旦确定，不得随意变更，确需调整需经档案管理部门审批并发布更新版本；文件编号需唯一，不得重复，流水号按自然顺序编制，跳号或空号需备注原因。（二）移交与归档及时性各部门不得积压应归档文件，档案管理部门需每月对各部门移交情况进行通报，未按时移交的纳入部门绩效考核；电子文件需在最终定稿后3个工作日内至档案管理系统，避免版本混乱。（三）保管与安全责任档案管理员为档案保管第一责任人，需定期检查库房设备及档案状况，发觉问题立即上报；电子档案需采取“异地备份+云端备份”双重备份机制，保证数据安全。（四）利用与保密要求涉密档案的借阅需严格执行“谁借阅、谁负责”原则，借阅期间发生泄密事件，将追究借阅人及相关人员责任；查阅