质量管理体系审核自查与改进表

质量管理体系审核自查与改进表使用指南一、适用场景与价值本工具适用于各类组织开展质量管理体系内部审核、外部审核准备、体系运行定期自查及问题整改跟踪等场景。通过系统化自查可全面识别体系运行中的不符合项、薄弱环节及潜在风险，推动质量管理活动持续改进，保证体系符合ISO9001等标准要求及企业自身管理需求，最终提升产品/服务质量、客户满意度及内部运营效率。二、详细操作流程（一）准备阶段明确审核范围与依据确定本次自查的覆盖范围（如特定部门、产品线、过程或全体系）。收集审核依据，包括：ISO9001标准、质量管理体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书）、法律法规、客户要求及previous审核报告等。组建审核组指定审核组组长（建议由具备审核经验的管理人员担任，如组长），选择具备相关专业知识的审核员（如审核员、*审核员），保证审核组独立于被审核部门（若自查特定部门，审核组成员需回避直接关联岗位）。制定审核计划明确审核目的、时间安排、审核内容及分工，提前3个工作日将计划通知被审核部门，保证其准备相关记录（如培训记录、生产报表、客户反馈、内审报告等）。（二）自查实施现场检查与记录审核组通过查阅文件、现场观察、员工访谈（如与操作员、主管沟通）等方式，对照审核内容逐项核查。记录发觉的问题：对符合项简要记录证据（如“《生产作业指导书》版本号为V2.1，现行有效”）；对不符合项或观察项，详细描述客观事实（含时间、地点、人员、过程），避免主观判断。问题分类与判定不符合项：体系文件未执行、标准要求未满足或导致质量问题的缺陷（如“未对关键工序参数进行记录，违反《过程控制程序》第4.2条”）。观察项：未构成不符合但存在潜在风险的问题（如“某设备维护记录填写不完整，虽未影响运行，但可能遗漏隐患”）。（三）问题分析与改进措施制定召开审核组会议汇总自查结果，与被审核部门负责人（如*经理）共同确认问题，保证描述客观、无争议。对不符合项，组织责任部门分析根本原因（可采用“5Why法”或鱼骨图分析），区分技术问题、管理问题或人员问题。制定改进措施责任部门（如车间、质量部）需填写“改进措施”栏，明确：纠正措施：针对已发生问题的消除方案（如“立即补全缺失的工序记录，并追溯3批次产品参数”）。预防措施：防止问题再发生或潜在发生的方案（如“修订《记录管理程序》，增加定期检查机制，每月由*主管审核记录完整性”）。措施需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关、有时限）。（四）实施与验证措施执行跟踪责任人（如*负责人）按“完成时限”落实改进措施，审核组每周跟踪进度，对延期情况及时协调。效果验证改进期限届满后，审核组通过现场复查、记录核查等方式验证措施有效性：有效：问题已解决且无新风险（如“连续3个月工序记录完整，符合率100%”）。无效：问题重复发生或未彻底解决，需重新分析原因并制定新措施。（五）总结与归档编制审核报告审核组汇总自查结果、改进措施及验证情况，编制《质量管理体系审核报告》，经最高管理者（如*总）审批后发布。资料归档将自查表、审核计划、会议记录、验证报告等资料整理归档，保存期限不少于3个体系周期，便于追溯和持续改进。三、自查与改进表示例审核项目审核内容审核依据自查情况问题描述（含客观事实）不符合项/观察项原因分析改进措施责任人完成时限验证结果验证人备注文件管理质量管理体系文件是否现行有效《文件控制程序》第3.1条符合《检验作业指导书》版本号为V1.0，发布日期为2022年3月不符合项未及时更新作业指导书版本1.修订《检验作业指导书》，增加2023年新检测方法，版本号更新为V2.0；2.全员培训新版本，留存培训记录。*技术主管2023-10-30符合*审核员已完成培训并考核生产过程控制关键工序参数是否按规定记录《过程控制程序》第4.2条不符合2023年9月15日-20日，A车间#3设备温度记录缺失5次数据不符合项操作员疏忽，记录表未放置到位1.立即补全缺失记录，并追溯相关产品功能；2.在设备旁增设“记录提示标识”，每日班前由*班长检查记录表配置。*车间主任2023-10-15符合*质量工程师补全记录后产品功能达标客户反馈处理客户投诉是否在48小时内响应并关闭《客户满意度控制程序》第5.3条观察项9月投诉单QC20230901，10月1日关闭，超期1天观察项节假日投诉处理流程未明确1.修订程序，明确节假日期间投诉由值班负责人（*值班经理）直接跟踪；2.设置投诉处理日历提醒，提前1天预警。*客服主管2023-11-10待验证-需在11月15日前完成修订四、使用关键提示审核依据需精准：严格以体系文件、标准条款为核查基准，避免凭经验或主观臆断判断，保证自查结果客观公正。问题描述要具体：不符合项描述需包含“谁、在何时、何地、做了什么、违反了哪条规定”，避免模糊表述（如“记录不完整”应明确“某月某日某记录缺失某字段”）。原因分析要深入：避免仅停留在“员工操作失误”等表面原因，需从流程设计、资源配备、培训体系等管理层面挖掘根本原因，保证改进措施治本。措施需可落地：改进措施应明确责任到人、时限清晰、资源保障（如需采购设备、增加培训等），避免“口号式”措施。验证要及时彻底：不仅验证问题是否解决，还需评估措施是