会议记录及行动项执行模板

会议记录及行动项执行工具模板适用工作场景日常部门例会（如周例会、月度总结会）项目推进会（如项目启动会、阶段复盘会）跨部门协调会（如资源对接、流程优化会）专题研讨会（如需求分析、方案评审会）临时性工作会议（如突发问题处理会）通过标准化记录与行动项跟踪，保证会议成果落地、责任明确、进度可控。全流程操作指引一、会前准备：明确目标与框架确定会议核心目标明确本次会议需解决的问题或达成的成果（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作流程卡点”），避免主题发散。收集并梳理会议议题提前向参会人收集议题，按优先级排序，保证每个议题有明确的讨论方向（如“议题1：客户需求评审——需确认技术可行性；议题2：资源申请——需明确预算与人力”）。提前通知参会人员至少提前1天发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、需提前准备的资料（如项目文档、数据报表），并抄送记录人。二、会中记录：聚焦关键信息记录基础信息由记录人填写会议基本信息：会议名称、日期、开始/结束时间、地点、参会人（含缺席人员及原因）、主持人、记录人。按议程记录讨论要点逐条记录各议题的讨论过程，重点标注：不同观点的分歧点、关键数据、决策结论（如“经讨论，决定采用A方案，因成本低于B方案15%且周期缩短3天”）。明确行动项“三要素”对会议中确定的待办任务，必须明确：任务描述（具体做什么）、负责人（唯一责任人，避免“多人负责”）、截止日期（精确到日，如“2024年8月30日前完成”）。实时同步与确认讨论结束后，记录人复述关键决议与行动项，参会人现场确认信息准确性，避免遗漏或误解。三、会后整理与分发：形成闭环文档24小时内整理会议记录根据会议笔记，补充未记录的细节，语言简洁客观（避免主观评价），形成正式会议纪要。分发与归档纪要整理完成后，发送至所有参会人及相关部门抄送人，并抄送上级领导（如需）；同时将电子版纪要存至共享文件夹（如企业网盘、项目管理工具），按“日期+会议主题”命名归档。行动项同步至跟踪工具将行动项录入项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格、Excel跟踪表），设置截止日期提醒，保证负责人清晰知晓任务。四、执行跟进与反馈：保证落地定期跟踪行动项进度记录人或项目助理每周更新行动项状态（标注“进行中”“已完成”“已逾期”），对逾期任务提前2天提醒负责人。下次会议回顾闭环在后续会议中，优先回顾上次会议行动项的完成情况，对未完成的任务需说明原因（如“因客户需求变更延期，预计9月10日前完成”）并调整计划。重大行动项专项汇报对跨周期或高优先级的行动项（如“项目上线前测试”），负责人需每周以简报形式同步进度至相关方，保证信息透明。标准化模板结构会议纪要与行动项跟踪表会议基本信息会议名称例：部门Q3目标启动会日期2024年X月X日时间14:00-16:00地点3号会议室（线上会议：腾讯会议X）参会人（产品部）、（技术部）、（运营部）、赵六（财务部）主持人记录人会议议程与讨论内容讨论要点决议结论议题1：Q3核心目标拆解-产品部：需新增用户增长20%的功能模块-技术部：评估开发周期与资源需求1.9月30日前完成功能模块开发2.技术部需在8月15日前提交详细排期议题2：市场推广预算分配-运营部：申请50万预算用于线上活动-财务部：建议优先投放ROI高的渠道批准30万预算，优先投放短视频平台，运营部8月20日前提交方案行动项跟踪表任务描述负责人截止日期当前状态备注行动项1完成功能模块详细排期表*技术部2024-08-15进行中需协调2名前端工程师支持行动项2提交Q3线上推广活动方案*运营部赵六2024-08-20待执行需包含ROI测算数据行动项3审核功能模块开发预算*财务部2024-08-18已完成预算控制在28万内使用要点提示记录客观性：会议纪要需忠实反映讨论内容，避免记录个人主观判断（如“的观点错误”），改为“提出观点，持不同意见，认为”。行动项可量化：任务描述需具体可执行（如“优化首页加载速度”改为“将首页加载时间从3秒优化至1.5秒内”），避免模糊表述（如“尽快完成”“推进相关工作”）。责任唯一性：每个行动项仅指定1名负责人，若需多人协作，需明确牵头人（如“负责人：技术部（牵头）、设计部赵七配合”）。时效性管理：行动项截止日期需结合任务难度与优先级设定，避免过于宽松（如“1个月后完成”）或过于紧张（如“1天内完成复杂任务”），合理分配时间资源。信息保密：会议纪要涉及敏感信息（如未公开的财务数据、战略规划）时，需标注“内部文件，注意保密”，并限制分发范围。工具适配：可根据团队