建设工程档案管理交接指引

建设工程档案管理交接指引一、概述建设工程档案是工程建设全周期的原始记录，涵盖立项、设计、施工、验收等环节的文件资料，其规范交接对工程竣工验收备案、后期运维管理及责任追溯具有关键作用。本指引旨在明确档案交接的流程、质量要求及管理要点，为参建各方提供实操依据，确保档案完整、准确、安全地移交与接收。二、交接前准备工作（一）移交方准备1.档案整理按《建设工程文件归档规范》（GB/T____）要求，对工程档案进行分类（如工程准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段等）、组卷（遵循“一案一卷或多卷、一卷一案”原则），并编制案卷目录、卷内文件目录，确保文件材料的形成规律与工程建设流程一致。重点核查隐蔽工程记录、检测报告、变更签证等核心文件的完整性，对缺失文件及时补正（如联系设计单位补签变更单、督促施工方完善检验批资料）。2.质量审核组建内部审核小组（含技术、档案管理等人员），对档案的准确性（文件内容与工程实际一致，数据无矛盾）、系统性（文件逻辑连贯，覆盖工程全周期）、合规性（签字盖章齐全，审批流程完整）进行审核。审核通过后出具《档案自检报告》，作为交接依据之一。3.数字化处理（可选）若需移交电子档案，应按《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117）要求，将纸质档案扫描（分辨率≥300dpi，格式为PDF或TIFF），建立电子目录与纸质档案的一一对应关系，确保电子档案可检索、可利用。（二）接收方准备1.接收标准制定依据工程性质（如房建、市政、水利）及地方档案管理规定，明确接收档案的范围、格式、份数（通常纸质档案一式两份，电子档案一份），制定《档案接收清单》（含文件类型、数量、质量要求）。2.接收条件筹备准备符合档案保管要求的场地（温度14-24℃，湿度45%-60%，防光、防尘、防磁），配备档案柜、温湿度记录仪、数字化存储设备（如服务器、移动硬盘）。3.接收团队组建由档案管理人员、工程技术人员、法律顾问组成接收小组，明确分工（如档案清点、内容审核、手续办理），并开展岗前培训，熟悉工程专业术语与档案审核要点。三、交接流程（一）申请与受理移交方完成档案整理后，向接收方提交《档案移交申请表》，附《档案自检报告》《案卷目录》《电子档案目录》（如有）。接收方在3个工作日内完成形式审查，对符合接收基本条件的，出具《受理通知书》；对材料不全或不符合要求的，一次性告知需补正的内容。（二）现场交接1.清点核对双方按《档案接收清单》逐卷、逐件核对档案数量、编号、内容，重点核查：纸质档案：页码连续、签章完整、无涂改伪造；电子档案：与纸质档案内容一致、可正常打开、无病毒。核对过程中，对存疑文件（如签字笔迹存异、数据矛盾）应暂停交接，由移交方说明情况或补充证明材料。2.签字确认核对无误后，双方现场签署《档案交接确认表》，明确移交档案的数量、质量、移交时间、责任划分（如移交方对档案真实性负责，接收方对保管安全负责）。3.移交手续移交方将档案（含纸质、电子）及相关目录、说明文件移交接收方，接收方出具《档案接收回执》，双方各执一份存档。（三）特殊情况处理档案缺失：移交方应在15个工作日内补全缺失文件，补正后重新申请交接；无法补正的，需出具《情况说明》，经建设单位、监理单位确认后，报档案行政管理部门备案。质量不符：接收方出具《整改通知书》，明确整改要求与期限（一般不超过30日），移交方整改后重新申请交接。四、档案质量核心要求（一）内容完整性档案应覆盖工程全周期，包括但不限于：前期文件：立项批复、用地规划、勘察设计文件；施工文件：施工日志、隐蔽工程验收记录、材料检验报告；验收文件：竣工验收报告、消防/环保验收文件、竣工图（与工程实际一致，变更处标注清晰）。（二）格式规范性纸质档案：采用A4幅面，字迹清晰（黑色墨水书写或打印），装订整齐（左侧装订，无金属物），破损文件需修复后移交。电子档案：命名规范（如“工程名称-阶段-文件类型-日期”），存储格式为PDF（文本型）、TIFF（图像型），单个文件大小≤100MB，避免使用特殊字符（如/、\、*）。（三）签章完备性所有需签字盖章的文件（如施工方案审批、验收记录），必须有相关责任人签字、单位公章（或项目章），日期填写完整，不得代签、补签。（四）数字化合规性电子档案需与纸质档案“双套制”移交，扫描件分辨率≥300dpi，色彩模式为灰度（文字类）或彩色（图纸类），并建立OCR文本层（便于检索）。五、交接后管理（一）接收方归档整理接收方应在交接后10个工作日内，将档案按《档号编制规则》（如“工程代号-年度-分类号-案卷号”）编号上架，同步更新电子档案管理系统，确保纸质与电子档案检索一致。（二）移交方协助义务移交方需在交接后3个月内，配合接收方解决档案使用中的疑问（如文件背景说明、技术参数解释），协助完成档案数字化完善（如需）。（三）档案保管与利用接收方应建立档案借阅制度，明确借阅流程（如审批、登记、归还），定期对档案进行检查（每半年一次），发现破损、霉变及时修复。电子档案需定期备份（每月一次），存储介质异地保管（如网盘、离线硬盘）。六、常见问题及解决建议（一）档案不全，关键文件缺失原因：施工方资料管理混乱，或设计变更未及时归档。解决：移交方联合建设单位、监理单位，追溯文件形成主体，限期补正；确无法补正的，由责任方出具《情况说明》，经多方确认后存档。（二）格式不统一，电子档案无法识别原因：扫描设备参数不一致，或命名规则混乱。解决：接收方提供《电子档案格式规范》，移交方重新扫描（或转换格式），统一命名规则后移交。（三）签字盖章不全，责任追溯困难原因：参建单位人员变动，或审批流程未闭环。解决：移交方联系原责任人补签，或由现任责