文件传递保密规定

文件传递保密规定一、概述

文件传递保密规定旨在规范组织内部及外部文件流转过程中的保密管理，确保敏感信息不被泄露、滥用或遗失。本规定适用于所有涉及保密文件的创建、存储、传递、使用和销毁等环节，旨在通过明确流程和责任，提升保密防护能力。

二、文件分类与标识

（一）文件分类

1.**绝密文件**：涉及核心商业秘密、核心技术数据，一旦泄露可能对组织造成重大损害。

2.**机密文件**：包含重要业务信息、关键项目数据，泄露可能导致较严重后果。

3.**秘密文件**：涉及一般性敏感信息，泄露可能对组织产生一定影响。

4.**内部文件**：非敏感信息，但需在组织内部管理。

（二）文件标识

1.在文件标题或首页显著位置标注密级（如“绝密”“机密”），并注明文件编号。

2.对电子文件，通过加密或权限设置强化标识。

三、文件传递流程

（一）内部传递

1.**审批流程**：

(1)传递部门填写《文件传递申请表》，注明密级、接收人及事由。

(2)部门主管审核，密级高于秘密文件需报上级领导批准。

2.**传递方式**：

(1)纸质文件通过机要交换或专人递送，禁止复印后随意传递。

(2)电子文件通过加密邮件或内部安全平台传输，需验证接收人身份。

3.**记录管理**：

(1)传递双方签字确认，纸质文件存档于传递登记簿。

(2)电子文件传输需记录时间、IP地址及操作人。

（二）外部传递

1.**评估风险**：

(1)接收方需具备相应保密资质，必要时签署保密协议。

(2)禁止向无保密条件的第三方传递。

2.**安全措施**：

(1)纸质文件通过机要部门邮寄或专人护送。

(2)电子文件需采用强加密算法（如AES-256），并设置动态验证码。

3.**事后确认**：

(1)确认接收方已妥善保管，并记录联系方式。

(2)对重要文件进行定期回访，核实信息使用情况。

四、使用与存储管理

（一）使用规范

1.**授权原则**：仅授权人员可接触保密文件，多人使用需登记。

2.**禁止行为**：

(1)禁止拍照、复印、截屏敏感内容。

(2)禁止在公共网络处理保密文件。

（二）存储要求

1.**物理存储**：

(1)纸质文件存放在带锁的保密柜，密级越高存放越严格。

(2)电子文件存储在加密硬盘或专用服务器，定期备份。

2.**销毁管理**：

(1)纸质文件通过碎纸机粉碎销毁，确保无法复原。

(2)电子文件需彻底删除，并记录销毁时间。

五、违规处理

（一）责任界定

1.明确各级人员的保密责任，违反规定者按制度处罚。

2.出现泄密事件时，需立即启动应急预案，追查责任链条。

（二）整改措施

1.对违规人员进行保密培训，强化意识。

2.定期开展保密检查，对薄弱环节进行专项整改。

六、附则

本规定自发布之日起生效，解释权归组织保密委员会所有。各部门需根据本规定制定细化操作指南，并定期更新。

一、概述

文件传递保密规定旨在规范组织内部及外部文件流转过程中的保密管理，确保敏感信息不被泄露、滥用或遗失。本规定适用于所有涉及保密文件的创建、存储、传递、使用和销毁等环节，旨在通过明确流程和责任，提升保密防护能力。

二、文件分类与标识

（一）文件分类

1.**绝密文件**：涉及核心商业秘密、核心技术数据，一旦泄露可能对组织造成重大损害。

(1)具体内容包括：未公开的财务预测、核心算法设计文档、客户名单及合同细节、重大研发成果等。

2.**机密文件**：包含重要业务信息、关键项目数据，泄露可能导致较严重后果。

(1)具体内容包括：部门年度预算、重要客户关系策略、项目进度表及风险点、供应链关键节点信息等。

3.**秘密文件**：涉及一般性敏感信息，泄露可能对组织产生一定影响。

(1)具体内容包括：一般性客户反馈汇总、内部培训材料、非核心项目数据、员工绩效考核初稿等。

4.**内部文件**：非敏感信息，但需在组织内部管理。

(1)具体内容包括：会议纪要、通知公告、行政流程表、部门通讯录等。

（二）文件标识

1.在文件标题或首页显著位置标注密级（如“绝密”“机密”），并注明文件编号。

(1)标识格式示例：“绝密-2023-XX-001”。

2.对电子文件，通过加密或权限设置强化标识。

(1)具体操作：使用组织统一配置的加密软件（如PGP、BitLocker）对文件进行加密，并在共享平台（如SharePoint）中设置基于密级的访问权限（如绝密文件仅允许部门主管及项目负责人访问）。

三、文件传递流程

（一）内部传递

1.**审批流程**：

(1)传递部门填写《文件传递申请表》，注明密级、接收人及事由。

(a)申请表需包含以下内容：

-传递人姓名及职位

-接收人姓名及职位

-文件密级及编号

-传递原因及预计使用期限

-是否需要回执

(2)部门主管审核，密级高于秘密文件需报上级领导批准。

(a)审核流程：

-部门主管签字确认

-如密级为机密或绝密，需第二级主管或指定负责人签字

-特殊情况需提交至保密委员会审批

2.**传递方式**：

(1)纸质文件通过机要交换或专人递送，禁止复印后随意传递。

(a)具体操作：

-绝密文件通过机要部门专人递送，需在《机要文件交接记录》上双方面签字。

-机密文件由传递部门指定保密员通过内部快递（需有监控录像）送达接收部门。

-接收部门需在签收单上注明签收时间及签收人。

(2)电子文件通过加密邮件或内部安全平台传输，需验证接收人身份。

(a)具体操作：

-使用组织指定的加密邮件系统（如S/MIME加密）发送，邮件正文需提示“请勿转发或截图”。

-通过内部安全平台（如钉钉、企业微信的安全文件夹）传输时，需验证接收人身份（如短信验证码、人脸识别）。

-传输大文件时，需分段加密上传，并设置下载时限（如24小时内有效）。

3.**记录管理**：

(1)传递双方签字确认，纸质文件存档于传递登记簿。

(a)登记簿需包含以下信息：

-日期、时间

-传递人、接收人签名及职位

-文件密级及编号

-传递方式

(2)电子文件传输需记录时间、IP地址及操作人。

(a)记录方式：系统自动生成日志，定期导出存档于安全存储设备。

（二）外部传递

1.**评估风险**：

(1)接收方需具备相应保密资质，必要时签署保密协议。

(a)具体操作：

-对合作伙伴或客户，需审查其保密政策及安全措施（如数据加密、物理安全）。

-必要时签署《保密协议》（NDA），明确违约责任（如泄露需赔偿金额范围，如1万-10万人民币）。

(2)禁止向无保密条件的第三方传递。

(a)例外情况：需经保密委员会特别审批，并采取额外保护措施（如派员远程监控、使用一次性加密工具）。

2.**安全措施**：

(1)纸质文件通过机要部门邮寄或专人护送。

(a)具体操作：

-使用带有防伪标识的机要信封，注明“绝密文件-专人递送”。

-跨城市传递时，需全程GPS监控的保价快递。

(2)电子文件需采用强加密算法（如AES-256），并设置动态验证码。

(a)具体操作：

-使用企业级加密工具（如VeraCrypt）对文件进行加密，设置复杂密码（长度≥12位，含大小写字母、数字、符号）。

-发送时附加动态验证码（如通过短信发送6位验证码，接收方需在1分钟内输入）。

3.**事后确认**：

(1)确认接收方已妥善保管，并记录联系方式。

(a)具体操作：

-发送确认邮件：“请确认已收到密级为XXX的文件，并妥善保管。如需进一步协助请回复。”

-对重要文件，电话确认接收方已启动保密措施。

(2)对重要文件进行定期回访，核实信息使用情况。

(a)回访频率：每月一次，持续3个月。

(b)回访内容：询问文件是否仍在使用，是否存在副本，使用范围是否与申请一致。

四、使用与存储管理

（一）使用规范

1.**授权原则**：仅授权人员可接触保密文件，多人使用需登记。

(1)具体操作：

-建立文件使用授权清单，每份文件需记录所有授权人及职位。

-多人使用时，需填写《文件多人使用登记表》，注明使用目的及每人的具体任务。

2.**禁止行为**：

(1)禁止拍照、复印、截屏敏感内容。

(a)具体操作：

-纸质文件使用时需在场监督，禁止离岗使用。

-电子文件使用时，需通过专门工具（如SecureDoc）限制截图、打印功能。

(2)禁止在公共网络处理保密文件。

(a)具体操作：

-禁止在Wi-Fi、共享电脑等公共网络环境下访问或传输保密文件。

-必须使用公司分配的加密笔记本电脑，并通过VPN连接内部网络。

（二）存储要求

1.**物理存储**：

(1)纸质文件存放在带锁的保密柜，密级越高存放越严格。

(a)具体操作：

-绝密文件需存放在双人双锁的保险柜中，由指定保密员管理钥匙。

-机密文件存放在部门级保密柜，钥匙由部门主管保管。

-定期检查锁具及存放环境（如温湿度）。

(2)电子文件存储在加密硬盘或专用服务器，定期备份。

(a)具体操作：

-敏感电子文件存储在经认证的加密服务器（如HIPAA认证），访问需双重认证。

-备份方式：每周本地备份（加密存储），每月异地备份（加密传输）。

2.**销毁管理**：

(1)纸质文件通过碎纸机粉碎销毁，确保无法复原。

(a)具体操作：

-使用十字交叉式碎纸机，碎纸条宽度≤4mm。

-销毁后需由监督人及操作人签字确认，销毁记录存档3年。

(2)电子文件需彻底删除，并记录销毁时间。

(a)具体操作：

-使用专业数据销毁工具（如Eraser）覆盖存储介质（如硬盘、U盘）至少7次。

-销毁前需填写《电子文件销毁申请表》，经部门主管审批。

五、违规处理

（一）责任界定

1.明确各级人员的保密责任，违反规定者按制度处罚。

(1)具体操作：

-制定《保密违规处罚标准》，明确不同密级文件的违规后果：

-误泄密级文件（秘密→机密）：警告+培训。

-误泄密级文件（机密→绝密）：降级+赔偿（上限10万）。

-故意泄露机密文件：解除劳动合同+赔偿（上限50万）。

2.出现泄密事件时，需立即启动应急预案，追查责任链条。

(1)具体操作：

-泄密事件上报流程：

-发现人→部门主管（1小时内）→保密委员会（2小时内）→最高管理层（4小时内）。

-启动调查组，记录所有相关人员操作日志（如系统访问、文件传输）。

（二）整改措施

1.对违规人员进行保密培训，强化意识。

(1)具体操作：

-未经培训不得接触保密文件。

-违规者需参加强化培训（如72小时专项课程），考核合格后方可恢复权限。

2.定期开展保密检查，对薄弱环节进行专项整改。

(1)具体操作：

-每季度进行一次全面检查（包括物理环境、系统安全、人员意识）。

-检查发现的问题需制定整改计划（如更换老旧碎纸机、升级加密软件），明确完成时限。

六、附则

本规定自发布之日起生效，解释权归组织保密委员会所有。各部门需根据本规定制定细化操作指南，并定期更新。

(a)更新机制：每年12月前结合组织安全评估结果进行修订。

(b)培训机制：新员工入职需接受保密培训，每年需重修一次。

一、概述

文件传递保密规定旨在规范组织内部及外部文件流转过程中的保密管理，确保敏感信息不被泄露、滥用或遗失。本规定适用于所有涉及保密文件的创建、存储、传递、使用和销毁等环节，旨在通过明确流程和责任，提升保密防护能力。

二、文件分类与标识

（一）文件分类

1.**绝密文件**：涉及核心商业秘密、核心技术数据，一旦泄露可能对组织造成重大损害。

2.**机密文件**：包含重要业务信息、关键项目数据，泄露可能导致较严重后果。

3.**秘密文件**：涉及一般性敏感信息，泄露可能对组织产生一定影响。

4.**内部文件**：非敏感信息，但需在组织内部管理。

（二）文件标识

1.在文件标题或首页显著位置标注密级（如“绝密”“机密”），并注明文件编号。

2.对电子文件，通过加密或权限设置强化标识。

三、文件传递流程

（一）内部传递

1.**审批流程**：

(1)传递部门填写《文件传递申请表》，注明密级、接收人及事由。

(2)部门主管审核，密级高于秘密文件需报上级领导批准。

2.**传递方式**：

(1)纸质文件通过机要交换或专人递送，禁止复印后随意传递。

(2)电子文件通过加密邮件或内部安全平台传输，需验证接收人身份。

3.**记录管理**：

(1)传递双方签字确认，纸质文件存档于传递登记簿。

(2)电子文件传输需记录时间、IP地址及操作人。

（二）外部传递

1.**评估风险**：

(1)接收方需具备相应保密资质，必要时签署保密协议。

(2)禁止向无保密条件的第三方传递。

2.**安全措施**：

(1)纸质文件通过机要部门邮寄或专人护送。

(2)电子文件需采用强加密算法（如AES-256），并设置动态验证码。

3.**事后确认**：

(1)确认接收方已妥善保管，并记录联系方式。

(2)对重要文件进行定期回访，核实信息使用情况。

四、使用与存储管理

（一）使用规范

1.**授权原则**：仅授权人员可接触保密文件，多人使用需登记。

2.**禁止行为**：

(1)禁止拍照、复印、截屏敏感内容。

(2)禁止在公共网络处理保密文件。

（二）存储要求

1.**物理存储**：

(1)纸质文件存放在带锁的保密柜，密级越高存放越严格。

(2)电子文件存储在加密硬盘或专用服务器，定期备份。

2.**销毁管理**：

(1)纸质文件通过碎纸机粉碎销毁，确保无法复原。

(2)电子文件需彻底删除，并记录销毁时间。

五、违规处理

（一）责任界定

1.明确各级人员的保密责任，违反规定者按制度处罚。

2.出现泄密事件时，需立即启动应急预案，追查责任链条。

（二）整改措施

1.对违规人员进行保密培训，强化意识。

2.定期开展保密检查，对薄弱环节进行专项整改。

六、附则

本规定自发布之日起生效，解释权归组织保密委员会所有。各部门需根据本规定制定细化操作指南，并定期更新。

一、概述

文件传递保密规定旨在规范组织内部及外部文件流转过程中的保密管理，确保敏感信息不被泄露、滥用或遗失。本规定适用于所有涉及保密文件的创建、存储、传递、使用和销毁等环节，旨在通过明确流程和责任，提升保密防护能力。

二、文件分类与标识

（一）文件分类

1.**绝密文件**：涉及核心商业秘密、核心技术数据，一旦泄露可能对组织造成重大损害。

(1)具体内容包括：未公开的财务预测、核心算法设计文档、客户名单及合同细节、重大研发成果等。

2.**机密文件**：包含重要业务信息、关键项目数据，泄露可能导致较严重后果。

(1)具体内容包括：部门年度预算、重要客户关系策略、项目进度表及风险点、供应链关键节点信息等。

3.**秘密文件**：涉及一般性敏感信息，泄露可能对组织产生一定影响。

(1)具体内容包括：一般性客户反馈汇总、内部培训材料、非核心项目数据、员工绩效考核初稿等。

4.**内部文件**：非敏感信息，但需在组织内部管理。

(1)具体内容包括：会议纪要、通知公告、行政流程表、部门通讯录等。

（二）文件标识

1.在文件标题或首页显著位置标注密级（如“绝密”“机密”），并注明文件编号。

(1)标识格式示例：“绝密-2023-XX-001”。

2.对电子文件，通过加密或权限设置强化标识。

(1)具体操作：使用组织统一配置的加密软件（如PGP、BitLocker）对文件进行加密，并在共享平台（如SharePoint）中设置基于密级的访问权限（如绝密文件仅允许部门主管及项目负责人访问）。

三、文件传递流程

（一）内部传递

1.**审批流程**：

(1)传递部门填写《文件传递申请表》，注明密级、接收人及事由。

(a)申请表需包含以下内容：

-传递人姓名及职位

-接收人姓名及职位

-文件密级及编号

-传递原因及预计使用期限

-是否需要回执

(2)部门主管审核，密级高于秘密文件需报上级领导批准。

(a)审核流程：

-部门主管签字确认

-如密级为机密或绝密，需第二级主管或指定负责人签字

-特殊情况需提交至保密委员会审批

2.**传递方式**：

(1)纸质文件通过机要交换或专人递送，禁止复印后随意传递。

(a)具体操作：

-绝密文件通过机要部门专人递送，需在《机要文件交接记录》上双方面签字。

-机密文件由传递部门指定保密员通过内部快递（需有监控录像）送达接收部门。

-接收部门需在签收单上注明签收时间及签收人。

(2)电子文件通过加密邮件或内部安全平台传输，需验证接收人身份。

(a)具体操作：

-使用组织指定的加密邮件系统（如S/MIME加密）发送，邮件正文需提示“请勿转发或截图”。

-通过内部安全平台（如钉钉、企业微信的安全文件夹）传输时，需验证接收人身份（如短信验证码、人脸识别）。

-传输大文件时，需分段加密上传，并设置下载时限（如24小时内有效）。

3.**记录管理**：

(1)传递双方签字确认，纸质文件存档于传递登记簿。

(a)登记簿需包含以下信息：

-日期、时间

-传递人、接收人签名及职位

-文件密级及编号

-传递方式

(2)电子文件传输需记录时间、IP地址及操作人。

(a)记录方式：系统自动生成日志，定期导出存档于安全存储设备。

（二）外部传递

1.**评估风险**：

(1)接收方需具备相应保密资质，必要时签署保密协议。

(a)具体操作：

-对合作伙伴或客户，需审查其保密政策及安全措施（如数据加密、物理安全）。

-必要时签署《保密协议》（NDA），明确违约责任（如泄露需赔偿金额范围，如1万-10万人民币）。

(2)禁止向无保密条件的第三方传递。

(a)例外情况：需经保密委员会特别审批，并采取额外保护措施（如派员远程监控、使用一次性加密工具）。

2.**安全措施**：

(1)纸质文件通过机要部门邮寄或专人护送。

(a)具体操作：

-使用带有防伪标识的机要信封，注明“绝密文件-专人递送”。

-跨城市传递时，需全程GPS监控的保价快递。

(2)电子文件需采用强加密算法（如AES-256），并设置动态验证码。

(a)具体操作：

-使用企业级加密工具（如VeraCrypt）对文件进行加密，设置复杂密码（长度≥12位，含大小写字母、数字、符号）。

-发送时附加动态验证码（如通过短信发送6位验证码，接收方需在1分钟内输入）。

3.**事后确认**：

(1)确认接收方已妥善保管，并记录联系方式。

(a)具体操作：

-发送确认邮件：“请确认已收到密级为XXX的文件，并妥善保管。如需进一步协助请回复。”

-对重要文件，电话确认接收方已启动保密措施。

(2)对重要文件进行定期回访，核实信息使用情况。

(a)回访频率：每月一次，持续3个月。

(b)回访内容：询问文件是否仍在使用，是否存在副本，使用范围是否与申请一致。

四、使用与存储管理

（一）使用规范

1.**授权原则**：仅授权人员可接触保密文件，多人使用需登记。

(1)具体操作：

-建立文件使用授权清单，每份文件需记录所有授权人及职位。

-多人使用时，需填写《文件多人使用登记表》，注明使用目的及每人的具体任务。

2.**禁止行为**：

(1)禁止拍照、复印、截屏敏感内容。

(a)具体操作：

-纸质文件使用时需在场监督，禁止离岗使用。

-电子文件使用时，需通过专门工具（如SecureDoc）限制截图、打印功能。

(2)禁止在公共网络处理保密文件。

(a)具体操作：

-禁止在Wi-Fi、共享电脑等公共网络环境下访问或传输保密文件。

-必须使用公司分配的加密笔记本电脑，并通过VPN连接内部网络。

（二）存储要求

1.**物理存储**：

(1)纸质文件存放在带锁的保密柜，密级越高存放越严格。

(a)具体操作：

-绝密文件需存放在双人双锁的保险柜中，由指定保密员管理钥匙。

-机密文件存放在部门级保密柜，钥匙由部门主管保管。

-定期检查锁具及存放环境（如温