文件安全保存规定

文件安全保存规定一、总则

文件安全保存是确保信息资产完整性和可用性的重要措施，旨在防止文件丢失、损坏、泄露或被未授权访问。本规定适用于所有组织内部文件的管理，包括纸质文件和电子文件。

（一）目的与适用范围

1.目的：规范文件保存流程，降低文件安全风险，保障组织信息安全。

2.适用范围：本规定涵盖所有部门和个人在日常工作中产生的文件，包括但不限于工作文档、客户资料、财务记录等。

（二）基本原则

1.最小权限原则：文件访问权限应遵循“按需分配”原则，仅授权给必要人员。

2.分类分级管理：根据文件敏感程度划分保存等级，采取差异化措施。

3.定期审查：定期对文件保存状态进行评估，及时清理过期或无用文件。

二、文件分类与分级

文件按照敏感程度分为以下等级，并对应不同的保存要求：

（一）文件分类标准

1.一般文件：公开或低敏感度文件，如公开报告、宣传资料等。

2.内部文件：部门内部使用文件，如会议纪要、工作计划等。

3.高密级文件：涉及核心业务或敏感信息，如财务数据、客户名单等。

（二）分级保存要求

1.一般文件：

-纸质文件需存放在普通文件柜中，定期归档至档案室。

-电子文件存储在普通共享文件夹，定期备份至本地服务器。

2.内部文件：

-纸质文件需加锁保存，访问需经部门主管批准。

-电子文件存储在加密文件夹，访问需输入密码验证。

3.高密级文件：

-纸质文件存放在专用保险柜中，双人管理，记录存取日志。

-电子文件存储在加密数据库，访问需多因素认证，并限制传输范围。

三、文件保存流程

文件保存需遵循以下标准化流程，确保全程可追溯：

（一）纸质文件保存

1.收集与整理：

(1)按文件类型和日期分类，去除多余空白页。

(2)使用标准标签标注文件名称、编号和保存期限。

2.存放与归档：

(1)短期文件（1年内）存放在部门文件柜中。

(2)长期文件（超过1年）归档至中央档案室，建立纸质档案目录。

3.销毁管理：

(1)过期文件需经审批后销毁，销毁过程由专人监督并记录。

(2)使用碎纸机物理销毁，禁止直接丢弃。

（二）电子文件保存

1.创建与命名：

(1)文件命名需包含日期、编号和版本号，如“2023-10-01-001_v1.0”。

(2)禁止使用特殊字符或空格，确保系统兼容性。

2.备份与归档：

(1)每日自动备份至本地服务器，每周备份至异地存储设备。

(2)关键文件（如财务报表）需保留3份副本，分别存放在不同位置。

3.安全传输：

(1)传输敏感文件需通过加密通道，如VPN或企业级文件传输系统。

(2)禁止通过公共邮箱或即时通讯工具发送高密级文件。

四、访问与权限管理

文件访问权限需严格控制，遵循以下规定：

（一）权限申请与审批

1.申请流程：

(1)个人填写《文件访问申请表》，说明访问目的和文件类型。

(2)部门主管审批后提交IT部门配置权限。

2.审批标准：

(1)一般文件：仅限部门内部成员。

(2)高密级文件：需经部门主管和信息安全员双重确认。

（二）权限变更与撤销

1.变更流程：

(1)员工离职或职责调整时，需及时申请权限变更。

(2)IT部门在24小时内完成权限回收或调整。

2.撤销标准：

(1)季度末对所有权限进行例行审查，取消闲置账户的访问权。

(2)发现异常访问行为时，立即冻结相关权限并调查。

五、应急响应与处置

文件安全事件需快速响应，按以下步骤处理：

（一）事件识别

1.触发条件：

(1)系统提示文件访问超时或异地登录。

(2)发现纸质文件丢失或被盗。

2.报告流程：

(1)发现者立即向部门主管报告，主管上报IT部门。

(2)IT部门评估事件影响并启动应急方案。

（二）处置措施

1.纸质文件：

(1)丢失后立即排查相关区域，寻找遗漏文件。

(2)若无法找回，重新打印并补充存档。

2.电子文件：

(1)暂停受影响账户的访问权限，防止数据进一步泄露。

(2)使用备份恢复受损文件，并加强监控系统。

六、培训与监督

为确保规定执行到位，需定期开展以下工作：

（一）培训要求

1.新员工入职时必须接受文件安全培训，考核合格后方可接触敏感文件。

2.每半年组织一次全员培训，更新保存技术和案例分享。

（二）监督机制

1.信息安全部门每季度抽查文件保存情况，记录违规行为。

2.对违规个人进行警告或处罚，严重者解除劳动合同。

七、附则

本规定自发布之日起生效，由信息安全部门负责解释。各部门需根据实际需求制定细化操作指南，并报备存档。

**一、总则**

文件安全保存是确保信息资产完整性和可用性的重要措施，旨在防止文件丢失、损坏、泄露或被未授权访问。本规定适用于所有组织内部文件的管理，包括纸质文件和电子文件。

（一）目的与适用范围

1.目的：规范文件保存流程，降低文件安全风险，保障组织信息安全。

*具体目标包括：减少因人为操作失误导致的数据损坏；防止敏感信息通过不当途径泄露；确保在自然灾害或意外事故发生时，关键文件能够被快速恢复；明确各部门及个人的文件管理责任，形成统一的管理标准。

2.适用范围：本规定涵盖所有部门和个人在日常工作中产生的文件，包括但不限于工作文档、客户资料、财务记录、项目方案、会议纪要、培训材料、设备维护手册等。所有存储、传输、使用和销毁文件的行为均需遵守本规定。

（二）基本原则

1.最小权限原则：文件访问权限应遵循“按需分配”原则，仅授权给必要人员。

*具体操作为：在分配权限前，需明确文件的重要性和敏感性等级；根据员工的工作职责和实际需求，授予其完成工作所必需的最低权限；定期（建议每半年）审查权限分配情况，及时撤销不再需要的访问权限。

2.分类分级管理：根据文件敏感程度划分保存等级，采取差异化措施。

*具体操作为：建立文件敏感度分类标准（如公开、内部、秘密、绝密），并根据分类制定不同的保存期限、存储方式、访问控制和备份策略。例如，公开文件可存放在公共区域，而绝密文件需加密存储并限制访问。

3.定期审查：定期对文件保存状态进行评估，及时清理过期或无用文件。

*具体操作为：设立专门的文件审查机制，每年至少进行一次全面的文件库存和保存状况检查；对于过期的文件，按照规定程序进行销毁；对于无用的文件，经审批后进行归档或销毁，避免占用存储空间和增加安全风险。

**二、文件分类与分级**

文件按照敏感程度分为以下等级，并对应不同的保存要求：

（一）文件分类标准

1.一般文件：公开或低敏感度文件，如公开报告、宣传资料、会议纪要（非敏感内容）、通用流程图等。

*特征：信息不涉及商业秘密、个人隐私或其他敏感内容，公开后不会对组织造成负面影响。

2.内部文件：部门内部使用文件，如会议纪要（敏感内容需脱敏）、工作计划、项目进度报告、内部培训材料、员工手册等。

*特征：信息仅限于组织内部人员知晓和使用，对外公开可能造成一定影响。

3.高密级文件：涉及核心业务或敏感信息，如财务数据（收入、成本、利润等）、客户名单及联系方式、核心技术参数、产品研发图纸、供应商信息等。

*特征：信息泄露会对组织造成重大损失，需严格控制和保护。

（二）分级保存要求

1.一般文件：

*纸质文件需存放在普通文件柜中，定期归档至档案室。

*具体操作：存放在办公区域的文件柜内，柜子应上锁，钥匙由部门指定人员保管；纸质文件应按照分类和日期进行分类整理，并制作简单的文件索引；定期（如每季度）将不再需要的纸质文件整理归档至档案室，档案室应有良好的防火、防潮措施。

*电子文件存储在普通共享文件夹，定期备份至本地服务器。

*具体操作：存储在部门级别的共享文件夹内，文件夹结构应清晰，便于查找和管理；定期（如每日）进行本地备份，备份文件应存储在安全的环境中，并定期检查备份文件的完整性。

2.内部文件：

*纸质文件需加锁保存，访问需经部门主管批准。

*具体操作：存放在带锁的文件柜或保险柜中，钥匙或密码由部门主管保管；需要查阅内部文件时，需填写《文件借阅申请表》，经部门主管批准后方可查阅，并需在规定时间内归还。

*电子文件存储在加密文件夹，访问需输入密码验证。

*具体操作：存储在加密的共享文件夹内，文件夹需要设置访问密码；需要访问内部文件的员工，需向部门主管申请，主管在系统中授权后，员工方可访问。

3.高密级文件：

*纸质文件存放在专用保险柜中，双人管理，记录存取日志。

*具体操作：存放在指定的高安全级别区域，使用高安全级别的保险柜；文件存取需由两名授权人员共同操作，并在《文件存取日志》中详细记录存取时间、文件名称、存取人等信息。

*电子文件存储在加密数据库，访问需多因素认证，并限制传输范围。

*具体操作：存储在具有高安全防护措施的加密数据库中；访问高密级电子文件需要通过用户名、密码和动态令牌等多因素认证；限制高密级电子文件的传输范围，只能通过指定的安全渠道进行传输，并记录传输日志。

**三、文件保存流程**

文件保存需遵循以下标准化流程，确保全程可追溯：

（一）纸质文件保存

1.收集与整理：

(1)按文件类型和日期分类，去除多余空白页。

*具体操作：收集文件时，按照文件类型（如合同、报告、信函等）和日期（如按年、季、月）进行分类；整理文件时，去除文件中的多余空白页和与主题无关的内容，确保文件内容的简洁和准确。

(2)使用标准标签标注文件名称、编号和保存期限。

*具体操作：为每个文件制作标准标签，标签上应包含文件名称、文件编号、密级、保存期限等信息；标签应粘贴在文件首页的右上角或左上角，确保清晰可见。

2.存放与归档：

(1)短期文件（1年内）存放在部门文件柜中。

*具体操作：短期文件存放在办公区域的文件柜内，柜子应上锁，钥匙由部门指定人员保管；短期文件应按照分类和日期进行分类整理，并制作简单的文件索引。

(2)长期文件（超过1年）归档至中央档案室，建立纸质档案目录。

*具体操作：长期文件应定期（如每年）整理归档至中央档案室；中央档案室应建立纸质档案目录，目录应包含文件名称、编号、密级、保存期限、存放位置等信息，便于查找和管理。

3.销毁管理：

(1)过期文件需经审批后销毁，销毁过程由专人监督并记录。

*具体操作：对于过期的纸质文件，需填写《文件销毁申请表》，经部门主管和信息安全部门负责人批准后方可销毁；销毁过程需由至少两名授权人员监督，并在《文件销毁记录》中详细记录销毁时间、文件名称、密级、销毁人等信息。

(2)使用碎纸机物理销毁，禁止直接丢弃。

*具体操作：销毁纸质文件时，应使用高安全级别的碎纸机进行物理销毁，确保文件内容无法被恢复；禁止将纸质文件直接丢弃在垃圾桶中，应将碎纸后的纸屑收集到指定的垃圾桶中。

（二）电子文件保存

1.创建与命名：

(1)文件命名需包含日期、编号和版本号，如“2023-10-01-001_v1.0”。

*具体操作：电子文件的命名应遵循统一的规范，文件名应包含创建日期、文件编号和版本号；日期格式为“YYYY-MM-DD”，编号应按照部门或项目进行编号，版本号应按照“v”加数字进行编号，如“v1.0”、“v2.0”等。

(2)禁止使用特殊字符或空格，确保系统兼容性。

*具体操作：电子文件的命名禁止使用特殊字符（如“<>”“/”“\”“|”“:”“*”“?””“””等）和空格，应使用字母、数字和下划线等字符；确保文件名在常用的操作系统和文件管理系统中都能正常显示和使用。

2.备份与归档：

(1)每日自动备份至本地服务器，每周备份至异地存储设备。

*具体操作：所有电子文件应每日自动备份至本地服务器，备份应包含所有文件类型，包括文档、图片、视频等；每周应将关键电子文件备份至异地存储设备，如移动硬盘、光盘等，异地存储设备应存放在安全的环境中。

(2)关键文件（如财务报表）需保留3份副本，分别存放在不同位置。

*具体操作：对于财务报表等关键电子文件，应保留至少3份副本，每份副本应存放在不同的位置，如本地服务器、异地存储设备、云存储等，确保在任何情况下都能访问到关键文件。

3.安全传输：

(1)传输敏感文件需通过加密通道，如VPN或企业级文件传输系统。

*具体操作：传输敏感电子文件时，应通过加密通道进行传输，如VPN或企业级文件传输系统；加密通道可以有效防止文件在传输过程中被窃取或篡改。

(2)禁止通过公共邮箱或即时通讯工具发送高密级文件。

*具体操作：禁止通过公共邮箱或即时通讯工具（如微信、QQ等）发送高密级电子文件，因为这些渠道的传输过程通常没有加密，存在信息泄露的风险；应使用企业级的安全文件传输系统进行传输。

**四、访问与权限管理**

文件访问权限需严格控制，遵循以下规定：

（一）权限申请与审批

1.申请流程：

(1)个人填写《文件访问申请表》，说明访问目的和文件类型。

*具体操作：需要访问文件的员工，需填写《文件访问申请表》，在表中说明访问目的、文件类型、访问时间等信息；申请表应提交给部门主管进行审核。

(2)部门主管审批后提交IT部门配置权限。

*具体操作：部门主管审核申请表，确认申请的合理性后，在申请表上签字批准，并提交给IT部门；IT部门根据申请表的内容配置相应的文件访问权限。

2.审批标准：

(1)一般文件：仅限部门内部成员。

*具体操作：一般文件的访问权限仅限于创建该文件的部门内部成员；IT部门根据部门成员的信息配置访问权限。

(2)内部文件：需经部门主管和信息安全员双重确认。

*具体操作：内部文件的访问权限需经部门主管和信息安全员双重确认；部门主管确认申请的合理性，信息安全员确认申请的必要性，两者均同意后方可配置访问权限。

（二）权限变更与撤销

1.变更流程：

(1)员工离职或职责调整时，需及时申请权限变更。

*具体操作：员工离职或职责调整时，其原有的文件访问权限应立即停止使用；需要变更权限的，需填写《文件访问申请表》，说明变更的原因和变更后的权限要求；申请表应提交给部门主管和信息安全员进行审批。

(2)IT部门在24小时内完成权限回收或调整。

*具体操作：IT部门在收到审批后的申请表后，应在24小时内完成权限的回收或调整；确保离职或职责调整的员工无法访问其不再需要访问的文件。

2.撤销标准：

(1)季度末对所有权限进行例行审查，取消闲置账户的访问权。

*具体操作：每季度末，IT部门对所有文件访问权限进行例行审查，查找闲置账户和不再需要的访问权限，并取消这些权限；确保所有访问权限都是必要的，并得到有效利用。

(2)发现异常访问行为时，立即冻结相关权限并调查。

*具体操作：如果系统监测到异常的访问行为（如非工作时间访问、异地访问等），应立即冻结相关账户的访问权限，并启动调查程序，查明异常访问的原因；确保所有访问行为都是合法的，并得到妥善处理。

**五、应急响应与处置**

文件安全事件需快速响应，按以下步骤处理：

（一）事件识别

1.触发条件：

(1)系统提示文件访问超时或异地登录。

*具体操作：如果系统监测到文件访问超时或异地登录，应立即通知信息安全部门进行调查；确保所有访问行为都是合法的，并得到妥善处理。

(2)发现纸质文件丢失或被盗。

*具体操作：如果发现纸质文件丢失或被盗，应立即通知部门主管和信息安全部门；两者需共同采取措施，查找丢失或被盗的文件，并评估可能造成的影响。

2.报告流程：

(1)发现者立即向部门主管报告，主管上报IT部门。

*具体操作：任何发现文件安全事件的人员，都应立即向部门主管报告；部门主管在接到报告后，应立即上报IT部门；确保所有文件安全事件都能得到及时处理。

(2)IT部门评估事件影响并启动应急方案。

*具体操作：IT部门在接到报告后，应立即评估事件的影响，并根据事件的严重程度启动相应的应急方案；确保所有文件安全事件都能得到妥善处理。

（二）处置措施

1.纸质文件：

(1)丢失后立即排查相关区域，寻找遗漏文件。

*具体操作：如果纸质文件丢失，应立即排查相关区域，寻找遗漏的文件；确保所有文件都得到妥善保管。

(2)若无法找回，重新打印并补充存档。

*具体操作：如果无法找回丢失的纸质文件，应重新打印文件，并补充存档；确保所有文件都得到完整保存。

2.电子文件：

(1)暂停受影响账户的访问权限，防止数据进一步泄露。

*具体操作：如果发生电子文件安全事件，应立即暂停受影响账户的访问权限，防止数据进一步泄露；确保所有电子文件都得到有效保护。

(2)使用备份恢复受损文件，并加强监控系统。

*具体操作：使用备份恢复受损的电子文件，并加强监控系统，防止类似事件再次发生；确保所有电子文件都得到妥善保护。

**六、培训与监督**

为确保规定执行到位，需定期开展以下工作：

（一）培训要求

1.新员工入职时必须接受文件安全培训，考核合格后方可接触敏感文件。

*具体操作：新员工入职后，必须接受文件安全培训，培训内容包括文件分类、保存要求、访问控制、应急响应等；培训结束后，需进行考核，考核合格后方可接触敏感文件；确保所有员工都了解文件安全的重要性，并能够遵守相关规定。

2.每半年组织一次全员培训，更新保存技术和案例分享。

*具体操作：每半年组织一次全员培训，培训内容包括最新的文件保存技术、案例分析、经验分享等；确保所有员工都能够掌握最新的文件保存技术，并能够应对各种文件安全事件。

（二）监督机制

1.信息安全部门每季度抽查文件保存情况，记录违规行为。

*具体操作：信息安全部门每季度对各部门的文件保存情况进行抽查，检查内容包括纸质文件的存放、电子文件的备份、权限分配等；抽查过程中发现的违规行为，应记录在案，并通知相关部门进行整改；确保所有部门的文件保存情况都符合规定。

2.对违规个人进行警告或处罚，严重者解除劳动合同。

*具体操作：对于违反文件安全规定的个人，应根据违规的严重程度进行警告或处罚；对于严重违反文件安全规定，造成重大损失的，可以解除劳动合同；确保所有员工都能够遵守文件安全规定，并能够承担相应的责任。

**七、附则**

本规定自发布之日起生效，由信息安全部门负责解释。各部门需根据实际需求制定细化操作指南，并报备存档。

*具体操作：信息安全部门负责解释本规定，并对各部门执行本规定进行监督；各部门需根据本规定和实际情况，制定细化操作指南，并报备信息安全部门存档；确保本规定能够得到有效执行，并能够满足各部门的实际需求。

一、总则

文件安全保存是确保信息资产完整性和可用性的重要措施，旨在防止文件丢失、损坏、泄露或被未授权访问。本规定适用于所有组织内部文件的管理，包括纸质文件和电子文件。

（一）目的与适用范围

1.目的：规范文件保存流程，降低文件安全风险，保障组织信息安全。

2.适用范围：本规定涵盖所有部门和个人在日常工作中产生的文件，包括但不限于工作文档、客户资料、财务记录等。

（二）基本原则

1.最小权限原则：文件访问权限应遵循“按需分配”原则，仅授权给必要人员。

2.分类分级管理：根据文件敏感程度划分保存等级，采取差异化措施。

3.定期审查：定期对文件保存状态进行评估，及时清理过期或无用文件。

二、文件分类与分级

文件按照敏感程度分为以下等级，并对应不同的保存要求：

（一）文件分类标准

1.一般文件：公开或低敏感度文件，如公开报告、宣传资料等。

2.内部文件：部门内部使用文件，如会议纪要、工作计划等。

3.高密级文件：涉及核心业务或敏感信息，如财务数据、客户名单等。

（二）分级保存要求

1.一般文件：

-纸质文件需存放在普通文件柜中，定期归档至档案室。

-电子文件存储在普通共享文件夹，定期备份至本地服务器。

2.内部文件：

-纸质文件需加锁保存，访问需经部门主管批准。

-电子文件存储在加密文件夹，访问需输入密码验证。

3.高密级文件：

-纸质文件存放在专用保险柜中，双人管理，记录存取日志。

-电子文件存储在加密数据库，访问需多因素认证，并限制传输范围。

三、文件保存流程

文件保存需遵循以下标准化流程，确保全程可追溯：

（一）纸质文件保存

1.收集与整理：

(1)按文件类型和日期分类，去除多余空白页。

(2)使用标准标签标注文件名称、编号和保存期限。

2.存放与归档：

(1)短期文件（1年内）存放在部门文件柜中。

(2)长期文件（超过1年）归档至中央档案室，建立纸质档案目录。

3.销毁管理：

(1)过期文件需经审批后销毁，销毁过程由专人监督并记录。

(2)使用碎纸机物理销毁，禁止直接丢弃。

（二）电子文件保存

1.创建与命名：

(1)文件命名需包含日期、编号和版本号，如“2023-10-01-001_v1.0”。

(2)禁止使用特殊字符或空格，确保系统兼容性。

2.备份与归档：

(1)每日自动备份至本地服务器，每周备份至异地存储设备。

(2)关键文件（如财务报表）需保留3份副本，分别存放在不同位置。

3.安全传输：

(1)传输敏感文件需通过加密通道，如VPN或企业级文件传输系统。

(2)禁止通过公共邮箱或即时通讯工具发送高密级文件。

四、访问与权限管理

文件访问权限需严格控制，遵循以下规定：

（一）权限申请与审批

1.申请流程：

(1)个人填写《文件访问申请表》，说明访问目的和文件类型。

(2)部门主管审批后提交IT部门配置权限。

2.审批标准：

(1)一般文件：仅限部门内部成员。

(2)高密级文件：需经部门主管和信息安全员双重确认。

（二）权限变更与撤销

1.变更流程：

(1)员工离职或职责调整时，需及时申请权限变更。

(2)IT部门在24小时内完成权限回收或调整。

2.撤销标准：

(1)季度末对所有权限进行例行审查，取消闲置账户的访问权。

(2)发现异常访问行为时，立即冻结相关权限并调查。

五、应急响应与处置

文件安全事件需快速响应，按以下步骤处理：

（一）事件识别

1.触发条件：

(1)系统提示文件访问超时或异地登录。

(2)发现纸质文件丢失或被盗。

2.报告流程：

(1)发现者立即向部门主管报告，主管上报IT部门。

(2)IT部门评估事件影响并启动应急方案。

（二）处置措施

1.纸质文件：

(1)丢失后立即排查相关区域，寻找遗漏文件。

(2)若无法找回，重新打印并补充存档。

2.电子文件：

(1)暂停受影响账户的访问权限，防止数据进一步泄露。

(2)使用备份恢复受损文件，并加强监控系统。

六、培训与监督

为确保规定执行到位，需定期开展以下工作：

（一）培训要求

1.新员工入职时必须接受文件安全培训，考核合格后方可接触敏感文件。

2.每半年组织一次全员培训，更新保存技术和案例分享。

（二）监督机制

1.信息安全部门每季度抽查文件保存情况，记录违规行为。

2.对违规个人进行警告或处罚，严重者解除劳动合同。

七、附则

本规定自发布之日起生效，由信息安全部门负责解释。各部门需根据实际需求制定细化操作指南，并报备存档。

**一、总则**

文件安全保存是确保信息资产完整性和可用性的重要措施，旨在防止文件丢失、损坏、泄露或被未授权访问。本规定适用于所有组织内部文件的管理，包括纸质文件和电子文件。

（一）目的与适用范围

1.目的：规范文件保存流程，降低文件安全风险，保障组织信息安全。

*具体目标包括：减少因人为操作失误导致的数据损坏；防止敏感信息通过不当途径泄露；确保在自然灾害或意外事故发生时，关键文件能够被快速恢复；明确各部门及个人的文件管理责任，形成统一的管理标准。

2.适用范围：本规定涵盖所有部门和个人在日常工作中产生的文件，包括但不限于工作文档、客户资料、财务记录、项目方案、会议纪要、培训材料、设备维护手册等。所有存储、传输、使用和销毁文件的行为均需遵守本规定。

（二）基本原则

1.最小权限原则：文件访问权限应遵循“按需分配”原则，仅授权给必要人员。

*具体操作为：在分配权限前，需明确文件的重要性和敏感性等级；根据员工的工作职责和实际需求，授予其完成工作所必需的最低权限；定期（建议每半年）审查权限分配情况，及时撤销不再需要的访问权限。

2.分类分级管理：根据文件敏感程度划分保存等级，采取差异化措施。

*具体操作为：建立文件敏感度分类标准（如公开、内部、秘密、绝密），并根据分类制定不同的保存期限、存储方式、访问控制和备份策略。例如，公开文件可存放在公共区域，而绝密文件需加密存储并限制访问。

3.定期审查：定期对文件保存状态进行评估，及时清理过期或无用文件。

*具体操作为：设立专门的文件审查机制，每年至少进行一次全面的文件库存和保存状况检查；对于过期的文件，按照规定程序进行销毁；对于无用的文件，经审批后进行归档或销毁，避免占用存储空间和增加安全风险。

**二、文件分类与分级**

文件按照敏感程度分为以下等级，并对应不同的保存要求：

（一）文件分类标准

1.一般文件：公开或低敏感度文件，如公开报告、宣传资料、会议纪要（非敏感内容）、通用流程图等。

*特征：信息不涉及商业秘密、个人隐私或其他敏感内容，公开后不会对组织造成负面影响。

2.内部文件：部门内部使用文件，如会议纪要（敏感内容需脱敏）、工作计划、项目进度报告、内部培训材料、员工手册等。

*特征：信息仅限于组织内部人员知晓和使用，对外公开可能造成一定影响。

3.高密级文件：涉及核心业务或敏感信息，如财务数据（收入、成本、利润等）、客户名单及联系方式、核心技术参数、产品研发图纸、供应商信息等。

*特征：信息泄露会对组织造成重大损失，需严格控制和保护。

（二）分级保存要求

1.一般文件：

*纸质文件需存放在普通文件柜中，定期归档至档案室。

*具体操作：存放在办公区域的文件柜内，柜子应上锁，钥匙由部门指定人员保管；纸质文件应按照分类和日期进行分类整理，并制作简单的文件索引；定期（如每季度）将不再需要的纸质文件整理归档至档案室，档案室应有良好的防火、防潮措施。

*电子文件存储在普通共享文件夹，定期备份至本地服务器。

*具体操作：存储在部门级别的共享文件夹内，文件夹结构应清晰，便于查找和管理；定期（如每日）进行本地备份，备份文件应存储在安全的环境中，并定期检查备份文件的完整性。

2.内部文件：

*纸质文件需加锁保存，访问需经部门主管批准。

*具体操作：存放在带锁的文件柜或保险柜中，钥匙或密码由部门主管保管；需要查阅内部文件时，需填写《文件借阅申请表》，经部门主管批准后方可查阅，并需在规定时间内归还。

*电子文件存储在加密文件夹，访问需输入密码验证。

*具体操作：存储在加密的共享文件夹内，文件夹需要设置访问密码；需要访问内部文件的员工，需向部门主管申请，主管在系统中授权后，员工方可访问。

3.高密级文件：

*纸质文件存放在专用保险柜中，双人管理，记录存取日志。

*具体操作：存放在指定的高安全级别区域，使用高安全级别的保险柜；文件存取需由两名授权人员共同操作，并在《文件存取日志》中详细记录存取时间、文件名称、存取人等信息。

*电子文件存储在加密数据库，访问需多因素认证，并限制传输范围。

*具体操作：存储在具有高安全防护措施的加密数据库中；访问高密级电子文件需要通过用户名、密码和动态令牌等多因素认证；限制高密级电子文件的传输范围，只能通过指定的安全渠道进行传输，并记录传输日志。

**三、文件保存流程**

文件保存需遵循以下标准化流程，确保全程可追溯：

（一）纸质文件保存

1.收集与整理：

(1)按文件类型和日期分类，去除多余空白页。

*具体操作：收集文件时，按照文件类型（如合同、报告、信函等）和日期（如按年、季、月）进行分类；整理文件时，去除文件中的多余空白页和与主题无关的内容，确保文件内容的简洁和准确。

(2)使用标准标签标注文件名称、编号和保存期限。

*具体操作：为每个文件制作标准标签，标签上应包含文件名称、文件编号、密级、保存期限等信息；标签应粘贴在文件首页的右上角或左上角，确保清晰可见。

2.存放与归档：

(1)短期文件（1年内）存放在部门文件柜中。

*具体操作：短期文件存放在办公区域的文件柜内，柜子应上锁，钥匙由部门指定人员保管；短期文件应按照分类和日期进行分类整理，并制作简单的文件索引。

(2)长期文件（超过1年）归档至中央档案室，建立纸质档案目录。

*具体操作：长期文件应定期（如每年）整理归档至中央档案室；中央档案室应建立纸质档案目录，目录应包含文件名称、编号、密级、保存期限、存放位置等信息，便于查找和管理。

3.销毁管理：

(1)过期文件需经审批后销毁，销毁过程由专人监督并记录。

*具体操作：对于过期的纸质文件，需填写《文件销毁申请表》，经部门主管和信息安全部门负责人批准后方可销毁；销毁过程需由至少两名授权人员监督，并在《文件销毁记录》中详细记录销毁时间、文件名称、密级、销毁人等信息。

(2)使用碎纸机物理销毁，禁止直接丢弃。

*具体操作：销毁纸质文件时，应使用高安全级别的碎纸机进行物理销毁，确保文件内容无法被恢复；禁止将纸质文件直接丢弃在垃圾桶中，应将碎纸后的纸屑收集到指定的垃圾桶中。

（二）电子文件保存

1.创建与命名：

(1)文件命名需包含日期、编号和版本号，如“2023-10-01-001_v1.0”。

*具体操作：电子文件的命名应遵循统一的规范，文件名应包含创建日期、文件编号和版本号；日期格式为“YYYY-MM-DD”，编号应按照部门或项目进行编号，版本号应按照“v”加数字进行编号，如“v1.0”、“v2.0”等。

(2)禁止使用特殊字符或空格，确保系统兼容性。

*具体操作：电子文件的命名禁止使用特殊字符（如“<>”“/”“\”“|”“:”“*”“?””“””等）和空格，应使用字母、数字和下划线等字符；确保文件名在常用的操作系统和文件管理系统中都能正常显示和使用。

2.备份与归档：

(1)每日自动备份至本地服务器，每周备份至异地存储设备。

*具体操作：所有电子文件应每日自动备份至本地服务器，备份应包含所有文件类型，包括文档、图片、视频等；每周应将关键电子文件备份至异地存储设备，如移动硬盘、光盘等，异地存储设备应存放在安全的环境中。

(2)关键文件（如财务报表）需保留3份副本，分别存放在不同位置。

*具体操作：对于财务报表等关键电子文件，应保留至少3份副本，每份副本应存放在不同的位置，如本地服务器、异地存储设备、云存储等，确保在任何情况下都能访问到关键文件。

3.安全传输：

(1)传输敏感文件需通过加密通道，如VPN或企业级文件传输系统。

*具体操作：传输敏感电子文件时，应通过加密通道进行传输，如VPN或企业级文件传输系统；加密通道可以有效防止文件在传输过程中被窃取或篡改。

(2)禁止通过公共邮箱或即时通讯工具发送高密级文件。

*具体操作：禁止通过公共邮箱或即时通讯工具（如微信、QQ等）发送高密级电子文件，因为这些渠道的传输过程通常没有加密，存在信息泄露的风险；应使用企业级的安全文件传输系统进行传输。

**四、访问与权限管理**

文件访问权限需严格控制，遵循以下规定：

（一）权限申请与审批

1.申请流程：

(1)个人填写《文件访问申请表》，说明访问目的和文件类型。

*具体操作：需要访问文件的员工，需填写《文件访问申请表》，在表中说明访问目的、文件类型、访问时间等信息；申请表应提交给部门主管进行审核。

(2)部门主管审批后提交IT部门配置权限。

*具体操作：部门主管审核申请表，确认申请的合理性后，在申请表上签字批准，并提交给IT部门；IT部门根据申请表的内容配置相应的文件访问权限。

2.审批标准：

(1)一般文件：仅限部门内部成员。

*具体操作：一般文件的访问权限仅限于创建该文件的部门内部成员；IT部门根据部门成员的信息配置访问权限。

(2)内部文件：需经部门主管和信息安全员双重确认。

*具体操作：内部文件的访问权限需经部门主管和信息安全员双重确认；部门主管确认申请的合理性，信息安全员确认申请的必要性，两者均同意后方可配置访问权限。

（二）权限变更与撤销

1.变更流程：

(1)员工离职或职责调整时，需及时申请权限变更。

*具体操作：员工离职或职责调整时，其原有的文件访问权限应立即停止使用；需要变更权限的，需填写《文件访问申请表》，说明变更的原因和变更后的权限要求；申请表应提交给部门主管和信息安全员进行审批。

(2)IT部门在24小时内完成权限回收或调整。

*具体操作：IT部门在收到审批后的申请表后，应在24小时内完成权限的回收或调整；确保离职或职责调整的员工无法访问其不再需要访问的文件。

2.撤销标准：

(1)季度末对所有权限进行例行审查，取消闲置账户的访问权。

*具体操作：每季度末，IT部门对所有文件访问权限进行例行审查，查找闲置账户和不再需要的访问权限，并取消这些权限；确保所有访问权限都是必要的，并得到有效利用。

(2)发现异常访问行为时，立即冻结相关权限并调查。

*具体操作：如果系统监测到异常的访问行为（如非工作时间访问、异地访问等），应立即冻结相关账户的访问权限，并启动调查程序，