2026年医药制造公司公章证照分级审批管理制度

2026年医药制造公司公章证照分级审批管理制度第一章总则第一条为规范公司公章、证照的使用和管理，明确分级审批权限，防范经营风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《印章治安管理办法》《中华人民共和国药品管理法》等相关法律法规，结合公司医药制造经营实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司内部所有部门、各生产车间及全体员工在使用、申请、审批、保管公章和证照过程中的全部行为。本制度所指公章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、各部门专用章等各类印章；证照包括公司营业执照、药品生产许可证、药品经营许可证、GMP认证证书、税务登记相关证明、组织机构相关备案凭证、各类资质证书及其他具有法律效力的证明文件。第三条公章证照管理遵循“统一管理、分级审批、权责明确、全程留痕、安全保密”的原则，所有使用和审批行为必须符合国家法律法规及公司内部管理规定，严禁未经审批擅自使用、出借、复制公章证照。第二章管理职责第四条行政部是公司公章证照的归口管理部门，主要职责包括：（一）负责公章的刻制、备案、更换、注销及证照的申领、年检、变更、补办等工作；（二）建立公章证照管理台账，详细记录公章证照的名称、编号、领用日期、保管人、使用记录等信息；（三）监督检查各部门公章证照使用审批流程的执行情况；（四）配合相关部门处理公章证照使用过程中的违规行为。第五条财务部负责财务专用章、发票专用章、法定代表人章（财务用）的日常保管及使用初审工作，严格按照财务相关规定执行审批流程。第六条各部门负责人为本部门专用章及相关业务证照使用申请的第一责任人，负责对本部门提交的公章证照使用申请进行真实性、合规性初审，确保申请事项与部门业务相符。第七条公章证照保管人负责印章的日常保管、安全存放，证照的妥善保存、防损防潮，严格按照审批结果办理使用手续，不得擅自交由他人保管或使用。第八条审批人需根据分级审批权限，对公章证照使用申请进行审核，对申请事项的合法性、必要性、真实性负责，严禁超越权限审批。第三章公章证照分级分类标准第九条公章按照重要程度及使用风险划分为三级：（一）一级公章：公司公章、法定代表人章。该类印章用于公司对外签订重大合同、发布重要公告、办理工商税务等核心业务、出具法律文件等，使用风险最高，审批层级最高。（二）二级公章：合同专用章、财务专用章、发票专用章。该类印章用于公司日常经营中的合同签订、财务结算、发票开具等业务，使用频率较高，需严格把控审批流程。（三）三级公章：各部门专用章（如质量管理部章、生产部章、行政部章等）。该类印章仅用于部门内部沟通、非对外法律效力的文件确认等，使用范围仅限公司内部，风险相对较低。第十条证照按照核心程度及使用场景划分为三级：（一）一级证照：营业执照、药品生产许可证、GMP认证证书。该类证照是公司开展医药生产经营的核心资质，复印件使用或原件借出需最高层级审批。（二）二级证照：税务登记相关证明、药品经营许可证、各类专项资质证书。该类证照用于公司税务申报、产品销售、业务拓展等经营活动，使用需中层及以上审批。（三）三级证照：各部门内部管理类证明文件、非核心业务备案凭证等。该类证照仅用于内部管理或非核心业务报备，使用由部门负责人审批即可。第四章分级审批流程第十一条一级公章使用审批流程：（一）申请人填写《公章使用申请表》，注明使用事由、使用时间、文件名称及内容摘要，附相关证明材料，经部门负责人签字初审；（二）初审通过后，报分管副总经理审核；（三）分管副总经理审核通过后，报总经理（或法定代表人）终审批准；（四）审批完成后，申请人持审批完毕的申请表至公章保管人处办理用印手续，保管人核对信息无误后予以用印，并在台账中记录。第十二条二级公章使用审批流程：（一）申请人填写《公章使用申请表》，附相关业务文件，经部门负责人初审；（二）初审通过后，报分管副总经理（或指定授权人）审批；（三）审批完成后，持申请表至保管人处用印，保管人做好使用记录。第十三条三级公章使用审批流程：（一）申请人填写《公章使用申请表》，注明使用事由，经部门负责人审批；（二）审批通过后，至部门公章保管人处办理用印手续，保管人记录使用信息。第十四条证照使用（复印件）审批流程：（一）一级证照复印件使用：申请人填写《证照使用申请表》，附使用场景证明材料，经部门负责人初审、分管副总经理审核、总经理终审后，至行政部领取复印件，行政部需在复印件上注明“仅限XX用途使用，有效期至XX年XX月XX日”并加盖公章，同时记录使用信息；（二）二级证照复印件使用：申请人填写申请表，经部门负责人初审、分管副总经理审批后，至行政部领取标注用途的复印件；（三）三级证照复印件使用：申请人填写申请表，经部门负责人审批后，至行政部或部门保管人处领取复印件。第十五条证照原件借出审批流程：（一）任何证照原件原则上不得借出，确因办理工商年检、资质复审、政府部门检查等特殊情况需借出的，仅限一级、二级证照可申请；（二）一级证照原件借出：申请人填写《证照借出申请表》，详细说明借出事由、使用期限、接收单位，经部门负责人、分管副总经理审核后，报总经理批准，同时需签订《证照借出责任承诺书》，明确归还时间及保管责任；（三）二级证照原件借出：申请人填写申请表，经部门负责人、分管副总经理审批后，签订承诺书方可借出；（四）证照借出后，保管人需在台账中记录借出时间、归还期限、借用人，借用人需在规定期限内归还，归还时保管人核对证照完整性，确认无误后记录归还时间。第十六条紧急情况审批：因突发应急事务（如药品监管部门紧急核查、重大合同紧急签订等）需使用一级、二级公章证照，且无法按正常流程逐级审批的，申请人可先向总经理（或授权人）口头申请，经同意后先行使用，事后24小时内补齐书面审批手续，保管人需在台账中注明紧急使用事由及口头审批情况。第五章使用与保管管理第十七条公章保管：（一）一级公章由行政部指定专人保管，存放于带锁保险柜中，保险柜钥匙由保管人专人保管，密码严格保密；（二）二级公章由财务部或行政部专人保管，存放于安全柜中；（三）三级公章由各部门指定专人保管，存放于部门带锁文件柜中；（四）公章保管人离职、调岗时，需办理公章交接手续，填写《公章交接清单》，由部门负责人监交，确保公章无遗失、损坏。第十八条证照保管：（一）所有证照原件由行政部专人保管，存放于防潮、防火、防盗的档案柜中，建立电子及纸质台账，定期核对证照状态；（二）证照复印件需加盖“复印件无效”或指定用途印章，严禁无标注的空白复印件流出；（三）证照到期前3个月，行政部需提醒相关部门办理年检或续期手续，确保证照持续有效。第十九条用印规范：（一）用印时需确保文件内容完整、审批手续齐全，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上用印；（二）用印位置需准确，印迹清晰，不得模糊不清或歪斜；（三）一份文件需多次用印的，需逐次核对审批信息，确保一致。第六章监督检查第二十条行政部每季度对公章证照的使用、保管、审批情况进行一次全面检查，核对台账记录与实际使用情况是否一致，重点检查一级、二级公章证照的审批流程合规性；第二十一条财务部每月对财务类公章（财务专用章、发票专用章）的使用情况进行自查，确保符合财务管理制度；第二十二条检查过程中发现的问题需及时形成《检查整改通知书》，责令相关部门或个人限期整改，整改完成后进行复查。第七章责任追究第二十三条员工违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重给予警告、记过、降薪、降职等处分，造成经济损失的，需承担赔偿责任，涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未经审批擅自使用、出借公章证照的；（二）在空白纸张、空白合同上用印的；（三）伪造、变造审批手续使用公章证照的；（四）保管不善导致公章证照遗失、损坏、被盗的；（五）未按规定记录台账，或台账记录虚假信息的；（六）超出审批范围使用公章证照的；（七）证照借出后未按时归还，且未说明合理理由的。第二十四条审批人超越权限审批、违规审批，导致公司利益受损的，需承担相应管理责任，情节严重的，给予降职、撤职等处分，造成重大损失的，