2026年有色金属公司HR系统数据安全管理制度

2026年有色金属公司HR系统数据安全管理制度第一章总则第一条制定目的为加强公司HR系统（人力资源管理系统）数据安全管理，保护员工个人信息、公司人力资源核心数据的保密性、完整性和可用性，防范数据泄露、丢失、篡改等安全风险，保障公司经营管理秩序和员工合法权益，根据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，结合公司实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司HR系统的建设、运维、使用等所有相关环节，以及所有接触、处理HR系统数据的部门和人员，包括人力资源部门全体员工、IT运维部门工作人员、各部门HR数据查询使用者、外部服务供应商及其他授权访问人员。第三条基本原则HR系统数据安全管理遵循“合法合规、最小权限、分级管控、全程追溯”的原则。数据处理活动符合法律法规要求，严格遵循“必要性”原则收集和使用数据；按岗位需求分配访问权限，仅授予完成工作必需的最小权限；根据数据敏感程度分级管理，采取差异化安全防护措施；所有数据操作行为全程记录，确保可追溯、可审计。第四条管理职责公司人力资源部门是HR系统数据管理的责任部门，主要职责包括：明确数据安全管理要求；规范数据录入、修改、查询、导出等操作流程；审核数据访问权限申请；开展员工个人信息保护培训；处理数据安全相关投诉与异议。公司IT部门是HR系统技术安全的责任部门，主要职责包括：搭建安全的系统运行环境；部署数据加密、访问控制、安全审计等技术防护措施；定期开展系统安全检测与漏洞修复；备份数据并制定应急恢复方案；监控系统运行状态，及时处置安全事件。各部门负责人对本部门人员的HR系统数据使用行为负责，监督员工遵守数据安全规定；全体授权人员应严格按权限和流程使用数据，承担个人操作对应的安全责任；外部服务供应商需遵守公司数据安全要求，签订安全保密协议，接受公司监督。第二章数据分级与权限管理第五条数据分级标准HR系统数据按敏感程度分为三级：一级为高度敏感数据，包括员工身份证号、银行账户信息、薪酬明细、社保公积金缴纳明细、健康档案等涉及个人隐私的核心数据；二级为中度敏感数据，包括员工岗位信息、绩效考核结果、培训记录、考勤数据、入职离职信息等；三级为一般数据，包括员工姓名、工号、部门归属、公开联系方式等公开或低敏感信息。第六条权限分配规则HR系统访问权限实行“一岗一权、按需分配”，严禁超权限访问。人力资源部门核心业务人员可获得一级、二级、三级数据的相应操作权限；各部门负责人可查询本部门员工的二级、三级数据，无修改权限；其他授权人员仅可访问完成工作必需的特定三级数据或部分二级数据，无一级数据访问权限。权限申请需提交书面申请，说明申请理由、所需访问的数据范围和使用目的，经所在部门负责人及人力资源部门审核批准后，由IT部门配置权限。权限变更或终止时，应及时提交申请，IT部门在3个工作日内完成调整。第七条账号安全管理HR系统用户账号实行“一人一号”，账号名称采用统一规范，初始密码由IT部门统一分配，用户首次登录后必须修改密码，密码需包含字母、数字和特殊字符，长度不低于8位，且每90天更换一次。严禁共用账号、转借账号或泄露个人账号密码；工作人员离职、调岗或不再需要访问权限时，应在办理手续当日主动注销账号或申请权限变更，所在部门及人力资源部门需及时通知IT部门处理，防止权限滥用。第三章数据操作安全规范第八条数据录入与修改数据录入应确保真实、准确、完整，录入人员对数据质量负责。高度敏感数据录入时需进行二次校验，由专人复核确认后存档；数据修改需经授权审批，修改前需留存原始数据记录，修改后记录修改人、修改时间及修改原因，确保数据变更可追溯。严禁虚构、篡改、删除系统数据；发现数据错误需及时上报，按流程申请修改，不得擅自操作。第九条数据查询与导出查询数据需在公司内部办公环境进行，严禁在公共网络、非公司设备上访问HR系统。查询高度敏感数据时，需额外进行身份验证；严禁查询与工作无关的数据，不得越权浏览其他部门或非授权范围内的员工数据。数据导出需经人力资源部门负责人审批，仅可导出完成工作必需的数据范围，导出文件需加密存储，使用后及时删除，不得私自留存、传播或用于非工作用途；严禁将敏感数据发送至外部邮箱、私人设备或第三方平台。第十条数据存储与传输安全HR系统数据存储采用加密技术，敏感数据在存储、传输过程中全程加密，防止数据被窃取。IT部门定期对数据进行备份，备份数据存储在安全的离线或异地设备中，每半年开展一次备份恢复测试，确保备份有效。严禁私自拷贝、存储HR系统数据；通过移动存储设备传输数据时，需经授权并进行病毒查杀，传输完成后及时清除设备中的数据痕迹。第四章安全审计与应急处置第十一条安全审计机制IT部门搭建HR系统安全审计平台，对所有用户的登录、查询、修改、导出等操作进行全程日志记录，日志内容包括操作人、操作时间、操作内容、IP地址等关键信息，日志留存时间不少于1年。人力资源部门联合IT部门每季度开展一次数据安全审计，核查权限分配合理性、操作行为合规性，发现异常操作及时追溯核实，形成审计报告并跟踪整改。第十二条应急处置流程发生数据泄露、丢失、篡改等安全事件时，发现人应立即向人力资源部门和IT部门报告，说明事件情况、影响范围及可能原因。接到报告后，IT部门应立即采取应急措施，阻断风险扩大，包括暂停相关账号权限、隔离受影响系统、恢复数据备份等。人力资源部门会同IT部门调查事件原因，评估损失影响，按规定向公司管理层报告；涉及员工个人信息泄露的，应及时通知相关员工，并按法律法规要求采取补救措施，必要时向监管部门报告。第五章责任追究与培训教育第十三条责任追究规定对违反本制度规定的行为，根据情节严重程度给予相应处理：未按规定保管账号密码导致权限滥用的，给予通报批评；擅自查询、导出、传播敏感数据的，给予记过处分，并处相应经济处罚；篡改、删除系统数据或故意泄露数据造成公司损失或员工权益损害的，解除劳动合同，追究经济赔偿责任；构成违法犯罪的，移交司法机关处理。第十四条培训教育要求人力资源部门会同IT部门每年至少开展一次HR系统数据安全培训，内容包括法律法规、制度规定、操作规范、安全防护技能及典型案例等，确保所有授权人员熟悉数据安全要求。新员工入职时需接受数据安全专项培训，考核合格后方可授予HR系统访问权限；外部服务供应商在合作前需完成数据安全培训，签订安全保密协议。第六章附则第十五条制度解释与修订