电子邮件使用管理办法细则

电子邮件使用管理办法细则第一章总则1.1目的与依据为规范公司电子邮件使用行为，保障信息安全，提高沟通效率，依据《网络安全法》《个人信息保护法》及行业监管要求，结合公司实际制定本细则。所有员工须严格遵守本办法，确保邮件系统安全稳定运行，防范信息泄露、网络攻击等风险。1.2适用范围本细则适用于公司全体员工（含正式、实习、外包人员）及使用公司邮箱的外部合作单位。涵盖邮件账户申请、使用、注销全生命周期管理，包括内部沟通、外部联络、文件传输等场景。1.3基本原则合规性原则：邮件内容及传输行为须符合国家法律法规及公司制度；安全性原则：禁止传输涉密信息，采取加密、认证等安全措施；效率性原则：邮件主题明确、内容简洁，优先使用企业即时通讯工具处理紧急事务；可追溯原则：所有邮件操作需留存日志，保存期限不少于3年。第二章账户管理2.1账户申请与开通新入职员工需通过OA系统提交《邮箱账户开通申请表》，经部门负责人及IT部门审批后，由系统自动创建账户；账户命名规则：中文名全拼+部门缩写@公司域名（例：zhang.san_tech@）；首次登录需强制修改初始密码，密码需包含大小写字母、数字及特殊符号，长度不少于12位。2.2账户使用与维护实行“一人一账户”实名制管理，禁止转借、共用邮箱账户；每90天强制更换密码，连续输错5次密码将触发账户锁定，需联系IT部门解锁；员工岗位变动时，账户权限应在2个工作日内完成调整；离职员工账户需在办理离职手续当日注销，历史邮件由直属上级接管。2.3账户安全设置必须启用双因素认证（支持短信验证码、企业微信扫码、硬件Key）；禁止在公共设备（如网吧电脑）登录邮箱，确需使用时须开启“临时会话”模式并事后清除缓存；定期检查登录日志（路径：设置-安全中心-登录记录），发现异常登录立即修改密码并上报IT部门。第三章邮件收发规范3.1邮件主题规范格式要求：【紧急程度】+【业务类型】+核心事由（例：【紧急】【项目管理】S123项目进度汇报）；紧急程度分级：【特急】：需1小时内响应（如生产故障通知）；【紧急】：需4小时内响应（如重要会议通知）；【常规】：24小时内响应（如日常工作沟通）；禁止使用模糊表述（如“重要事项”“请查看”）或无主题邮件。3.2收件人与抄送规则主送对象仅限直接责任人，抄送对象不超过5人，避免“全员抄送”；外部联系人需添加企业后缀备注（例：李经理（某供应商）li@）；涉及跨部门协作时，须抄送双方部门负责人；涉及财务、法律等敏感事项时，须抄送合规部门。3.3正文与签名规范正文开头需注明收件人尊称，结尾需包含“此致”“感谢”等礼貌用语；技术类邮件需附操作步骤、错误截图等辅助说明；统一签名格式：张三|技术部|高级工程师电话分机：8012公司地址：北京市海淀区XX大厦A座15层（非工作时间紧急事项请致电手机：138****1234）第四章安全管理4.1信息分级与传输要求信息级别标识要求传输方式处理要求公开信息无需标识普通邮件可正常转发内部信息【内部资料】公司邮箱禁止发送外部保密信息【保密★】加密邮件+审批仅限指定收件人查看绝密信息【绝密★★】禁止邮件传输采用线下交接+加密U盘4.2附件安全管理单个附件大小不超过50MB，超过时需使用企业云盘（支持10GB以内文件）并在邮件中附共享链接；发送前必须通过杀毒软件扫描（支持集成在Outlook客户端），禁止传输.exe、.bat等可执行文件；敏感附件需使用AES-256加密，密码通过企业微信单独发送给收件人。4.3反垃圾邮件与防钓鱼措施系统自动拦截含恶意链接、可疑附件的邮件，隔离至“垃圾邮件箱”，员工需每周清理并标记误拦截邮件；收到疑似钓鱼邮件（如仿冒领导口吻要求转账、伪装系统通知索要密码），须立即：不点击任何链接或下载附件；通过企业微信“举报中心”提交可疑邮件截图；联系IT部门进行溯源分析；IT部门每月组织钓鱼邮件模拟测试，对点击率超过5%的部门开展专项培训。第五章操作规范5.1邮件处理时效特急邮件：1小时内响应，4小时内反馈处理方案；紧急邮件：工作时间2小时内响应，24小时内完成处理；常规邮件：2个工作日内回复，节假日顺延；出差或休假时需设置自动回复，注明紧急联系人及联系方式。5.2邮件归档与存储系统自动按“收件箱-发件箱-已删除-归档”分类管理，用户可自定义文件夹但不得删除系统默认分类；重要邮件需手动标记“星标”并添加标签（如“合同审批”“项目文档”）；邮箱存储空间上限为50GB，超出后系统自动阻止发送新邮件，需手动清理或申请扩容。5.3外部邮件管理与外部单位通信时，须使用公司邮箱并在主题标注【外部】；接收外部邮件时，需验证发件人身份（如回电确认），尤其警惕仿冒合作方域名的邮件（例：@冒充@）；向境外发送邮件时，需提前通过法务部门合规审查，禁止传输涉及国家秘密、商业秘密的内容。第六章监督与责任6.1日常监督机制IT部门每日监控邮件系统运行状态，重点审计：超大附件传输记录（>50MB）；夜间（22:00-6:00）批量发送行为；包含敏感关键词（如“涉密”“密码”）的外发邮件；部门负责人每月抽查下属邮件使用情况，抽查比例不低于30%，检查结果纳入绩效考核。6.2违规行为及处罚违规等级行为示例处罚措施轻微违规未及时回复邮件、主题不规范口头警告+限期整改一般违规传输非涉密敏感信息、未启用双因素认证书面警告+扣罚当月绩效5%严重违规账户转借他人、泄露商业秘密记过处分+扣罚季度绩效20%特别严重发送钓鱼邮件、故意传播病毒解除劳动合同+追究法律责任6.3申诉与争议处理员工对违规认定有异议的，可在5个工作日内向合规委员会提交书面申诉，委员会需在10个工作日内组织调查并出具结论。申诉期间不停止原处罚执行，但可申请暂缓执行涉及经济处罚的措施。第七章附则7.1系统支持IT部门提供7×24小时技术支持：服务热线8888在线支持：企业微信“IT服务台”故障申报：OA系统“运维工单”模块7.2培训与宣贯人力资源部需将本细则纳入新员工入职培训（考核合格方可开通邮箱），每季度组织全员安