销售合同管理标准化流程模板降低合同风险

销售合同管理标准化流程模板：风险防控全流程指引一、业务场景与适用对象本流程模板适用于企业销售部门与客户签订各类销售合同的全过程管理，涵盖产品销售、服务提供、定制开发等业务场景。尤其适合合同数量较多、涉及金额较大、需跨部门协作（销售、法务、财务、交付）的企业，通过标准化操作规范合同各环节动作，降低条款漏洞、履约风险、法律纠纷等隐患，保障企业合法权益。二、标准化操作步骤详解（一）需求发起与合同立项操作内容：销售人员根据客户需求（如产品型号、数量、价格、交付时间等），填写《销售合同立项申请表》，明确客户基本信息（名称、统一社会信用代码、联系人等）、合同标的、预估金额、主要商务条款（如付款方式、交付地点）及项目背景。销售部门负责人对立项申请的合理性（如客户资质、价格策略是否符合公司政策）进行初审，通过后提交至法务部门进行合规性预审。责任部门/人：销售人员发起，销售部门负责人初审，法务专员预审。输出成果：《销售合同立项申请表》（含审批意见）。（二）合同文本起草与内部评审操作内容：立项通过后，由销售人员根据公司标准合同模板（或客户提供的合同文本）起草合同，明确核心条款：合同主体双方全称、法定代表人、地址、联系方式；标的物名称、规格、型号、数量、质量标准（需符合国家/行业规范或双方约定）；合同金额（含单价、总价）、计价货币、付款方式（如预付款比例、到账节点、发票类型）；交付期限、地点、运输方式及风险转移节点；验收标准、流程及异议处理机制；违约责任（如逾期交付、质量不符的赔偿标准）、争议解决方式（建议约定由企业所在地法院管辖）；合同生效条件（如签字盖章后生效）、附件清单（如技术参数表、交付计划）。销售部门内部审核：确认商务条款（价格、付款、交付）与立项一致，客户需求无遗漏。法务部门审核：重点审查主体资格（如对方营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同标的）、条款合法性（如违约责任是否公平、争议解决约定是否明确）、权利义务对等性（如避免“霸王条款”）。财务部门审核：确认付款方式是否符合公司财务制度、发票开具要求、税务合规性（如税率适用）。涉及特殊业务（如定制开发、跨境销售），需邀请技术/供应链/合规部门参与评审，保证技术可行性、供应链保障及合规性。责任部门/人：销售人员起草，销售、法务、财务及相关部门评审。输出成果：合同草案（含各部门评审意见）、修订版合同文本。（三）合同审批与签署操作内容：根据合同金额及重要性分级审批：金额≤10万元：销售部门负责人审批；10万元＜金额≤50万元：销售部门负责人+法务部门负责人联合审批；金额＞50万元：销售部门负责人+法务部门负责人+总经理审批。审批通过后，由销售人员将最终版合同文本发送至客户，协商签署事宜（可选择纸质签署或电子签署，电子签署需保证平台合规性及法律效力）。签署前，核对合同文本完整性（所有条款无涂改、附件齐全）、签署主体真实性（如对方为法人，需加盖公章并由法定代表人签字或授权代表签字，授权委托书需作为附件）。合同签署后，原件由销售部门统一回收，扫描件同步分发至法务、财务、交付部门存档。责任部门/人：销售人员协调签署，按权限审批，法务部门监督签署流程。输出成果：已签署合同原件、扫描件、签署审批单。（四）合同履行与动态跟踪操作内容：销售人员向交付/生产部门传递合同关键信息（如交付时间、地点、特殊要求），并同步跟踪履约进度（如生产排期、物流状态）。交付部门按合同约定完成标的物交付后，通知客户验收，并协助客户办理验收手续（如签署《验收确认单》）。财务部门根据合同约定付款节点，开具发票并跟踪回款情况（如预付款到账、进度款支付、尾款催收）。销售人员建立《合同履行跟踪表》，记录履关键节点（如交付时间、验收日期、回款金额），对异常情况（如客户逾期验收、延迟付款）及时上报，并启动沟通或协商机制（如发送催告函、协商变更履约期限）。责任部门/人：销售人员牵头跟踪，交付/财务部门配合执行。输出成果：《合同履行跟踪表》、验收确认单、回款记录。（五）合同变更、解除与纠纷处理操作内容：合同履行过程中，如需变更（如交付时间调整、标的物增减），由双方协商一致并签订《合同变更协议》，变更流程参照原合同审批流程执行。出现法定或约定解除情形（如一方严重违约、不可抗力导致合同无法履行），需由销售部门发起解除申请，法务部门审核解除条件及法律后果，经审批后与客户协商签订《合同解除协议》，明确双方权利义务（如已付款项返还、违约责任承担）。发生合同纠纷时，销售人员第一时间收集证据（如合同原件、沟通记录、验收单），法务部门评估纠纷性质（如违约事实、责任归属），制定解决方案（协商、调解、仲裁或诉讼），并协同相关部门执行处理结果。责任部门/人：销售人员发起变更/解除申请，法务部门主导处理，财务部门配合款项清算。输出成果：《合同变更协议》《合同解除协议》、纠纷处理报告。（六）合同归档与复盘操作内容：合同履行完毕或纠纷处理结束后，由销售人员将合同全套资料（包括立项申请、评审记录、签署文本、变更/解除协议、履行记录、验收单、回款凭证等）整理成册，提交至档案管理部门归档。档案管理部门按“一合同一档”原则编号、存储（电子档案需加密备份，纸质档案需防潮防火），并建立合同台账，便于后续查阅。每季度/年度，销售、法务、财务部门联合召开合同复盘会，分析履约中的风险点（如常见条款争议、回款延迟原因），优化合同模板及管理流程。责任部门/人：销售人员整理资料，档案管理部门归档，法务/销售部门组织复盘。输出成果：合同档案、合同台账、复盘优化报告。三、核心流程配套表单（一）《销售合同立项申请表》序号项目名称客户名称（全称）统一社会信用代码客户联系人及电话合同标的预估金额（万元）主要商务条款（付款方式、交付时间）立项理由销售负责人销售部门负责人意见法务预审意见1XX设备采购项目XX科技有限公司91110108XXXXXXXX张三XXXXXX型号设备10台25预付款30%，到货付70%客户需求紧急李四同意立项条款初步合规（二）《合同履行跟踪表》合同编号客户名称合同金额（万元）约定交付日期实际交付日期验收日期回款金额（万元）回款日期履约异常情况（如逾期、争议）处理结果责任人SC2024XXXX科技252024-06-302024-06-302024-07-0517.5（到货款）2024-07-10无正常履行王五（三）《合同归档清单》合同编号客户名称合同名称签署日期归档日期档案编号资料清单（如立项表、合同文本、验收单）归档人审核人SC2024XXXX科技XX设备销售合同2024-05-202024-07-20DA2024XX立项申请、评审记录、合同原件、验收单、回款凭证赵六法务专员*四、风险控制与操作要点主体资格审查：签约前务必核实对方营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（如为授权代表签署），保证签约主体合法有效，避免与“皮包公司”或无资质主体签约。核心条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、日期需明确；违约责任需具体（如“逾期交付每日按合同总额的0.05%支付违约金”），且与自身履约能力匹配。印章管理规范：合同必须加盖对方公章（或合同专用章），骑缝章需完整覆盖合同页；严禁在空白合同或空白条款上盖章。履约过程留痕：所有沟通（如邮件、）