会议费协议合同

会议费协议合同甲方：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办[会议名称]，乙方具备提供相关会议服务的能力和资质，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办本次会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[X]人二、服务内容及要求1.会议场地布置乙方应按照甲方要求，负责会议场地的整体布置，包括但不限于舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、背景板制作、桌椅摆放等，确保场地布置符合会议主题及相关活动要求，营造出良好的会议氛围。2.会议设备设施提供与保障乙方需提供并保障会议期间所需的各类设备设施正常运行，如投影仪、麦克风、显示屏、空调等。对于可能出现的设备故障，乙方应安排专业技术人员随时待命，确保在最短时间内修复，以不影响会议的正常进行。3.餐饮服务乙方应根据会议安排提供餐饮服务，包括但不限于早餐、午餐、茶歇等。餐饮标准应符合甲方要求，保证食品的质量、卫生和安全。同时，应根据参会人数合理安排餐饮供应数量，避免浪费。4.住宿安排若会议涉及参会人员住宿需求，乙方应负责与指定酒店进行协调，确保为参会人员提供舒适、安全的住宿环境。包括办理入住手续、安排房间分配、提供必要的住宿设施等。乙方应保证酒店服务质量，对于参会人员提出的合理住宿需求及时予以解决。5.会议资料准备与发放乙方应根据甲方提供的资料内容及要求，负责会议资料的准备工作，包括但不限于会议手册、资料袋、发言稿、演示文稿等的制作与印刷。会议资料应在会议开始前准确无误地发放到每位参会人员手中。6.会议主持及相关服务人员配备乙方应选派具备专业素养和丰富经验的会议主持人，负责会议的流程引导和现场气氛调节。同时，根据会议需要配备足够数量的工作人员，如签到人员、引导人员、技术支持人员等，确保会议的顺利进行。工作人员应统一着装，佩戴明显标识，具备良好的服务态度和沟通能力。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的会议服务进行监督和检查，提出合理的意见和建议。对于不符合要求的服务内容，有权要求乙方及时整改。在会议举办过程中，如发现乙方存在严重违约行为或服务质量问题，影响会议正常进行的，有权解除本协议，并要求乙方承担相应的违约责任。2.义务按照本协议约定及时向乙方支付会议费用。向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、议程安排、参会人员名单、发言稿等，并确保所提供资料的真实性和准确性。在会议举办前，协助乙方完成与会议相关的各项准备工作，如场地确认、参会人员信息沟通等。在会议期间，配合乙方做好现场协调工作，维护会议秩序，确保会议顺利进行。（二）乙方权利与义务1.权利按照本协议约定收取会议服务费用。根据会议实际情况和甲方要求，在不违反法律法规及本协议约定的前提下，对会议服务内容和方式进行合理调整和优化。2.义务严格按照本协议约定的服务内容及要求，提供高质量的会议服务，确保会议顺利举办。对会议服务过程中涉及的甲方信息和商业秘密予以保密，不得向任何第三方泄露。未经甲方书面同意，不得将本协议项下的服务内容转包或分包给第三方。在会议举办前，制定详细的会议服务方案和应急预案，并提交甲方审核。对于会议期间可能出现的各类突发情况，应及时采取有效措施进行处理，并及时向甲方报告。负责办理会议举办过程中所需的各类审批手续（如场地使用许可、活动备案等），确保会议活动合法合规进行。因乙方未履行该义务导致的一切法律责任和经济损失，由乙方自行承担。在会议结束后，按照甲方要求及时提供会议服务总结报告，包括会议效果评估、服务质量反馈、费用使用情况等内容。四、费用及支付方式（一）会议费用总额本次会议服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]元整）。（二）费用构成明细1.场地布置费用：人民币[X]元，包括舞台搭建、音响设备租赁、灯光布置、背景板制作等费用。2.设备设施费用：人民币[X]元，涵盖投影仪、麦克风、显示屏、空调等设备的租赁及使用费用。3.餐饮服务费用：人民币[X]元，包含早餐、午餐、茶歇等餐饮的供应及相关服务费用。4.住宿安排费用：人民币[X]元，若涉及住宿服务，此费用为与酒店协调及相关住宿安排的费用。5.会议资料费用：人民币[X]元，用于会议手册、资料袋、发言稿、演示文稿等的制作与印刷。6.人员服务费用：人民币[X]元，包括会议主持人及工作人员的劳务费用。7.其他费用：人民币[X]元，涵盖可能产生的其他与会议服务相关的费用，如场地清洁费、水电费等（如有）。（三）支付方式1.甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付会议费用总额的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]元整）。2.在会议举办前[X]个工作日，甲方支付会议费用总额的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]元整）。3.会议结束后[X]个工作日内，甲方根据乙方提供的服务情况及相关费用清单进行审核。如无异议，甲方支付剩余会议费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]元整）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照协议约定按时支付会议费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停会议服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。如因甲方逾期付款导致乙方遭受其他损失的，甲方应承担相应的赔偿责任。2.若甲方提供的资料信息存在虚假不实或因甲方原因导致会议无法按照原计划举办，甲方应承担乙方因此遭受的全部损失，包括但不限于乙方已投入的成本、预期利润损失、第三方索赔等，并按照会议费用总额的[X]%向乙方支付违约金。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容及要求提供会议服务，或提供的服务质量不符合标准，乙方应负责采取补救措施，直至达到协议要求。如因乙方原因给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。同时，乙方应按照会议费用总额的[X]%向甲方支付违约金。2.若乙方未按照协议约定的时间和方式完成会议服务准备工作及相关审批手续，每逾期一日，应按照会议费用总额的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的预付款项，同时乙方应按照会议费用总额的[X]%向甲方支付违约金。如因乙方逾期导致甲方遭受其他损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。3.若乙方擅自将本协议项下的服务内容转包或分包给第三方，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的预付款项，同时乙方应按照会议费用总额的[X]%向甲方支付违约金。乙方还应承担因转包或分包行为给甲方造成的全部损失。4.若乙方泄露甲方的信息和商业秘密，乙方应立即采取措施消除影响，并向甲方支付人民币[X]元的违约金。如因乙方泄露行为给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。情节严重的，甲方有权追究乙方的法律责任。六、保密条款双方应对在本协议签订及履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、会议资料、参会人员信息等予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用。本条款的保密期限为自本协议生效之日起[X]年。七、争议解决本协议在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条