会议执行协议书

会议执行协议书甲方：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办[会议名称]会议（以下简称“本次会议”），并委托乙方负责本次会议的执行工作，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就会议执行事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[X]人二、服务内容及要求1.会议策划乙方应根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括会议议程、活动安排、场地布置设计等，确保会议流程紧凑、合理且富有吸引力。策划方案应提前提交甲方审核，经甲方书面确认后方可实施。2.场地租赁与布置乙方负责寻找符合会议要求的场地，并签订场地租赁合同。场地应具备良好的交通便利性、充足的停车位以及完善的会议设施。根据会议主题和风格，乙方应进行专业的场地布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光设计、背景板制作、桌椅摆放、资料台设置等，营造出与会议主题相符的氛围。3.会议宣传推广乙方负责制定会议宣传推广计划，通过多种渠道进行宣传，如网络媒体、行业刊物、邮件群发等，吸引目标客户参会。制作会议宣传资料，包括邀请函、宣传海报、会议手册等，确保宣传资料内容准确、清晰，突出会议亮点和价值。4.参会人员邀请与接待乙方应协助甲方邀请参会人员，提供参会人员信息收集、整理和反馈服务。在会议期间，乙方负责安排参会人员的接待工作，包括签到、资料发放、引导就座、餐饮安排、住宿协调等，确保参会人员得到周到的服务。5.会议设备及物资保障乙方负责提供并保障会议所需的各类设备，如投影仪、音响系统、麦克风、灯光设备、电脑等，确保设备正常运行，满足会议需求。准备会议所需的物资，如文具、饮用水、茶歇食品、礼品等，并确保物资的质量和供应充足。6.会议流程执行严格按照双方确定的会议议程执行会议流程，确保各项活动按时、有序进行。安排专业的会议主持人和工作人员，负责会议的现场调度、秩序维护、环节衔接等工作，保证会议顺利进行。7.会议记录与整理乙方应安排专人负责会议记录，记录会议内容、讨论要点、决议事项等，并在会议结束后及时整理成会议纪要提交甲方。会议纪要应准确、完整地反映会议情况，经甲方审核后作为会议档案留存。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的会议执行工作进行监督和检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的服务内容和标准提供服务。有权审核乙方提交的会议策划方案、宣传资料、会议纪要等文件。2.义务向乙方提供与本次会议相关且真实准确的信息，包括会议主题、目的、参会人员范围、预算等。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。在乙方执行会议工作过程中，给予必要的协助和配合，提供相关的支持和资源。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定支付服务费用。根据本协议约定及甲方要求，自主安排会议执行工作，但需确保服务质量符合本协议规定。2.义务按照本协议约定的服务内容、标准和时间要求，全面、优质地完成会议执行工作。遵守法律法规及相关行业规范，确保会议执行过程合法合规。对在会议执行过程中知悉的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。在会议执行过程中如发现任何问题或风险，应及时通知甲方，并积极采取措施解决，避免对会议造成不利影响。四、服务费用及支付方式1.服务费用本次会议执行服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。此费用为固定总价，包含乙方完成本协议约定的所有服务内容所需的全部费用，除本协议约定的调整情况外，不因任何因素调整。2.支付方式甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。在乙方完成会议策划方案并经甲方书面确认后，甲方应在[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。在会议结束后，乙方提交经甲方审核通过的会议纪要及相关费用清单后，甲方应在[X]个工作日内，向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、违约责任1.甲方违约责任若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停会议执行工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金，同时甲方应承担乙方因此遭受的全部损失。若甲方违反本协议约定，未向乙方提供相关信息或提供的信息虚假、不准确，导致乙方无法正常履行协议或造成乙方损失的，甲方应承担全部赔偿责任。2.乙方违约责任若乙方未按照本协议约定的服务内容、标准和时间要求完成会议执行工作，应承担违约责任。乙方应采取措施及时纠正，如仍无法达到协议要求，应按照服务费用的[X]%向甲方支付违约金，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。若乙方泄露甲方商业秘密或参会人员信息给第三方，乙方应立即采取措施消除影响，并向甲方支付人民币[X]元（大写：[大写金额]）的违约金。如因乙方泄密行为给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。若乙方在会议执行过程中违反法律法规或相关行业规范，导致甲方遭受行政处罚或其他损失的，乙方应承担全部赔偿责任。六、保密条款1.双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、会议信息、参会人员信息等予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用。2.本条款的保密期限为本协议生效之日起[X]年。七、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成时，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双