人力资源管理流程手册与人事档案管理表

人力资源管理流程手册与人事档案管理表一、人力资源管理核心流程手册（一）员工入职管理流程1.适用情形适用于企业首次录用新员工、返聘员工或内部调动至新岗位需办理入职手续的所有场景，保证员工入职流程规范、信息准确，快速融入团队。2.操作步骤指引（1）需求确认与信息核对：用人部门提交《人员需求申请表》，明确岗位、职责、任职资格及到岗时间；HR部门核对需求合理性，确认编制及预算情况。（2）录用沟通与offer发放：HR通过电话或邮件向候选人发出《录用通知书》，明确岗位、薪资、报到时间、所需材料（证件号码复印件、学历证明、体检报告等），并要求候选人在规定时间内确认回复。（3）入职前准备：HR确认到岗后，协调用人部门准备工位、办公设备及权限开通（如系统账号、门禁卡）；通知行政部门安排入职培训及办公资源（如工牌、办公用品）。（4）入职办理：员工报到当日，HR核对提交材料原件与复印件，引导填写《员工入职登记表》《劳动合同签订确认书》；组织签订劳动合同，办理社保公积金增员手续，采集员工照片并录入人事系统。（5）入职引导与试用期跟踪：HR带领员工熟悉办公环境、介绍团队成员及公司制度；用人部门负责人安排岗位导师，明确岗位职责与试用期目标；入职后1周内HR进行首次沟通，解答疑问；试用期结束前1周，组织试用期考核评估。3.相关表格模板（1）《员工入职登记表》：包含基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等字段；（2）《录用通知书》：注明岗位、薪资、报到时间及注意事项；（3）《劳动合同签订确认书》：确认合同条款无异议及签订日期。4.关键要点提示员工提交的材料需原件核对，复印件需注明“复印件与原件一致”并由员工签字；劳动合同需在入职1个月内签订，一式两份，员工与企业各执一份；试用期考核标准需在入职前明确，避免模糊表述；社保公积金增员手续需在入职后30日内完成，逾期可能影响员工权益。（二）员工转正管理流程1.适用情形适用于企业试用期员工（合同期限包含试用期）在试用期届满前，需申请转正并通过评估的场景，保证员工能力与岗位匹配，正式成为企业一员。2.操作步骤指引（1）转正申请：试用期员工提前5个工作日填写《员工转正申请表》，附试用期工作总结及自评意见，提交至部门负责人。（2）部门评估：部门负责人结合员工试用期工作表现、目标完成情况及团队协作能力，填写《转正评估表》，给出“同意转正”“延长试用期”或“不予转正”的初步意见，并反馈至HR部门。（3）HR审核：HR核查员工试用期考勤、培训记录及部门评估意见，确认是否符合转正条件（如试用期无重大违纪、考核达标等）。（4）结果反馈与手续办理：对同意转正的员工，HR发出《转正通知书》，更新劳动合同中“试用期”条款；对延长试用期的，明确延长期限（不超过法定上限）及改进要求；对不予转正的，提前3日书面通知员工，办理离职手续。3.相关表格模板（1）《员工转正申请表》：含试用期工作总结、自评、转正意愿等；（2）《转正评估表》：部门负责人从工作能力、态度、业绩等维度评分及评语；（3）《转正通知书》：明确转正日期、薪资调整（如有）及后续岗位安排。4.关键要点提示试用期最长不超过6个月（劳动合同期限1年以上不满3年的）或2个月（合同期限3年以上以上）；转正评估需客观量化，避免主观臆断，评估结果需员工签字确认；延长试用期需与员工协商一致，并在劳动合同中明确约定，不得单独约定。（三）员工异动管理流程1.适用情形适用于企业内部员工因岗位调整、晋升、调动等需办理异动手续的场景，保证员工异动流程合规，岗位与职责匹配。2.操作步骤指引（1）异动发起：用人部门因业务需要提出员工异动需求，填写《员工异动申请表》，说明异动原因、新岗位职责、生效日期及异动后薪资调整（如有），提交至HR部门。（2）审批流转：HR部门审核异动需求的合理性（如编制、岗位匹配度），按权限逐级审批（一般员工异动由部门负责人及HR负责人审批，管理岗需分管领导审批）。（3）沟通与确认：审批通过后，HR与员工及原部门、新部门沟通异动细节，确认员工意愿；双方无异议后，签订《员工异动协议》。（4）手续办理：HR更新劳动合同中的岗位、职责及薪资条款，办理系统权限转移、社保公积金基数调整（如有），通知行政部门调整办公资源；原部门与新部门办理工作交接，保证业务连续性。3.相关表格模板（1）《员工异动申请表》：含异动类型、原岗位/部门、新岗位/部门、异动原因、生效日期等；（2）《员工异动协议》：明确异动后岗位、职责、薪资及双方权利义务。4.关键要点提示岗位调整需基于员工能力及企业需求，不得因歧视或报复性理由异动；涉及薪资调整的，需符合企业薪酬制度及国家规定，并在劳动合同中明确；异动前需保证员工知情权，未经协商一致不得强制异动。（四）员工离职管理流程1.适用情形适用于员工因个人原因辞职、企业解除劳动合同、合同到期终止等需办理离职手续的场景，保证离职流程规范，避免劳动纠纷。2.操作步骤指引（1）离职申请：员工提前30日（试用期提前3日）提交《离职申请表》，说明离职原因及预计最后工作日，部门负责人签字确认后交HR部门。（2）离职审批：HR部门审核离职申请，确认是否符合离职规定（如是否在服务期内、有无未结清款项等）；对关键岗位或核心员工，可进行离职面谈，知晓离职原因并记录。（3）工作交接：员工与部门负责人办理工作交接，列出《工作交接清单》，包含工作内容、资料、物品、待办事项等，交接双方及监交人签字确认。（4）手续结算：HR核算员工薪资、未休年假、报销款等，填写《离职结算单》；办理社保公积金减员手续，出具《离职证明》（注明劳动合同期限、离职原因等法定信息）；收回企业财物（如工牌、电脑、门禁卡等）。（5）档案与关系转移：员工离职后15日内，HR将档案材料整理归档，并协助办理社保关系转移手续（如员工提供新单位信息）。3.相关表格模板（1）《离职申请表》：含员工基本信息、离职原因、最后工作日等；（2）《工作交接清单》：列明交接内容、数量、接收人及备注；（3）《离职结算单》：含工资结算、补偿金（如有）、报销款项等明细；（4）《离职证明》：法定格式，加盖企业公章。4.关键要点提示《离职证明》需真实客观，不得包含虚假信息或对员工不利评价；员工离职前需完成工作交接，未完成交接的，企业可暂结算部分薪资（需符合地方规定）；企业单方面解除劳动合同的，需符合法定情形（如员工违纪、不胜任工作等），并支付经济补偿金（如适用）。二、人事档案管理表体系（一）人事档案构成与分类人事档案是企业员工信息的载体，按内容分为5大类，保证档案完整、分类清晰，便于查阅与管理。1.基础信息类档案记录员工个人基本资料，包括入职登记表、证件号码明、学历学位证明、体检报告等，是员工身份与背景的原始依据。2.劳动合同类档案包含劳动合同签订/续订记录、变更协议、解除/终止证明等，用于明确企业与员工的劳动关系，保障双方合法权益。3.异动记录类档案记录员工岗位调整、晋升、调动等异动情况，包括异动申请表、审批文件、异动协议等，反映员工职业发展轨迹。4.培训发展类档案包含员工培训记录、考核结果、职业资格证明等，用于评估员工能力提升需求及培训效果，支持人才发展规划。5.考核评价类档案记录员工绩效考核结果、奖惩记录、评语等，用于员工薪酬调整、晋升及岗位优化，提供客观评价依据。（二）档案表格模板及填写说明1.员工基本信息登记表序号项目填写说明1姓名与证件号码一致，用某代替2性别男/女3出生日期格式：YYYY-MM-DD4证件号码号填写18位，需核对无误5学历高中/大专/本科/硕士等6联系方式常用手机号，保证畅通7紧急联系人姓名与关系，如“父亲：某”8入职日期实际到岗日期9部门/岗位当前所在部门及岗位10合同期限起止日期，格式：YYYY-MM-DD填写规范：所有信息需真实准确，不得漏填；联系方式变更后需及时更新至HR部门。2.劳动合同签订/续签记录表序号合同编号签订日期合同期限（起止）岗位薪资标准（元/月）续签标记（是/否）备注1LA20240012024-01-012024-01-01至2026-12-31客户经理8000否首次签订2LA20270012027-01-012027-01-01至2030-12-31客户经理9000是续签合同填写规范：合同编号需唯一，按年度+序号编制；薪资标准包含基本工资、绩效工资等固定部分。3.员工异动审批表异动类型原岗位/部门新岗位/部门生效日期异动原因员工签字部门负责人审批HR负责人审批总经理审批晋升销售专员/销售部销售主管/销售部2024-07-01年度考核优秀，具备管理能力某同意同意同意填写规范：异动类型选“晋升/调动/降职”等；异动原因需具体，如“业务需要”“能力提升”等；审批权限按企业制度执行。4.员工培训记录表培训名称培训时间培训地点培训内容主讲人考核结果员工签字新员工入职培训2024-01-10公司会议室企业文化、制度、岗位职责经理合格某填写规范：考核结果分“合格/不合格”，需附培训课件、签到表等佐证材料；培训记录需定期归档至员工档案。5.员工绩效考核表考核周期考核项目（满分100）得分考核等级（S/A/B/C）评语员工签字考核人签字2024年Q1工作业绩40分、工作态度30分、团队协作30分85B业绩达标，需提升沟通效率某经理填写规范：考核等级划分标准需统一（如S≥90，A≥80，B≥70，C＜70）；评语需客观具体，避免空泛表述。（三）档案管理规范要点1.档案建立与归档员工入职当日，HR需完成《员工基本信息登记表》及基础材料收集，建立个人档案；档案材料需分类整理，放入档案袋并标注员工姓名、工号、入职日期，存入专用档案柜；异动、培训、考核等材料需在事项完成后5个工作日内归档，保证档案动态更新。2