行政管理工作处理手册办公流程与规范

行政管理日常事务处理手册日常办公流程与规范本手册旨在规范公司行政管理日常事务的处理流程，明确各环节责任分工，提高办公效率，保证工作有序开展。手册适用于公司各部门及全体员工，涵盖会议组织、办公用品管理、文件流转、访客接待、办公环境维护、印章使用及差旅管理等核心场景，员工需严格按流程执行，共同维护良好的办公秩序。一、会议组织与管理常见应用场景部门例会、项目推进会、跨部门协调会、临时工作会议等需集中沟通、决策或部署的工作场景。操作流程与步骤会议需求提出发起人明确会议目的、核心议题、参会范围（部门/人员）及预计时长，判断会议必要性。填写会议申请表通过OA系统或纸质表单提交《会议申请表》，注明会议名称、时间、地点（线上/线下）、参会人员、议题、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求。会议审批部门负责人审核会议必要性及部门工作安排；分管领导审批跨部门会议或重要会议（如涉及重大决策、资源协调）。会议信息确认与通知行政部或发起人根据审批结果，提前1-2个工作日通过OA、邮件或工作群通知参会人，明确会议时间、地点、议程及需提前准备的资料（线上会议需附会议及参会密码）。会前准备行政部负责布置会场（调试设备、摆放座椅、准备茶水、席卡等）；发起人准备会议材料并提前分发（如有必要）。会议召开主持人提前5分钟到场，按议程主持会议，控制会议节奏；记录人全程记录会议要点（含决议、行动项、负责人及完成时限）。纪要整理与分发会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核确认后，通过OA系统分发至参会人员及相关部门；纪要需明确“做什么、谁负责、何时完成”。资料归档行政部将会议申请表、签到表、纪要等资料整理存档（电子版存服务器，纸质版入档案盒），存档期限不少于1年。表单模板表1-1：会议申请表会议名称申请部门申请人联系方式会议时间年月日时分预计时长分钟会议地点□线上□线下线上参会部门及人员会议主要议题所需设备□投影仪□麦克风□白板□其他：会议目的审批意见部门负责人：日期：分管领导：日期：表1-2：会议签到表日期会议名称序号部门姓名职务签到时间备注执行要点与提示提前确认会议室及设备可用性，避免冲突；重要会议需提前测试线上会议工具。会议时长控制：例会不超过1.5小时，专项会议不超过2小时，超时需提前说明。纪要需简洁明确，避免冗长；行动项需闭环管理，到期未完成的需跟进原因。参会人员需提前10分钟到场，特殊情况需提前向主持人请假。二、办公用品申领与管理常见应用场景部门或员工因工作需要申领办公文具（笔、本、文件夹）、设备耗材（打印纸、墨盒）、清洁用品（纸巾、消毒液）等。操作流程与步骤需求统计各部门每月25日前汇总次月办公用品需求，填写《部门办公用品需求表》，由部门负责人审核。提交申领单通过OA系统提交《办公用品申领单》，注明物品名称、规格型号、单位、申领数量及用途（个人申领需注明工位号）。需求审核与采购行政部审核需求合理性（避免重复申领、超量申领），核对库存台账；库存不足时，按采购流程补充采购（紧急需求可先申领后补流程）。物品发放与登记行政部按申领单备货，通知领用人领取；领用人核对物品名称、数量无误后，在《办公用品发放登记表》签字确认。库存盘点与更新行政部每月末对办公用品进行盘点，更新《办公用品库存台账》，保证账实相符；对易耗品设置安全库存（如打印纸≥2包），避免短缺。表单模板表2-1：办公用品申领表申领部门申领日期申领人工位号物品名称规格型号单位申领数量用途说明部门负责人审核：日期：发放人签字：日期：表2-2：办公用品库存台账物品名称规格型号单位期初库存本月入库本月出库期末库存管理员更新日期执行要点与提示严格按需申领，杜绝浪费；贵重物品（如U盘、移动硬盘）需单独填写《贵重物品领用登记表》，明确归还时间。新员工入职时，由部门统一申领基础办公用品（笔、本、文件夹等），个人不得直接申领。办公用品仅限工作使用，严禁私用；发觉库存异常（如短缺、积压）及时反馈行政部。三、文件流转与归档常见应用场景公司内部发文（通知、制度、函件）、外来文件（客户函件、公文、合作单位资料）的接收、处理、传阅及归档。操作流程与步骤文件分类与编号行政部收到文件后，按“行政类、人事类、财务类、业务类”等一级分类，再按“通知、制度、报告”等二级分类；文件需统一编号（如“行办〔2024〕001号”），便于追溯。收文处理外来文件：登记《文件收文登记表》（含收文日期、标题、发文单位、密级、收文人），呈送相关领导批示；领导明确“传阅”“承办”“存档”等意见后，转交相关部门处理。内部文件：拟稿部门起草文件，经部门负责人审核、分管领导签发后，交行政部编号、排版、印发（电子版通过OA发布，纸质版加盖公章）。传阅与执行需传阅的文件，由行政部按领导批示范围传递，传阅人需在《文件传阅记录表》签字，注明阅文时间；需承办的文件，承办部门需在规定时限内落实，反馈办理结果。归档管理每月月末，行政部将处理完毕的文件（含电子版、纸质版）整理归档：电子版存入指定服务器文件夹（按年份-月份分类），纸质版入档案盒（标注文件名称、编号、日期、份数），存放于文件柜中。表单模板表3-1：文件收文登记表收文日期文件标题发文单位/部门文件字号密级收文人拟办意见领导批示承办部门处理结果归档日期表3-2：文件传阅记录表文件编号文件标题传阅范围传阅日期序号部门姓名职务阅文时间签字备注执行要点与提示涉密文件（如未公开制度、合同草案）需标注“秘密”“机密”，按保密规定传阅，严禁带出办公区域。内部文件格式需统一：标题二号黑体、三号仿宋、行距28磅，页码位于页脚居中。归档文件需保持整洁，不得涂改；电子版文件命名规范为“编号-文件名称-日期”（如“行办〔2024〕001号-关于XX的通知-20240301”）。四、访客接待与安排常见应用场景外部单位来访（客户、供应商、部门）、面试接待、合作伙伴洽谈等需安排接待的场景。操作流程与步骤访客预约接待人提前1个工作日通过电话/邮件向行政部预约，告知访客姓名、单位、职务、联系方式、到访时间、人数、事由及特殊需求（如翻译、设备支持）。信息登记与通知行政部登记《访客预约登记表》，通知相关部门及接待人确认接待时间、地点；重要访客（如客户高管、领导）需提前告知公司领导。接待准备安排接待室（根据访客级别选择：普通接待室/VIP会议室），准备茶水、纸巾、企业宣传资料；如需使用投影设备，提前调试并测试。迎接与引导前台或行政人员在公司门口/前台提前10分钟等候，主动问候访客（“您好，欢迎来到XX公司，我是行政部的小王，我来引导您”），引导至接待室。接待服务接待人提前到达接待室，起身迎接；访客入座后，奉上茶水（根据访客习惯选择茶类/咖啡），简要介绍公司情况；洽谈过程中保持专业态度，做好会议记录（如需）。送别与记录洽谈结束后，接待人送访客至公司门口/电梯口，礼貌道别；行政部更新《访客登记表》，记录接待情况（含到访时间、离开时间、接待人）。表单模板表4-1：访客预约登记表预约日期预约时间访客姓名单位名称职务联系方式到访人数事由接待部门/人员需求（会议室/设备）接待人员备注表4-2：访客登记表到访日期到访时间访客姓名单位事由接待人离开时间证件号码（可选）备注执行要点与提示访客到访前，保证接待室整洁、设备正常；重要访客可提前准备欢迎牌（印访客姓名/单位）。接待人需着装规范，态度热情；如遇临时访客，及时联系接待人确认后再安排。严禁泄露公司敏感信息（如未公开项目数据、财务状况）；访客离开后，及时清理接待室。五、办公环境维护管理常见应用场景办公室清洁、绿植养护、办公设施（水电、空调、照明）报修等。操作流程与步骤清洁管理行政部制定《清洁值班表》，明确各部门清洁区域（如公共区域、会议室、茶水间）及清洁内容（地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理）；每日下班后30分钟，值班人员按标准完成清洁，并在《清洁检查表》签字。设施检查与报修员工每日上班前检查工位周边设施（照明、插座、空调），发觉故障立即通过OA系统提交《设施报修单》，注明故障位置（如“3楼301办公室空调”）、故障类型（不制冷/噪音大）及描述。行政部接单后30分钟内响应，联系维修人员（内部/外包），跟踪维修进度；维修完成后，报修人需在《设施报修单》签字确认。绿植养护行政部定期联系绿植养护公司（每2周1次），对办公室绿植进行浇水、施肥、修剪；枯萎植物及时更换，保证绿植美观。表单模板表5-1：清洁值班表日期值班部门值班人清洁区域清洁内容（地面/桌面/门窗/垃圾清理）检查人签字表5-2：设施报修单报修日期报修部门报修人联系方式故障位置（楼层/房间/具体位置）故障类型□水电□空调□照明□门窗□其他：故障描述维修人员维修时间处理结果报修人确认签字：日期：执行要点与提示员工需保持个人工位整洁，物品摆放有序（书籍、文件归入文件柜，私人物品不外露）。节约用水用电：下班关闭电脑、照明、空调设备；发觉“长流水”“长明灯”及时关闭。禁止在办公区域吸烟、大声喧哗、使用大功率电器（如电炉、电暖气）；茶水间使用后清理台面。六、印章使用与管理常见应用场景以公司名义签订合同、开具证明、出具函件、盖公章/合同章/财务章等。操作流程与步骤用印申请申请人填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用途（如“XX项目合同”）、申请人及联系方式，附文件电子版/纸质版。审核审批部门负责人审核文件内容与工作相关性；分管领导审批常规文件，重大文件（如合同、对外承诺函）需总经理审批；涉及法律风险的文件需法务部审核。用印登记印章管理员核对申请表与文件一致后，在《印章使用登记表》登记（含用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人、印章类型）。盖章与留存按规定位置盖章（公章盖在单位名称或落款处，骑缝章粘贴在文件连接处），一份文件留存（行政部存档），其余交还申请人。用印后检查印章管理员检查印章是否清晰、文件是否完整，无误后归档；禁止在空白纸张、空白合同上盖章。表单模板表6-1：印章使用申请表申请部门申请人联系方式用印日期用印文件名称及编号文件份数用途说明部门负责人意见：签字：日期：分管领导意见：签字：日期：总经理意见：签字：日期：印章管理员签字：日期：表6-2：印章使用登记表日期用印时间文件名称/编号份数申请人审批人印章类型（公章/合同章/财务章）领取人归还时间备注执行要点与提示印章由行政部指定专人保管（如印章管理员），实行“专人专管、专章专用”，严禁转借或代存。用印文件需经审批完整，内容合规（如合同需经法务审核、费用报销需附审批单）；印章管理员对用印真实性负责。建立“印章使用台账”，每月核对台账与实际用印情况，保证无遗漏；印章遗失需立即报告并登报声明。七、差旅申请与报销流程常见应用场景员工因公出差（客户拜访、项目对接、参加会议、培训学习等）。操作流程与步骤出差申请员工提前填写《出差申请表》，注明出差事由、时间（起止日期/具体时刻）、地点（城市/具体地址）、交通工具（飞机/高铁/汽车/自驾，自驾需注明往返里程）、预计费用（交通、住宿、伙食补助）。审批确认部门负责人审核出差必要性及部门工作安排；分管领导审批常规出差（3天以内），总经理审批长期出差（3天以上）或跨省出差。行程安排审批通过后，员工通过公司指定渠道预订交通/住宿（优先选择经济型标准，超标需说明原因），提前将行程单（含车次/航班、酒店信息）报行政部备案。出差执行员工按计划出差，每日记录工作内容（如客户拜访纪要、会议要点）；出差期间保持通讯畅通，遇特殊情况需及时向部门负责人汇报。费用报销出差结束后3个工作日内，员工整理费用凭证（交通票据、住宿清单等，保证与行程一致），填写《差旅报销单》，附《出差申请表》复印件，经部门负责人审核后提交行政部。行政部复核费用标准（如住宿标准：一线城市≤300元/晚，二线城市≤200元/晚）、凭证真实性；财务部审核无误后安排付款。资料归档行政部将《出差申请表》《差旅报销单》等资料存档，电子版存入“差旅管理”文件夹，纸质版入年度差旅档案。表单模板表7-1：出差申请表申请部门申请人职务出差事由出差时间年月日时至年月日时出差地点交通工具□飞机□高铁□汽车□自驾（里程：公里）预计费用交通元、住宿元/晚、伙食元/天部门负责人意见：签字：日期：分管领导意见：签字：日期：总经理意见：签字：日期：表7-2：差旅报销单报销人部门出差日期起始地点目的地费用类型交通费（票据号/金额/日期）住宿费（酒店名称/日期/金额）伙食补助（标准/天数/金额）