跑步俱乐部赛事奖牌发放工作方案

跑步俱乐部赛事奖牌发放工作方案第一章总则第一条制定目的为规范跑步俱乐部各类赛事奖牌发放流程，保障奖牌发放的公平性、及时性与规范性，提升会员参与赛事的荣誉感与归属感，结合俱乐部实际运营需求及会员服务标准，特制定本方案。第二条适用范围本方案适用于俱乐部主办或承办的所有线下、线上跑步赛事（包括但不限于马拉松、越野跑、趣味跑、主题跑等）的奖牌发放工作，涵盖赛前筹备、赛中执行及赛后管理全流程。第三条基本原则1.公平公正：以参赛会员实际完赛数据为依据，确保符合完赛条件的会员均能获得对应奖牌，杜绝漏发、错发。2.效率优先：优化发放流程，缩短会员等待时间，线下赛事现场发放不超过5分钟/人，线上赛事物流周期控制在7个自然日内（偏远地区除外）。3.服务为本：强化仪式感与人文关怀，通过规范的发放流程、贴心的现场服务及个性化的纪念环节（如合影、签名墙等），提升会员参与体验。---第二章组织架构与职责分工第四条工作领导小组成立“赛事奖牌发放工作组”，由俱乐部行政主管任组长，成员包括赛事部、会员服务部、技术部及后勤保障部负责人，统筹奖牌发放全流程管理。第五条部门职责1.行政部：负责工作组统筹协调，制定发放方案，监督各环节执行进度，处理突发问题。2.赛事部：提供参赛会员名单、完赛标准、赛事组别等基础数据，确保数据准确性（赛前7日提交最终版）。3.会员服务部：核对会员身份信息（姓名、参赛号、联系方式等），建立“一人一档”发放台账，处理会员咨询与投诉。4.技术部：保障赛事计时系统、会员管理系统及线上申领平台的稳定运行，实时同步完赛数据，提供技术支持（如电子奖牌生成、物流信息追踪等）。5.后勤保障部：负责奖牌物料采购、运输、存储及现场发放物资（如包装盒、绶带、签字笔等）的准备，确保物资充足、标识清晰。---第三章赛前准备工作第六条奖牌设计与制作1.设计要求：奖牌需融入赛事主题（如“城市马拉松”可嵌入地标元素，“越野跑”可采用山峰纹理）、俱乐部LOGO及赛事年份，尺寸、材质（金属/合金/环保材料）需符合赛事级别（如A类赛事奖牌重量≥120g，B类赛事≥80g）。2.制作流程：由行政部联合赛事部、设计部确定设计方案，通过公开招标选定供应商（需具备体育用品制作资质），签订质量协议（明确公差范围、表面工艺、防伪标识等）；制作完成后，后勤保障部需抽样验收（抽检比例≥10%），留存样品备查。第七条数据核对与台账建立1.赛事部需在赛前7个工作日提交《参赛会员完赛资格名单》（含姓名、参赛号、组别、完赛成绩），经技术部核验计时数据后，同步至会员服务部。2.会员服务部需在3个工作日内完成信息核对（重点核查姓名与参赛号一致性、完赛成绩是否达标），对存疑数据（如重复参赛号、成绩异常）反馈至赛事部复核，最终形成《奖牌发放确认表》。第八条现场物资与场地布置1.物资准备：后勤保障部需在赛前3个工作日完成奖牌、包装盒、绶带、签收表、签字笔、便携箱（用于流动发放）等物资清点，按组别分类打包（每箱标注“全程/半程/10公里组”等），确保数量与《奖牌发放确认表》一致（误差≤0.5%）。2.场地布置：线下赛事需在完赛区设置独立奖牌发放点（建议面积≥15㎡），划分“信息核对区”“奖牌领取区”“合影区”，悬挂清晰标识（如“XX赛事完赛奖牌领取处”）；线上赛事需在官方平台开通“奖牌申领入口”，明确填写地址、物流方式（默认顺丰/京东）及截止时间（完赛后48小时内）。第九条人员培训与演练1.赛前2个工作日，行政部组织发放组工作人员（含志愿者）开展培训，内容包括：-流程培训：熟悉“完赛确认-信息核对-奖牌发放-签字确认-合影”全流程；-系统操作：掌握会员管理系统查询、电子签收功能使用；-沟通技巧：规范用语（如“恭喜完赛！请核对您的参赛号，这是您的奖牌”），处理会员疑问（如“为何没有我的奖牌？”需引导至复核窗口）。2.赛前1个工作日开展全流程模拟演练，使用测试数据验证系统稳定性、物资充足性及人员协作效率，记录问题并即时整改。第十条应急预案1.数量不足：若现场奖牌数量少于确认名单（误差＞0.5%），由后勤保障部立即启用备用库存（按10%比例提前准备）；无备用库存时，向会员说明情况并承诺3个工作日内补发，赠送俱乐部定制徽章作为补偿。2.信息错误：若会员信息与系统不符（如参赛号错误），引导至复核窗口，由赛事部、技术部现场核查计时芯片数据，确认完赛资格后补发。3.现场突发：如遇暴雨、停电等不可抗力，线下发放点转移至备用场地（如赛事主帐篷），启用纸质签收表记录，事后补录系统。---第四章赛中发放执行流程第十一条线下赛事发放流程1.完赛确认：会员通过终点计时拱门后，计时系统自动标记“完赛”，工作人员核对参赛号码布（或电子手环）与系统信息一致。2.信息核对：会员至“信息核对区”，工作人员通过会员管理系统输入参赛号，调取《奖牌发放确认表》，确认姓名、组别无误。3.奖牌发放：根据组别取出对应奖牌（附赛事纪念卡），装入定制包装盒（印赛事主题标语），递交给会员并说：“恭喜您完成XX赛事！这是为您准备的完赛奖牌，感谢您的参与！”4.签字确认：会员在《现场发放签收表》签字（或电子屏签收），留存联由会员服务部归档。5.合影留念：引导会员至“合影区”（背景板印赛事LOGO及“XX赛事完赛纪念”字样），由工作人员拍摄照片（电子版赛后3日发送至会员邮箱）。第十二条线上赛事发放流程1.申领启动：赛事结束后24小时内，技术部同步完赛数据至线上平台，会员登录“会员中心-赛事服务”模块，点击“奖牌申领”，填写收件地址（需精确到门牌号）、联系电话。2.信息审核：会员服务部在48小时内审核申领信息（重点核查是否完赛、地址是否有效），审核通过后推送“申领成功”短信；未通过者标注原因（如“未完成规定里程”）并告知。3.物流配送：后勤保障部根据审核名单，3个工作日内完成奖牌打包（填充防撞气泡膜，外附“XX跑步俱乐部赛事奖牌”专属面单），委托合作物流发出，同步物流单号至会员平台。4.异常处理：若物流显示“拒收”“地址错误”，会员服务部在2个工作日内联系会员确认，重新发送；超过15日未签收的，电话回访并登记备注。第十三条现场督导与反馈收集1.工作组安排2名督导员在发放点巡查，每小时统计发放进度（完成率、问题数量），实时反馈至工作群；2.现场设置“意见箱”，会员可投递纸质建议或扫描二维码填写电子问卷（问题包括“发放速度是否满意”“奖牌设计是否喜欢”等）。---第五章赛后管理与总结第十四条数据归档与复盘1.赛后3个工作日内，会员服务部完成《现场发放签收表》与系统数据核对，形成《奖牌发放总结报告》（含发放数量、问题类型、会员反馈），提交工作组；2.技术部将电子数据（完赛记录、申领信息、物流单号）备份至俱乐部云服务器，保存期限为5年（赛事结束后）。第十五条剩余物资管理1.未发放的奖牌（含备用库存）由后勤保障部清点登记，标注赛事名称、组别、数量，存入物资仓库；2.过期或损坏的奖牌（如表面氧化、标识脱落），经行政部审批后统一销毁（拍摄销毁过程留存），禁止流入非会员渠道。第十六条会员满意度提升1.赛后5个工作日内，会员服务部统计满意度调查结果（目标：满意度≥90%），对“不满意”会员100%回访，记录具体诉求（如“发放速度慢”“奖牌包装简陋”）；2.针对共性问题（如“线上申领流程复杂”），由技术部优化平台界面；针对个性需求（如“定制刻字服务”），纳入下一年度赛事方案讨论。第十七条总结改进会议赛后10个工作日内，工作组召开总结会，重点分析：-流程漏洞（如数据核对耗时过长）；-技术瓶颈（如系统卡顿影响发放速度）；-会员需求