跑步俱乐部赛事补给采购工作方案

跑步俱乐部赛事补给采购工作方案第一章总则第一条制定目的为规范跑步俱乐部赛事补给采购工作流程，保障赛事期间补给物资的安全性、充足性与适用性，提升参赛会员及工作人员的体验感，助力俱乐部赛事品牌建设，结合俱乐部实际运营需求，特制定本方案。第二条适用范围本方案适用于俱乐部主办或承办的各类跑步赛事（含马拉松、越野跑、趣味跑等）的补给物资采购工作，涵盖赛前需求调研、供应商管理、采购执行、质量管控及应急处理等全流程环节。第三条基本原则1.安全优先：以保障参赛人员身体健康为核心，严格把控补给物资的质量安全标准；2.需求导向：结合赛事类型、规模、路线及参赛人群特征，精准匹配补给种类与数量；3.成本可控：在保证质量的前提下，优化采购成本，避免资源浪费；4.公开透明：采购过程全程留痕，接受俱乐部内部监督与会员反馈，确保公平合规。第二章组织架构与职责分工第四条采购工作小组设立俱乐部设立“赛事补给采购工作小组”（以下简称“采购小组”），全面统筹补给采购工作。小组成员由行政主管（组长）、赛事运营部负责人（副组长）、采购专员、财务专员及2名会员代表（可选）组成，成员数量根据赛事规模动态调整。第五条职责划分1.组长（行政主管）：负责审批采购计划、供应商名单及重大采购决策，监督全流程合规性；2.副组长（赛事运营部负责人）：提供赛事基本信息（如参赛人数、路线长度、天气预测等），审核补给需求清单的合理性；3.采购专员：具体执行市场调研、供应商对接、合同签订及物资验收等工作；4.财务专员：审核采购预算，监督资金使用，参与供应商价格谈判；5.会员代表：从参赛者视角反馈补给需求建议，参与供应商服务质量评估。第三章需求调研与采购计划编制第六条赛前需求收集1.赛事特征分析：根据赛事类型（如马拉松需长距离补给，越野跑需便携高能补给）、参赛规模（1000人以下/1000-5000人/5000人以上）、路线环境（城市道路/山地/高温高湿区域），明确补给重点（如水、功能饮料、能量胶、水果等）；2.参赛人群需求：通过会员问卷、历史参赛反馈收集偏好（如有无素食者、过敏人群），针对性增加无麸质饼干、无乳糖饮品等特殊补给；3.气候因素：高温赛事需增加电解质水、冰袋；低温赛事可增设热饮（如姜茶）。第七条历史数据参考采购小组需调取近3届同类型赛事的补给消耗数据（如每公里补给点人均饮水量、能量胶消耗率），结合本届赛事规模调整采购量，误差控制在±10%以内。第八条预算编制与审批1.采购专员根据需求清单，结合市场价格（通过至少3家供应商比价）编制《赛事补给采购预算表》，明确物资名称、规格、单价、数量及总金额；2.预算表经财务专员审核成本合理性、副组长确认需求匹配性后，提交组长审批；3.预算审批通过后，作为采购执行的核心依据，超预算支出需经组长书面批准。第四章供应商管理第九条供应商准入标准1.资质要求：供应商须具备食品经营许可证（如涉及食品类补给）、营业执照，近3年无重大质量安全事故记录；2.产品标准：提供补给物资的检测报告（如食品需含微生物、添加剂合格证明），进口产品需附海关报关单及检验检疫证明；3.服务能力：具备应急配送能力（承诺赛事前48小时内可完成紧急补货），提供售后响应机制（如24小时内处理质量问题）。第十条供应商评选流程1.初步筛选：采购小组根据准入标准，从俱乐部供应商库或公开招标中筛选5-8家候选供应商；2.综合评审：由采购小组全体成员组成评审组，从“质量（40%）、价格（30%）、服务（20%）、资质（10%）”四维度打分（详见附件1《供应商评分表》）；3.结果公示：按得分从高到低确定前3名为候选，在俱乐部官网公示3个工作日，无异议后确定最终供应商。第十一条合作协议签订1.采购专员与供应商签订《赛事补给采购合同》，明确以下内容：-物资明细（名称、规格、数量、单价）；-质量标准（如食品保质期需≥6个月，且赛事期间剩余保质期≥1/3）；-交付时间（赛前72小时完成首批交付，赛前24小时完成全部交付）；-违约责任（如延期交付按日扣除合同总额1%违约金，质量不达标需双倍补货）；-售后条款（赛事期间提供现场驻点服务，处理物资损耗或突发需求）。第五章采购执行与验收管理第十二条合同履约跟踪1.采购专员需在合同签订后3个工作日内，与供应商确认生产排期、物流方案（如冷链运输要求），并定期（每2日）跟进生产进度；2.赛前5日，供应商需提供《物资出厂检测报告》，采购小组核对报告内容与合同要求一致性，不符合则要求整改；3.物流环节需选择与供应商长期合作的优质物流商，采购专员留存物流单号并实时追踪，确保物资按时抵达赛事仓库。第十三条物资验收标准1.数量验收：按合同清单逐一点验，误差超过±2%需立即与供应商沟通补货；2.质量验收：-外观检查：包装无破损、标识清晰（含生产日期、保质期、成分表）；-抽样检测：食品类按5%比例抽样（不少于10件），委托第三方检测机构核查微生物、添加剂等指标；-功能验证：如能量胶需检查包装密封性，运动饮料需确认无沉淀、异味；3.验收合格后，由采购专员、赛事运营部负责人共同签署《物资验收单》；不合格物资当场封存，24小时内要求供应商退换。第十四条入库与仓储管理1.验收合格物资按类别（水、饮料、食品、应急药品）存放于专用仓库，分区标识清晰；2.仓库需满足存储条件（如食品类需常温干燥，冰袋需冷藏），安排专人每日检查温湿度并记录；3.赛前24小时，按补给点分布（如每5公里1个补给站）进行物资分装，标注“XX公里补给站专用”，避免错发。第六章质量管控与问题处理第十五条全流程质量监督1.生产环节：对高风险物资（如自制能量棒），采购小组可派专人赴供应商生产现场监督，核查原料来源、加工卫生及包装流程；2.运输环节：要求供应商提供运输过程温湿度记录（如冷链运输需保持2-6℃），留存物流监控视频备查；3.赛事现场：每个补给站安排1名志愿者监督物资取用，发现包装破损、过期等问题立即停用并上报。第十六条质量问题处理机制1.轻微问题（如包装轻微破损但内容物完好）：现场更换包装，记录问题物资数量，赛后与供应商协商扣减货款；2.严重问题（如过期食品、检测不合格）：立即停用并封存，2小时内上报组长及赛事组委会，启动应急补给方案（详见第七章），同时向市场监管部门报备；3.责任追溯：因供应商原因导致的质量问题，按合同条款追究赔偿责任，并将其列入俱乐部“黑名单”，3年内不得合作。第七章应急采购与保障第十七条应急预案制定采购小组需针对以下场景制定《赛事补给应急方案》：1.物资短缺：因参赛人数超预期或消耗过快导致补给不足；2.运输延误：因交通管制、极端天气导致物资未按时抵达；3.质量问题：验收或赛事中发现大规模不合格物资。第十八条应急措施执行1.备用供应商：提前与2-3家优质供应商签订《应急合作协议》，明确紧急情况下的供货价格与响应时间（如4小时内送达）；2.现场采购：赛事期间，授权采购专员在预算10%范围内，从赛事举办地附近超市、便利店紧急采购基础物资（如水、面包），需留存发票及物资照片备查；3.内部调配：若某补给站物资剩余，经赛事运营部确认后，由志愿者通过接驳车调运至短缺站点。第八章附则