汽车租赁公司网络设备采购办法

汽车租赁公司网络设备采购办法第一章总则第一条为规范汽车租赁公司（以下简称“公司”）网络设备采购行为，提升采购效率与资源配置科学性，保障网络系统稳定运行，支撑公司数字化转型与业务发展需求，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》等法律法规及公司内部管理制度，结合行业特点与实际需求，制定本办法。第二条本办法适用于公司总部及各分支机构（含全资、控股子公司）因业务运营、管理支撑、技术升级等需要，采购网络设备的全流程管理，包括但不限于交换机、路由器、无线AP、防火墙、服务器、存储设备、网络安全设备及配套软件等。第三条网络设备采购遵循以下原则：（一）需求导向原则：以业务实际需求为核心，避免冗余采购与资源浪费；（二）技术适配原则：设备性能、参数与现有网络架构、未来扩展需求相匹配；（三）成本效益原则：在满足功能要求的前提下，综合考虑采购成本、运维成本与生命周期价值；（四）合规透明原则：严格履行审批程序，确保采购过程公开、公平、公正；（五）安全可控原则：优先选用符合国家信息安全标准、具备可靠售后服务的设备。第二章管理职责第四条公司设立网络设备采购管理小组（以下简称“采购小组”），由分管行政的副总经理任组长，成员包括信息技术部、行政部、财务部、审计部负责人及相关业务部门代表，负责统筹采购决策与监督。第五条各部门具体职责划分：（一）信息技术部：负责提出技术需求，审核设备技术参数、兼容性及安全性；参与供应商技术评估、合同技术条款审核及设备验收；（二）行政部：负责采购流程组织实施，包括需求汇总、供应商筛选、采购文件编制、合同签订及履约跟踪；（三）财务部：负责采购预算审核、资金支付及成本核算；监督采购活动的财务合规性；（四）审计部：负责采购全流程的合规性监督，对供应商选择、招标评标、合同执行等环节进行审计；（五）使用部门（含分支机构）：负责提出具体采购需求，说明设备用途、使用场景及功能要求；参与设备验收与日常使用反馈。第三章需求管理第六条需求提报：使用部门需在每年12月15日前提交下一年度网络设备采购需求清单，说明设备名称、数量、功能要求、预算金额及使用场景（新增业务、设备更新或扩容等）；临时紧急需求需单独提交申请，注明紧急原因及预期交付时间。第七条需求审核：（一）信息技术部对需求的技术可行性、兼容性及安全性进行审核，重点核查设备参数是否符合公司网络架构标准（如网络协议、接口类型、带宽要求等），是否存在重复采购或过度配置；（二）财务部对需求的预算合理性进行审核，结合历史采购成本、市场价格及年度预算总额提出意见；（三）采购小组对审核通过的需求进行集体决策，确定年度采购计划；紧急需求需经分管副总经理审批后纳入临时采购计划。第八条需求调整：年度采购计划执行过程中，因业务变更、技术升级等需调整需求的，使用部门需提交书面申请，经信息技术部、财务部审核，采购小组审批后生效。第四章供应商管理第九条供应商准入：（一）供应商需具备独立法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证及相关行业资质（如信息系统集成资质、网络设备代理授权等）；（二）近3年内无重大违法违规记录，未被列入失信被执行人或政府采购严重违法失信名单；（三）具备与采购设备相匹配的技术能力与服务能力，提供设备原厂授权书（非原厂直供时）、售后服务承诺（含故障响应时间、维修周期等）；（四）优先选择与公司有长期合作、服务记录良好的供应商，或行业内知名度高、市场占有率领先的品牌厂商。第十条供应商库管理：行政部负责建立并维护“合格供应商库”，入库供应商需经采购小组评审通过；库内供应商信息包括企业资质、产品目录、历史合作记录、服务评价等，每年度更新一次。第十一条供应商评估：（一）采购完成后，使用部门、信息技术部、行政部联合对供应商的交货及时性、设备质量、技术支持、售后服务等进行综合评分（满分100分），评分结果纳入供应商档案；（二）评分低于70分的供应商，列入“观察名单”，限制参与下一年度采购；连续两次评分低于70分的，从合格供应商库中剔除；（三）对优质供应商（评分≥90分），可给予优先合作、简化审批流程等激励措施。第五章采购实施流程第十二条采购方式选择：根据采购金额、需求紧急程度及市场竞争情况，选择以下方式：（一）公开招标：单次采购金额≥50万元，或采购内容技术复杂、需广泛竞争的，采用公开招标；（二）竞争性谈判：单次采购金额20万-50万元，或技术参数明确但市场供应商较少的，从合格供应商库中选择3家及以上供应商谈判；（三）单一来源采购：因技术兼容性要求需与现有设备同品牌、同型号，或紧急需求且仅有唯一供应商可满足的，经采购小组审批后实施；（四）询价比价：单次采购金额＜20万元，从合格供应商库中选择3家及以上供应商比价，综合价格、服务等因素确定供应商。第十三条招标与谈判程序：（一）公开招标：行政部编制招标文件（含技术要求、商务条款、评标标准等），通过公司官网或招标平台发布公告；组建评标委员会（由采购小组成员及外部专家组成），按“技术分（40%）+商务分（30%）+价格分（30%）”综合评分确定中标方；（二）竞争性谈判：行政部向候选供应商发送谈判文件，组织多轮报价与技术澄清，最终确定最优方案；（三）单一来源采购：需提供技术兼容性说明或紧急需求证明，经采购小组2/3以上成员同意后签订合同。第十四条合同签订与履行：（一）中标（成交）后，行政部与供应商签订采购合同，明确设备型号、数量、价格、交货时间、技术标准、售后服务（含质保期、维修响应时间等）及违约责任；（二）合同需经法务部审核、分管副总经理审批后生效；金额≥100万元的合同需提交总经理办公会审议；（三）行政部跟踪合同履行情况，督促供应商按约定时间、地点交付设备；如遇延迟交货或质量问题，按合同条款追究责任。第六章验收与交付第十五条设备验收：（一）设备到货后，行政部组织信息技术部、使用部门共同验收，验收内容包括：1.外观检查：设备包装是否完好，配件（电源线、网线、说明书等）是否齐全；2.技术检测：通过专业工具测试设备性能（如带宽、延迟、吞吐量等），验证是否符合技术参数要求；3.功能测试：模拟实际使用场景，测试设备与现有网络的兼容性及稳定性；（二）验收合格后，三方签署《网络设备验收单》；验收不合格的，行政部应在3个工作日内通知供应商退换或整改，逾期未处理的按合同违约条款执行。第十六条交付与归档：（一）验收合格后，设备移交使用部门管理，行政部同步更新《网络设备台账》（含设备名称、型号、序列号、供应商、使用部门、存放地点等信息）；（二）采购过程文件（需求申请、招标文件、合同、验收单等）由行政部整理归档，保存期限不少于10年。第七章资产登记与维护第十七条资产登记：财务部根据验收单将设备纳入固定资产管理，登记资产编号、原值、折旧年限等信息；使用部门指定专人负责设备日常保管，避免丢失或损坏。第十八条运维管理：（一）信息技术部负责设备的技术运维，制定网络设备巡检计划（每月至少1次），记录运行状态、故障处理情况；（二）质保期内设备出现故障，由供应商负责维修；质保期外，可选择原供应商或合格供应商库内其他服务商提供维护，单次维修费用≥1万元的需履行审批程序；（三）设备报废需由使用部门提出申请，信息技术部确认无修复价值，财务部核实资产状态，经采购小组审批后执行，报废收入按公司财务制度处理。第八章监督与责任第十九条监督机制：审计部对采购全流程进行监督，重点检查需求审核、供应商选择、招标评标、合同执行等环节的合规性；每季度抽取10%的采购项目进行专项审计，结果向总经理办公会汇报。第二十条责任追究：（一）对未按本办法履行审批程序、虚假提报需求、与供应商串通舞弊等行为