办公行政工作标准化操作手册

办公行政日常工作标准化操作手册一、会议室预订与管理（一）适用工作场景部门例会、项目研讨会、外部客户洽谈、员工培训、临时小型会议等需使用公司会议室的场景。（二）标准化操作步骤1.会议室预订（提前1-2个工作日）步骤1：预订人登录公司OA系统或使用会议室预订登记表（见配套表单），填写会议室名称、会议时间、预计时长、参会人数、会议主题、设备需求（投影仪、麦克风、白板等）、预订人及联系方式。步骤2：系统自动或人工核对会议室使用冲突，若所选时间段已被占用，需协调更换会议室或调整时间。步骤3：确认预订成功后，系统发送邮件或短信至预订人及会议室管理员，预订人需同步告知参会人员会议地点及注意事项。2.会前准备（会议开始前30分钟）步骤1：会议室管理员根据预订信息，提前开启会议室电源、空调，调试投影、麦克风等设备，保证正常运行。步骤2：根据参会人数摆放桌椅（如圆桌式、课桌式），配备白板笔、板擦、饮用水、纸杯等物资。步骤3：若为重要会议，管理员需在会议室门口放置会议指引牌（标注会议名称、楼层）。3.会中服务（会议期间）步骤1：管理员或预订人提前10分钟到会议室引导参会人员就座，协助调试设备需求。步骤2：会议期间，如需临时增加设备或物资，及时联系行政部同事支持，避免影响会议进程。4.会后整理（会议结束后15分钟内）步骤1：预订人或最后离开会议室人员需关闭投影、空调、灯光等设备，整理桌椅，清理垃圾，保证会议室恢复整洁。步骤2：管理员检查会议室物资（白板笔、纸杯等）是否齐全，如有缺失或损坏，及时补充并记录。（三）配套表单模板表1：会议室预订登记表预订日期会议室名称会议时间预计时长参会人数会议主题设备需求预订人联系方式审批人（若有）2023-10-08301会议室14:00-16:002小时10项目季度复盘会投影仪、白板*同事*经理（四）执行需知会议室预订遵循“先到先得”原则，紧急会议可优先协调空闲会议室；会议超时30分钟以上需重新预订，避免影响后续会议安排；严禁私自占用会议室或更改会议时间，如需变更需提前4小时通知行政部；会议室设备出现故障时，立即联系行政部维修，不得擅自拆卸。二、办公用品申领与管理（一）适用工作场景员工日常办公所需文具（笔、本、文件夹）、耗材（打印纸、墨盒）、工具（剪刀、订书机）等物资的申领与补充。（二）标准化操作步骤1.需求统计与申领（每周五下午集中申领）步骤1：各部门指定专人（如行政对接人）统计下周部门办公用品需求，填写《办公用品申领表》（见配套表单），注明物品名称、规格、数量、申领人及部门。步骤2：申领表需经部门负责人审批签字（或OA系统线上审批），提交至行政部。2.物资发放与登记（每周一下午集中发放）步骤1：行政部根据申领表核对库存，若库存充足，直接发放物资；若库存不足，标注“待采购”并同步启动采购流程。步骤2：申领人在《办公用品发放登记表》（见配套表单）上签字确认，领取物资时需核对物品名称、数量是否准确。3.库存盘点与采购（每月末最后一个工作日）步骤1：行政部对办公用品库存进行全面盘点，核对台账与实际库存，填写《办公用品库存盘点表》（见配套表单）。步骤2：对库存低于安全库存（如打印纸≤5包、签字笔≤10支）的物品，制定采购计划，填写《办公用品采购申请表》，经行政负责人审批后联系供应商采购。（三）配套表单模板表2：办公用品申领表申领部门申领日期物品名称规型号申领数量用途审批人申领人市场部2023-10-06签字笔0.5mm20支日常办公*经理*同事行政部2023-10-06A4打印纸80g10包文件打印*主管*同事表3：办公用品库存盘点表盘点日期物品名称规型号账面数量实际数量差异差异原因负责人2023-09-30订书机标准款10个8个-2领用未登记*同事2023-09-30文件夹A450个50个0-*同事（四）执行需知办公用品按需申领，杜绝浪费，严禁私人领用；申领需提前1个工作日提交，紧急需求可联系行政部协调临时调配；行政部每月5日前公示上月办公用品库存及发放情况，接受各部门监督；耗材类物品（如墨盒）以旧换新，旧物资需交回行政部统一处理。三、访客接待与引导（一）适用工作场景外部客户来访、上级单位检查、合作伙伴洽谈、应聘者面试等需接待公司外部人员的场景。（二）标准化操作步骤1.访客预约与登记（提前1天预约）步骤1：对接人提前与访客确认来访时间、人数、身份（客户/应聘者/其他）、来访事由，填写《访客预约登记表》（见配套表单），提交至行政部。步骤2：行政部根据访客信息准备《访证》（如需），提前安排访客停车位（如需），并通过邮件或短信对接人告知访客接待流程。2.接待准备（访客到达前20分钟）步骤1：对接人或行政部同事在前台接待区等候，整理接待环境（如桌面整洁、茶水备齐）。步骤2：若为重要客户，提前准备公司宣传册、项目资料、名片等，放置于接待区；若为应聘者，提前协调面试会议室并告知HR。3.迎接与引导（访客到达时）步骤1：前台人员主动起身问候“您好，请问找哪位？”，确认访客身份及预约信息，引导访客至接待区就座。步骤2：对接人或行政部同事及时到达接待区，与访客握手问候，自我介绍并引导至会议室（若需）。4.接待服务与送客（接待过程中）步骤1：为访客提供茶水（根据季节提供热水/温水，询问是否需要添加），主动介绍公司概况（若为首次来访）。步骤2：对接人与访客沟通期间，行政部同事可在附近待命，需临时添加物资或设备时及时支持。步骤3：访客离开时，对接人送至公司门口或电梯口，礼貌道别；前台人员记录访客离开时间，更新《访客接待记录表》（见配套表单）。（三）配套表单模板表4：访客预约登记表预约日期访客姓名单位名称联系方式到访时间离开时间接待部门接待人事由是否需停车位2023-10-09*先生科技有限公司139567810:0011:30销售部*经理项目洽谈是表5：访客接待记录表接待日期访客姓名到访时间离开时间接待部门接待人接待事由备注（如提供的物资）2023-10-09*女士14:0015:20人事部*主管应聘面试提供矿泉水1瓶（四）执行需知访客需在前台登记并佩戴《访证》后方可进入办公区域，严禁无关人员随意进出；接待人员需保持仪容整洁、言行得体，主动介绍公司文化，不得泄露公司机密信息；若访客临时取消或变更行程，对接人需提前2小时通知行政部；接待区域需保持安静，避免大声喧哗影响正常办公。四、文件归档与保管（一）适用工作场景公司合同、制度文件、会议纪要、项目资料、外部函件等具有保存价值的纸质或电子文件的归档与管理。（二）标准化操作步骤1.文件分类与编号（文件形成后1个工作日内）步骤1：根据文件类型（如行政类、财务类、人事类、项目类）、年份、部门进行分类，参考公司《文件分类编号规则》进行编号（如“XZ-2023-市场部-001”）。步骤2：电子文件需同步命名（格式：“分类-年份-部门-序号-文件名”，如“行政-2023-市场部-001-项目合作协议”），存储于指定服务器文件夹，避免重复存储。2.文件整理与装订（归档前1个工作日）步骤1：纸质文件去除夹子、回形针等金属物，按时间顺序或逻辑顺序排序，检查是否有缺页、破损，必要时进行修补。步骤2：使用档案夹或文件夹装订，每份文件附《文件归档标签》（注明编号、名称、日期、部门、页数），标签粘贴于档案夹脊背或右上角。3.文件归档与登记（归档当日完成）步骤1：纸质文件存放于指定档案柜，按“从上到下、从左到右”顺序排列，档案柜张贴《档案柜存放清单》（注明柜内文件分类及编号范围）。步骤2：电子文件至服务器后，填写《文件归档登记表》（见配套表单），记录文件编号、名称、类型、归档人、归档日期、存放位置（纸质/电子路径）。4.文件借阅与归还（借阅需审批）步骤1：借阅人填写《文件借阅申请表》（见配套表单），注明文件编号、名称、借阅事由、借阅期限，经部门负责人审批后提交至行政部。步骤2：行政部核对借阅权限，纸质文件需签字登记，电子文件通过OA系统借阅模块申请，借阅期限不超过3个工作日（特殊文件需延长需重新申请）。步骤3：借阅人归还文件时，行政部检查文件是否完好，电子文件确认是否删除本地副本，更新《文件借阅归还记录表》（见配套表单）。（三）配套表单模板表6：文件归档登记表归档日期文件编号文件名称文件类型归档人存放位置（档案柜/电子路径）页数备注2023-10-08XZ-2023-行政部-0152023年第四季度行政工作计划行政类*同事A柜-1层-行政类8纸质2023-10-08XZ-2023-销售部-003项目合作协议项目类*同事服务器-销售部-项目文件15电子表7：文件借阅申请表借阅日期文件编号文件名称借阅人借阅部门借阅事由借阅期限审批人2023-10-09XZ-2023-人事部-0082023年员工招聘制度*同事市场部参考招聘流程制定3个工作日*经理（四）执行需知涉密文件（如财务报表、未公开合同）需单独存放，由行政部专人管理，借阅需经总经理审批；纸质文件保存期限：永久保存（如公司章程）、10年（如年度工作计划）、5年（如日常通知），到期需经鉴定后统一销毁；行政部每半年对档案柜进行一次除尘、防潮处理，保证文件存放环境安全；员工离职时需归还所借全部文件，行政部确认无误后方可办理离职手续。五、固定资产管理（一）适用工作场景电脑、打印机、办公家具、投影仪等公司固定资产的采购、领用、调拨、维修、报废等管理场景。（二）标准化操作步骤1.资产采购与入库（采购后3个工作日内完成）步骤1：需求部门填写《固定资产采购申请表》（见配套表单），注明资产名称、规格、数量、用途、预算，经部门负责人、行政部、财务部审批后启动采购。步骤2：采购到货后，行政部、需求部门、财务部共同验收，核对资产信息（品牌、型号、配置）与采购申请是否一致，填写《固定资产验收单》（见配套表单）。步骤3：验收合格后，行政部为资产粘贴“固定资产标签”（编号、名称、采购日期、使用部门），信息录入固定资产管理系统，建立台账。2.资产领用与调拨（领用/调拨当日完成）步骤1：领用人填写《固定资产领用/调拨申请表》（见配套表单），注明资产编号、领用部门、领用人、用途，经部门负责人审批后提交至行政部。步骤2：行政部核对资产信息，办理领用手续，领用人签字确认《固定资产领用登记表》（见配套表单），资产移交至使用部门。步骤3：部门间调拨需原使用部门、新使用部门、行政部三方确认，更新台账信息，保证账实相符。3.资产维修与保养（故障/定期保养时）步骤1：资产出现故障时，使用人填写《固定资产维修申请表》（见配套表单），描述故障现象，提交至行政部。步骤2：行政部联系维修方（保修期内联系供应商，保修期外联系合作维修商），跟踪维修进度，维修完成后验收并记录维修费用。步骤3：行政部每半年对固定资产进行一次全面检查（如电脑除尘、打印机清理），延长资产使用寿命。4.资产盘点与报废（每季度末盘点）步骤1：行政部组织各部门对固定资产进行季度盘点，填写《固定资产盘点表》（见配套表单），核对台账与实际资产数量、状态。步骤2：对盘盈、盘亏、报废资产，查明原因并填写《固定资产盘点差异报告》，经行政部、财务部负责人审批后处理。步骤3：资产报废需满足以下条件之一：严重损坏无法修复、维修成本超过重置价值、技术淘汰无法使用；报废填写《固定资产报废申请表》（见配套表单），经总经理审批后，由行政部统一处置（如变卖、回收），并更新台账。（三）配套表单模板表8：固定资产领用/调拨申请表申请日期资产编号资产名称规型号数量领用/调拨部门领用人/调出部门用途审批人2023-10-09GD-2023-005联想台式电脑ThinkCentreM7001市场部*同事新员工入职*经理表9：固定资产盘点表盘点日期资产编号资产名称使用部门