企业文件归档及管理制度文档模板

企业文件归档及管理制度一、适用范围与背景本制度模板适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的文件归档管理工作，旨在规范文件从形成到销毁的全生命周期管理，保证文件的真实性、完整性、安全性及可追溯性。通过标准化流程，满足企业合规运营、历史追溯、决策支持等核心需求，同时降低文件管理风险，提升信息利用效率。二、文件归档管理全流程操作指引（一）文件分类：明确标准，科学划分分类维度：按部门：综合管理部、财务部、人力资源部、业务部等；按类型：行政文件（通知、会议纪要）、业务文件（合同、项目方案）、财务文件（凭证、报表）、人事文件（招聘、劳动合同）、技术文件（图纸、研发文档）等；按密级：公开文件（内部共享）、内部文件（部门内传阅）、秘密文件（需审批查阅）、机密文件（严格管控）。分类要求：各部门需结合实际业务，制定本部门《文件分类细则》，报综合管理部备案，保证分类标准统一、逻辑清晰。（二）文件收集：责任到人，及时归集收集范围：包括但不限于部门正式发文、外来收文（如客户函件、公文）、会议记录、项目成果、合同协议、审批单据等具有保存价值的文件。责任分工：各部门指定专人（如文员）作为本部门文件收集责任人，负责日常文件的初步整理；涉密文件由部门负责人或指定专人直接收集，保证不外泄。时间要求：文件形成后3个工作日内完成收集，避免文件积压或遗失。（三）文件整理：规范编目，有序存储编目规则：每份文件需编制唯一“归档编号”，格式为“部门代码-年份-文件类型流水号”（如“ZHB-2024-001”）；填写《文件归档登记表》（详见配套表单），包含文件名称、文号、形成日期、页数、密级、归档人、存放位置等信息。整理要求：纸质文件：按编号顺序排序，去除金属夹，采用无酸纸袋或文件夹装订，标注“归档编号”于文件首页右上角；电子文件：按分类建立文件夹，命名规则与纸质文件一致，存储于企业指定服务器或加密云盘，定期备份（每月1次）。（四）归档移交：规范交接，留存凭证移交流程：部门收集责任人整理完毕后，填写《文件归档移交清单》，与综合管理部档案管理员共同核对文件数量、编号、完整性；双方确认无误后，在移交清单上签字（纸质文件需一式两份，部门与档案室各存一份；电子文件需移交后由档案管理员确认接收状态）。归档时限：每月最后5个工作日内，各部门完成当月文件归档移交。（五）保管维护：安全存储，定期检查存储环境：纸质档案室：需配备防火、防潮、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案：服务器需定期杀毒，访问权限分级管理，重要文件需异地备份（每季度1次）。定期检查：档案管理员每季度对档案进行全面检查，查看是否有虫蛀、霉变、损坏等情况，电子档案需验证备份文件的可读性，发觉问题及时处理并记录。（六）借阅使用：规范流程，追溯责任借阅权限：公开文件：员工可自行申请，经部门负责人审批后查阅；内部/秘密文件：需经部门负责人及档案管理员双重审批；机密文件：需报请企业分管领导（如副总经理）审批，且仅限档案室查阅，不得带出。借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限；审批通过后，档案管理员按权限提供文件（纸质文件需登记借阅时间、归还时间；电子文件需开启“查阅水印”功能）；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还，如需续借需提前2个工作日申请。（七）鉴定销毁：合规处置，杜绝风险鉴定流程：档案管理员每年年底组织文件鉴定小组（由综合管理部、法务部、业务部门代表组成，如法务专员、业务经理），对到期文件进行价值评估；区分“继续保存”和“予以销毁”两类，其中“继续保存”文件需重新划定保管期限，“予以销毁”文件编制《文件销毁清单》。销毁要求：纸质文件：采用碎纸机销毁，由档案管理员与监销人（如审计部代表）共同在场监督，销毁后在《文件销毁清单》上签字确认；电子文件：彻底删除并清除备份存储介质，保证无法恢复，销毁过程需记录日志。三、配套管理表单模板表1：文件分类目录表（示例）部门代码部门名称文件类型代码文件类型名称包含文件示例保管期限备注ZHB综合管理部XZ行政文件通知、会议纪要、规章制度10年涉密文件单独存放CW财务部CW财务文件凭证、报表、审计报告30年电子备份双份HR人力资源部RS人事文件劳动合同、离职证明、培训记录员工离职后10年加密存储表2：文件归档登记表文件名称文号形成部门形成日期页数密级归档编号归档人归档日期存放位置（档案柜编号/电子路径）2024年度经营目标通知ZHB〔2024〕001综合管理部2024-01-053公开ZHB-2024-XZ-001**2024-01-08A-01-01项目合同HT-2024-005业务一部2024-02-1515秘密YWB-2024-YW-005**2024-02-20B-03-05（密码柜）表3：文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅文件名称文号/归档编号借阅事由借阅期限审批人（部门）审批人（档案室）借阅日期归还日期归还状态（是/否）**业务一部项目合作方案YWB-2024-YW-003项目汇报2024-03-01至2024-03-05赵六钱七2024-03-012024-03-05是表4：文件销毁审批表文件名称文号/归档编号保管期限销毁原因（到期/无保存价值）销毁数量（页/份）鉴定小组意见部门负责人签字档案管理员签字监销人签字销毁日期2022年会议纪要ZHB-2022-XZ-00510年已到期，无继续保存价值50页同意销毁孙八周九吴十2024-03-15四、关键执行要点与风险规避（一）分类标准统一性各部门制定的《文件分类细则》需经综合管理部审核，避免因分类差异导致文件检索困难；新增文件类型时，及时更新分类目录并备案。（二）归档及时性部门文件收集责任人需每月定期提醒本部门人员提交文件，档案管理员对逾期未归档的部门进行通报，保证文件不积压、不遗失。（三）保密文件管理秘密、机密文件需单独存放，查阅权限严格审批，电子涉密文件需加密存储且禁止外传，纸质涉密文件销毁时需双人监销。（四）电子文件备份电子档案需采用“本地服务器+异地备份”双机制，每季度验证备份数据的完整性，避免因设备故障或病毒导致文件丢失。（五）销毁合规性文件销毁前必须经过鉴定小组评估，严禁私自销毁；销毁过程需全程记录，保存《文件销毁清单》不少