公司人力资源管理系统操作手册

公司人力资源管理系统操作手册1.系统概述本手册旨在指导公司员工及人力资源管理人员使用人力资源管理系统（以下简称“系统”），规范操作流程，提升工作效率。系统涵盖员工信息管理、考勤管理、薪酬管理、培训管理、绩效管理等核心功能，适用于新员工入职、日常人事业务办理、数据统计分析等全场景操作。2.员工信息管理2.1适用场景新员工入职登记与信息录入在职员工个人信息变更（如联系方式、岗位、部门等）员工离职手续办理及信息归档2.2操作步骤2.2.1新员工入职信息录入登录系统：通过公司内部账号登录系统，进入“人事管理”模块。进入员工管理：“员工信息”→“新增员工”，进入信息填写界面。填写基本信息：依次录入员工姓名（*小明）、性别、证件号码号、出生日期、入职日期、所属部门（人力资源部）、岗位（招聘专员）、劳动合同期限等必填项；选填项包括学历、政治面貌、紧急联系人信息等。附件：在“附件”区域员工证件号码复印件、学历学位证书、劳动合同扫描件（PDF格式，单个文件不超过5MB）。提交审核：“保存并提交”，系统自动推送至部门负责人及人力资源部审核。审核通过：审核通过后，系统自动员工编号（如“YG2024001”），员工可通过“个人信息”模块查看完整信息。2.2.2员工信息变更发起变更申请：登录系统，进入“员工信息”→“信息维护”，选择需变更的员工，“修改信息”。填写变更内容：仅可修改允许变更的字段（如联系方式、现居住地址等），岗位/部门变更需同步填写变更生效日期。提交审批：变更信息保存后，提交至部门负责人审批；涉及岗位/部门调整的，需额外提交人力资源部审批。生效确认：审批通过后，变更信息实时更新至系统，历史数据可追溯（在“变更记录”中查看）。2.2.3员工离职办理发起离职流程：部门负责人或人力资源部在系统中选择离职员工（*小红），“离职申请”，填写离职日期、离职原因（如个人原因、合同到期等）。审批流程：系统自动推送至部门负责人、人力资源部、总经理依次审批，各环节需在1个工作日内完成。信息归档：审批通过后，系统自动将员工状态变更为“已离职”，并归档至离职员工库，相关信息仅对授权人员可见。2.3模板参考表2-1员工基本信息表序号字段名称示例内容备注1员工编号YG2024001系统自动2姓名*小明必填3性别男必填4证件号码号110*系统校验格式5入职日期2024-03-01必填6所属部门人力资源部必填7岗位招聘专员必填8劳动合同期限2024-03-01至2027-02-28必填9紧急联系人*选填10紧急联系人电话5678选填，示例格式2.4注意事项证件号码号、员工编号等关键信息不可修改，如需更正需联系人力资源部提交书面申请。附件需保证清晰、完整，避免敏感文件（如内部文件、未公开资料）。信息变更申请需在变动发生前3个工作日提交，保证流程及时完成。3.考勤管理3.1适用场景员工日常打卡（上班/下班）加班申请与审批请假（事假、病假、年假等）申请与审批月度考勤统计与核对3.2操作步骤3.2.1日常打卡登录打卡：通过企业/APP端登录系统，进入“考勤打卡”模块，“上班打卡”或“下班打卡”，系统自动获取打卡时间及位置（需开启定位权限）。异常处理：若忘记打卡，需在24小时内通过“异常打卡申请”提交说明，相关证明（如通勤记录截图），提交至部门负责人审批。3.2.2加班申请发起申请：登录系统，进入“考勤管理”→“加班申请”，选择加班日期、加班时长（如2小时）、加班事由（如项目紧急需求）。证明：如有必要，加班期间的工作成果截图或任务分配记录。审批流程：提交至部门负责人审批，审批通过后加班时长计入考勤统计。3.2.3请假申请选择请假类型：进入“考勤管理”→“请假申请”，选择请假类型（事假/病假/年假等），填写请假起止时间、请假事由。提交证明：病假需医院诊断证明（拍照或扫描件），年假需确认剩余假期天数（系统自动校验）。审批流程：请假1天以内由部门负责人审批，1-3天需人力资源部审批，3天以上需总经理审批，审批通过后请假状态生效。3.2.4月度考勤核对查看统计：每月最后1个工作日，登录系统进入“考勤管理”→“月度统计”，查看个人考勤汇总（出勤天数、加班时长、请假天数等）。异议反馈：如数据有误，需在3个工作日内通过“考勤异议”模块提交反馈，人力资源部在2个工作日内核实并反馈结果。3.3模板参考表3-1月度考勤统计表员工编号姓名部门应出勤天数实际出勤天数加班时长（小时）请假天数（事假/病假/年假）考勤状态YG2024001*小明人力资源部222151（事假）正常YG2024002*小红技术部222280正常3.4注意事项打卡需在规定时间范围内（上班：8:30-9:00，下班：17:30-18:00），逾期打卡将标记为异常。加班申请需在加班发生后2个工作日内提交，逾期视为无效。请假天数包含节假日，年假需提前3个工作日申请，紧急情况需在事后24小时内补申请。4.薪酬管理4.1适用场景月度薪酬数据录入与核算薪酬发放记录查询薪酬明细导出与核对4.2操作步骤4.2.1薪酬核算进入薪酬模块：人力资源部登录系统，进入“薪酬管理”→“薪酬核算”，选择核算月份（如2024年3月）。录入数据：依次录入员工基本工资、绩效工资、加班工资、补贴（如交通补贴、餐补）、扣除项（如社保个人部分、个税）等数据。校验与提交：系统自动计算应发工资、实发工资，“提交”薪酬报表，提交至财务部审核。4.2.2薪酬查询个人查询：员工登录系统，进入“薪酬管理”→“个人薪酬”，选择查询月份，查看薪酬明细（基本工资、绩效工资、扣除项等）。部门查询：部门负责人可查看本部门员工薪酬汇总（需授权），人力资源部可查看全公司薪酬数据。4.3模板参考表4-1薪酬发放明细表员工编号姓名部门基本工资绩效工资加班工资补贴扣除项（社保+个税）实发工资发放日期YG2024001*小明人力资源部8000200050010001500100002024-04-05YG2024002*小红技术部10000300080012002000130002024-04-054.4注意事项薪酬数据录入需经双人核对，保证准确无误。员工薪酬信息严格保密，仅本人及授权人员可查看，禁止外泄。薪酬发放后如有异议，需在发放后5个工作日内反馈至人力资源部。5.培训管理5.1适用场景新员工入职培训计划制定与实施在职员工技能提升培训组织培训效果评估与记录5.2操作步骤5.2.1培训计划制定发起计划：人力资源部登录系统，进入“培训管理”→“培训计划”，“新建计划”，填写培训名称（如“2024年新员工入职培训”）、培训时间、地点、参与人员（新员工）、培训内容（公司制度、业务流程等）。发布计划：计划审核通过后，系统自动向参与人员发送培训通知，员工在“我的培训”中查看详情并确认参与。5.2.2培训实施与反馈签到管理：培训现场，员工通过系统扫码签到，系统自动记录签到时间。反馈提交：培训结束后3个工作日内，员工登录系统进入“培训反馈”，填写培训满意度评分（1-5分）及意见建议。5.3模板参考表5-1培训计划表培训编号培训名称培训时间培训地点参与人员培训内容负责人PX2024001新员工入职培训2024-03-05会议室A2024年3月入职员工公司制度、业务流程、安全规范*5.4注意事项培训计划需提前7个工作日制定，保证场地、讲师等资源落实。员工需按时参加培训，无故缺席将记录在培训档案中。培训反馈需真实客观，人力资源部将根据反馈优化后续培训方案。6.绩效管理6.1适用场景月度/季度/年度绩效考核目标设定员工自评与上级评分考核结果应用（如晋升、调薪）6.2操作步骤6.2.1绩效目标设定目标制定：员工登录系统，进入“绩效管理”→“目标设定”，选择考核周期（如2024年第一季度），填写绩效目标（如“完成招聘计划10人”“培训组织5场”），目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。上级审核：提交至部门负责人审核，审核通过后目标生效，员工可随时查看目标进度。6.2.2绩效评分与反馈员工自评：考核周期结束后，员工登录系统填写自评分数（1-100分）及完成情况说明，提交至部门负责人。上级评分：部门负责人根据员工实际表现进行评分，填写评语及改进建议，提交至人力资源部。结果确认：员工查看评分结果，如有异议可在3个工作日内提交申诉，人力资源部在5个工作日内处理并反馈。6.3模板参考表6-1绩效考核表员工编号姓名部门考核周期绩效目标自评分数上级评分最终得分评语YG2024001*小明人力资源部2024年Q1完成招聘计划10人859087.5招聘效率高，需优化候选人沟通流程YG2024002*小红技术部2024年Q1完成3个项目开发任务959293.5项目质量优秀，团队协作能力强6.4注意事项绩效目标需与岗位职责及公司战略对齐，避免设定过高或过低的目标。评分需客观公正，避免主观臆断，评语需具体指出优点及改进方向。考核结果将作为员工晋升、调薪、培训的重要依据，需及时反馈至员工。7.常见问题与支持7.1常见问题问题1：忘记系统密码怎么办？解决：通过登录页面“忘记密码”功能，使用绑定的手机号验证后重置；如无法重置，联系人力资源部协助处理。问题2：考勤打卡失败如何处理？解决：检查网络连接及定位权限，如仍失败，通过“异常打卡申请”提交说