企业文件归档管理手册维护企业信息安全

企业文件归档管理手册（维护信息安全版）一、手册编制说明本手册旨在规范企业文件归档全流程管理，通过标准化操作保证文件信息安全、完整与可追溯，防范信息泄露风险，支撑企业合规运营。手册适用于企业各部门、各业务场景的文件归档工作，涉及文件、整理、存储、借阅、销毁等全生命周期管理。二、应用场景与适用范围（一）日常业务文件管理各部门在业务开展中形成的合同、报告、方案、会议纪要等纸质或电子文件，需按本手册要求进行分类归档，保证文件在流转、存储过程中的信息安全。（二）审计与合规检查应对年度审计、监管检查或内部合规审查时，需快速提供完整、准确的文件档案。规范的归档管理可保证文件检索效率，避免因文件缺失、混乱导致的合规风险。（三）信息安全事件追溯当发生信息泄露、篡改等安全事件时，通过完整的文件归档记录（如文件流转轨迹、借阅日志），可快速定位问题源头，追溯责任主体，降低事件影响。（四）员工离职与岗位交接员工离职或岗位调整时，需通过文件归档流程完成工作文件交接，保证文件不流失、信息不外泄，保障业务连续性。三、标准化操作流程（一）文件分类与密级划定文件分类标准按业务属性分为：行政管理类（如制度、通知）、人力资源类（如劳动合同、考核记录）、财务审计类（如凭证、报表）、业务运营类（如合同、客户资料）、技术研发类（如项目方案、代码文档）等。按载体形式分为：纸质文件、电子文件（含本地存储、云端存储）。密级划定规则公开级：可对外公开，如企业宣传册、公开年报。内部级：仅限企业内部员工知悉，如部门工作计划、会议通知。秘密级：仅限相关部门及授权人员知悉，如未公开的合同条款、客户敏感信息。机密级：仅限核心管理层及指定人员知悉，如并购方案、核心技术数据。注：密级由文件形成部门负责人初审，信息安全部门复核确认，标注于文件首页及封面。责任人划分文件形成部门为归档责任主体，指定专人（如某某）负责本部门文件分类与密级初判；信息安全部门负责密级审核与归档监督。（二）归档范围与时间要求纳入归档的文件类型反映企业主要职能和活动的文件（如战略规划、年度总结）；业务往来中具有保存价值的凭证（如合同、协议、发票复印件）；会议、培训、调研等活动的记录（如会议纪要、培训课件、调研报告）；人力资源管理核心文件（如劳动合同、离职证明、奖惩记录）；技术研发过程中的成果文件（如专利申请材料、技术图纸、测试报告）。归档时限纸质文件：业务完成后3个工作日内完成整理，5个工作日内移交档案室；电子文件：业务完成后24小时内至指定企业云盘，并填写《电子文件归档登记表》；年度汇总文件：次年1月10日前完成上年度全部文件归档。（三）文件整理与立卷纸质文件整理排序：按文件形成时间或业务流程顺序排列，依次为：文件处理单、附件、审批记录。编页：采用阿拉伯数字连续编页，正面编于右上角，反面编于左上角（单面文件仅编正面）。装订：左侧装订，保证不掉页、不倒页；超过50页的文件加装软质封面，标注文件名称、密级、归档日期。填写备考表：在文件末尾附《文件备考表》，说明文件缺损、修改等情况（如“第3页有经办人某某手写批注”）。电子文件整理命名规范：采用“部门-文件类型-年份-序号”格式（如“人力资源部-劳动合同-2023-001”）；格式要求：文本文件保存为PDF（防止篡改），图片文件保存为JPG/PNG（分辨率不低于300DPI），视频文件保存为MP4（编码格式H.264）；存储路径：按部门分类存储于企业云盘指定文件夹（如“公司-档案管理-人力资源部”），禁止存储于个人电脑或私人云盘。（四）移交与存储移交流程纸质文件：归档责任人填写《文件归档移交清单》（含文件名称、密级、份数、移交人、接收人），经部门负责人签字后，与档案室管理员（某某）共同清点核对，双方签字确认后完成移交。电子文件：归档责任人通过企业云盘“归档申请”功能提交文件，填写《电子文件归档登记表》，经信息安全部门（某某）审核通过后，系统自动存储至档案服务器。存储要求纸质档案：存放于专用档案柜，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，防火、防潮、防虫、防鼠；秘密级以上档案需单独存放于带锁铁柜，钥匙由档案室管理员与信息安全部门双人保管。电子档案：采用“本地存储+异地备份”模式，本地存储于加密档案服务器，每月由IT部门（某某）备份至异地灾备中心；备份文件需加密存储，密钥由信息安全部门负责人（某某）保管。（五）借阅与使用借阅权限公开级文件：经部门负责人审批后可借阅；内部级文件：经部门负责人审批，档案室管理员备案后可借阅；秘密级及以上文件：需经部门负责人、信息安全部门负责人、分管副总三级审批，借阅期限不超过3个工作日。借阅流程纸质文件：借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件名称、借阅用途、归还日期，审批通过后由档案室管理员（某某）核对并登记，借阅时当场签字确认；电子文件：借阅人通过企业云盘“借阅申请”功能提交申请，审批通过后系统自动开通临时访问权限（文件仅在线预览，禁止），到期权限自动关闭。使用规范借阅文件不得涂改、勾画、抽取、撤换；不得转借、复制（经审批的除外）；秘密级及以上文件需在指定区域（如档案室阅览室）使用，全程由档案管理员陪同；借阅到期后1个工作日内归还，逾期未归还需提交《延期申请》，说明原因并经审批。（六）鉴定与销毁鉴定标准保管期限届满的文件：如一般合同保管10年，技术图纸保管20年，年度财务报告永久保存；失去保存价值的文件：如重复文件、草稿文件、过期通知等。销毁流程鉴定：每年12月由档案管理部门（某某）、信息安全部门（某某）、业务部门代表组成鉴定小组，对到期文件进行鉴定，形成《文件销毁清单》；审批：《文件销毁清单》需经分管副总、总经理审批；销毁：纸质文件由2名以上人员（含档案管理员、信息安全专员）送至指定销毁机构（需具备资质），监督销毁过程并签字确认；电子文件由IT部门（某某）使用专业销毁软件进行彻底删除（覆盖3次），并销毁日志；记录：销毁完成后，填写《文件销毁记录表》，注明销毁文件名称、数量、时间、执行人、监销人，存档备查。四、文件归档管理模板示例（一）《企业文件归档清单》（纸质/电子通用）文件编号文件名称密级形成部门责任人归档日期存放位置（柜号/路径）备注HR-2023-001某某劳动合同内部级人力资源部某某2023-05-10档案室-A01-03正本1份CB-2023-015与公司采购合同秘密级采购部某某2023-06-20档案室-B02-11复本2份TZ-2023-008年度技术研发总结报告机密级技术部某某2023-12-25档案室-C03-05（加密）电子版同步存档（二）《文件借阅登记表》借阅人部门文件名称/编号密级借阅日期归还日期审批人借阅用途经办人某某市场部CB-2023-015秘密级2023-07-012023-07-03某某（采购部负责人）项目审计某某（档案管理员）某某财务部年度财务报告机密级2023-12-012023-12-01某某（财务总监）董事会准备某某（档案管理员）（三）《文件销毁审批表》文件名称/编号密级数量保管期限销毁原因申请人部门负责人信息安全负责人分管副总总经理2022年培训通知内部级50份3年保管期限已届满某某某某某某某某某某过期草稿文件公开级100份1年失去保存价值某某某某某某某某五、关键注意事项与风险防控（一）密级管理“三严禁”严禁擅自降低或提高文件密级，如需调整需经信息安全部门复核；严禁在非加密设备（如个人手机、公共电脑）存储秘密级及以上文件；严禁通过QQ等非加密社交工具传输涉密文件，需使用企业指定加密通讯工具。（二）操作规范“四必须”归档文件必须完整，不得遗漏附件、审批记录等关键材料；电子文件必须定期备份（每月1次），保证数据可恢复；借阅文件必须全程登记，记录借阅人、时间、用途等轨迹信息；销毁文件必须双人监销，保证信息无法恢复。（三）存储安全“双保障”纸质档案库房安装监控设备（24小时录像），监控录像保存3个月；电子档案服务器设置访问权限（按岗位分级），定期（每季度）由信息安全部门检查权限设置，避免越权访问。（四）应急处理“一报告”发生文件丢失、泄露等异常情况时，发觉人需立即1小时内向部门负责人及信息安全部门报告，启动《信息安全事件应急预案》，采取封存、溯源等措施，最大限度降低损失。（五）培训与监督每年由人力资源部、信息安全部门组织1次文件归档管理培训，保证员工