团队项目会议记录与决策模板

一、适用会议类型二、会议记录全流程操作（一）会前准备：奠定高效会议基础明确会议目标：组织者需提前梳理会议核心目的（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决测试阶段发觉的3个关键阻塞问题”），避免会议偏离主题。制定议程并分发：至少提前24小时向参会人员发送会议议程，包含议题顺序、各议题负责人、预计时长及需提前准备的资料（如需求文档、数据报表），保证参会人有备而来。确认参会人员：明确必须参会（决策人、执行人）和可选择性参会（支持人员）的人员名单，提前沟通时间冲突，必要时调整会议时间。（二）会中记录：聚焦核心信息基本信息实时记录：会议开始后，首先记录以下基础信息（模板表格中“会议基本信息”部分）：会议名称（建议包含项目/阶段+主题，如“项目V2.0需求评审会”）；日期、具体时间（开始-结束）、地点（线上会议需注明平台及会议号）；主持人、记录人、参会人员（含部门/角色，如“研发-前端工程师”）、缺席人员及原因。按议程顺序记录讨论内容：针对每个议题，重点记录：讨论摘要：简明扼要概括各方观点（避免冗长对话，提炼核心分歧与共识）；关键意见：标注重要发言（如“产品经理提出：用户反馈登录流程需简化，建议减少1步操作”）；待解决问题：明确未达成一致的议题，注明后续跟进动作（如“需测试负责人补充功能数据，下次会议再讨论”）。决策事项即时固化：对会议达成的结论，需清晰记录“决策结论”及“决策依据”（如“决策结论：优先开发A功能，暂缓B功能；决策依据：用户调研数据显示A功能需求占比达75%”）。行动项动态确认：对分配的任务，当场明确“任务描述、负责人、截止日期、交付物”，并同步给所有参会人确认（如“设计主管负责输出新版UI原型，截止日期：X月X日，交付物：Figma”）。（三）会后整理：保证信息准确与落地记录核对与补充：会议结束后2小时内，记录人需根据会议录音（如有）或笔记，补充完善记录，保证讨论内容、决策、行动项无遗漏、无歧义。分发与反馈：整理完成后，24小时内将会议记录通过邮件或协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人，标注“请核对，如有异议2小时内反馈”。归档与公示：确认无误后，将记录归档至项目共享文件夹（按“项目名称-会议日期-会议类型”命名），并在项目群或协作平台公示，方便随时查阅。（四）决策跟踪：闭环管理建立行动项跟踪表：从会议记录中提取所有行动项，单独形成“行动项跟踪表”，包含“任务描述、负责人、截止日期、当前状态（待开始/进行中/已完成/延期）、完成交付物”，每日更新进度。定期回顾：在下次会议开始前，优先回顾上次会议行动项完成情况，对逾期任务未完成的负责人需说明原因，并明确补救措施。三、会议记录与决策模板结构（一）会议基本信息项目内容会议名称日期YYYY年MM月DD日时间HH:MM-HH:MM地点（会议室名称/线上会议平台+会议号）主持人（姓名+角色，如“项目经理”）记录人（姓名+角色，如“项目助理”）参会人员（列出所有参会人员姓名+角色，如“研发-后端工程师、测试-测试工程师”）缺席人员（姓名+角色+原因，如“*产品经理-因客户拜访请假”）（二）会议议程与讨论记录序号议题名称负责人预计时长实际时长讨论内容摘要关键意见决策结论决策依据1需求优先级评审产品经理30分钟35分钟讨论5个用户需求，其中“登录流程优化”和“数据导出功能”存在优先级争议研发负责人建议优先“登录流程优化”（开发周期短，用户反馈急）；运营经理提出“数据导出功能”是客户付费需求优先开发“登录流程优化”，下期再启动“数据导出功能”“登录流程优化”用户投诉率达40%，且开发周期≤5天；“数据导出功能”需协调外部资源2测试阶段问题复盘测试负责人20分钟20分钟本轮测试发觉12个bug，其中3个为阻塞性问题研发-前端工程师：2个阻塞性bug已修复，剩余1个需后端配合修改数据库字段3个阻塞性bug今日18:00前修复，测试负责人明日10:00前回归测试测试报告编号：TEST-20231001，bug详情见附件（三）行动项清单序号任务描述负责人截止日期交付物状态（待开始/进行中/已完成/延期）备注（如风险、依赖）1修复“登录页崩溃”bug研发-前端工程师2023-10-02代码提交记录+测试通过截图进行中需后端同步提供数据库修复方案2输出“登录流程优化”原型设计主管2023-10-03Figma原型待开始需产品经理确认用户流程细节3回归测试阻塞性bug修复测试负责人2023-10-03回归测试报告待开始依赖研发方按时交付修复代码（四）附件清单序号文件名称提交人提交日期备注1V2.0需求文档（修订版）产品经理2023-09-30标注优先级变更部分2测试阶段bug汇总表测试负责人2023-10-01含详细问题描述四、高效记录关键提醒聚焦“决策”与“行动”：避免记录冗余的讨论过程，重点提炼“谁、做什么、何时完成”及“最终决定”，保证记录可直接指导后续工作。区分“事实”与“观点”：记录讨论内容时，客观陈述事实（如“用户调研样本量200人”），避免主观评价（如“工程师的想法不切实际”），减少争议。行动项“SMART”原则：保证每个行动项符合具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound）原则，避免模糊表述（如“尽快完成”）。及时性与一