供应链采购标准化流程模板

供应链采购标准化流程模板一、适用范围与背景二、标准化操作流程（一）需求发起与确认需求部门提报：需求部门根据生产经营或工作需要，填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等信息，经部门负责人*审批后提交至采购部。采购部需求审核：采购部收到申请后，重点审核需求的合理性（如数量是否与生产计划匹配、预算是否符合公司规定）、规格描述是否清晰（避免模糊表述如“类似产品”），必要时与需求部门沟通确认细节，形成《需求确认单》。紧急需求处理：如遇紧急采购（如生产突发故障需立即更换物料），需求部门可先口头沟通，采购部同步启动流程，但需在24小时内补全《采购申请单》及审批手续。（二）采购计划与预算审批采购计划编制：采购部根据《需求确认单》，汇总各部门需求，编制《月度采购计划》，明确采购品类、数量、时间节点、预估总成本，提交至财务部审核预算。预算审批：财务部核对采购计划与年度预算是否一致，超预算部分需需求部门提交《预算调整申请》，经分管副总、总经理审批后方可执行。预算审批通过后，采购计划正式生效。（三）供应商选择与管理供应商寻源：采购部根据采购品类，从《合格供应商名录》中筛选候选供应商；名录中无合适供应商的，需通过市场调研、行业推荐等方式寻源，收集供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）。供应商评估：成立评估小组（由采购部、需求部、质检部人员组成），从价格、质量、交期、服务、资质等维度对供应商进行评分（评分标准见《供应商评估表》），得分前3名列为候选供应商。供应商确定：单次采购金额≤5万元：采用“询价比价”方式，至少向3家候选供应商发出询价单，综合价格、服务等因素确定最终供应商；单次采购金额＞5万元：采用“竞争性谈判”或“公开招标”方式（需符合公司招标管理规定），谈判小组或评标委员会确定中标供应商，结果经采购总监*审批后生效。供应商信息更新：新供应商需签订《供应商合作协议》，纳入《合格供应商名录》；现有供应商每年进行一次复评，不合格者暂停合作或清退。（四）采购订单/合同签订订单/合同拟定：采购部根据确定的供应商信息，拟定《采购订单》或《采购合同》，明确以下核心条款：双方名称、地址、联系方式；物料/服务名称、规格型号、数量、单价、总价；质量标准（如国标、行标或双方约定的技术参数）；交付时间、地点、方式；验收标准及流程；付款方式、期限及条件；违约责任（如逾期交货、质量不达标等处理方式）；争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）。订单/合同审批：《采购订单》经采购部负责人、财务部负责人审批；《采购合同》需增加法务部审核、分管副总审批。审批通过后，加盖公司公章（或合同章）生效，供应商需在3个工作日内确认回签。（五）订单执行与跟踪供应商备货生产：采购部将生效的《采购订单》同步给供应商，确认备货/生产进度；对于定制化物料，要求供应商提供生产计划（如关键工序时间节点）。交付跟踪：采购部在供应商发货前24小时确认物流信息（如快递单号、预计到达时间），实时跟踪物流状态；如遇延迟交付风险（如物流异常、供应商生产延误），立即与供应商沟通解决方案，并通知需求部门调整计划。到货通知：物料/服务送达后，采购部通知需求部门、质检部安排收货或验收。（六）物料/服务验收初检：需求部门核对到货物料/服务的名称、规格型号、数量是否与《采购订单》一致，检查外包装是否完好，如有明显破损或数量不符，当场拍照记录并反馈采购部。质检：质检部根据《采购订单》约定的质量标准，对物料进行检验（如抽检、全检或第三方检测），填写《检验报告》；服务类采购由需求部门根据服务方案验收，填写《服务验收单》。验收结果处理：验收合格：需求部门、质检部在《验收单》上签字确认，物料办理入库手续（仓库填写《入库单》）；服务类采购启动付款流程。验收不合格：质检部出具《不合格品通知单》，采购部联系供应商协商处理（如退货、换货或降价），处理结果需经需求部门确认。（七）付款结算单据收集：财务部收集《采购订单》《验收单》《发票》（增值税专用发票/普通发票）等单据，核对“三单匹配”（订单信息、验收信息、发票信息一致）。付款审批：财务部填写《付款申请单》，附相关单据，按审批权限逐级审批（如金额≤10万元由财务负责人审批，＞10万元需总经理审批）。款项支付：审批通过后，财务部通过银行转账或承兑汇票等方式付款，付款后及时更新供应商往来账目。（八）资料归档采购部负责将采购全流程资料（含《采购申请单》《需求确认单》《供应商评估表》《采购订单/合同》《验收单》《检验报告》《付款申请单》《发票》等）整理归档，保存期限不少于5年（合同类保存不少于10年），保证资料完整、可追溯。三、配套工具表单（一）采购申请单序号物料/服务名称规格型号单位需求数量预算金额（元）用途说明期望交付日期需求部门申请人审批人（部门负责人）1A型钢材GB/T700吨525,000生产设备制造2024-03-15生产部张*李*（二）供应商评估表供应商名称评估日期评估维度评分标准（10分制）得分权重加权得分钢铁有限公司2024-02-20价格（30%）低于市场均价5%以上10分，持平8分，高于5分以下5分80.32.4质量（40%）上次检验合格率100%10分，95%-99%8分，90%-94%5分90.43.6交期（20%）按时交付100%10分，延迟≤5%8分，延迟＞5%5分80.21.6服务（10%）响应及时、配合度高10分，一般8分，差5分100.11.0综合得分8.6（三）采购订单（简化版）订单编号：PO20240301001甲方（采购方）：有限公司乙方（供应商）：钢铁有限公司物料名称规格型号单位数量A型钢材GB/T700吨5质量标准符合GB/T700-2016标准交付时间2024年3月15日前交付地点甲方仓库（市区）付款方式验收合格后30日内付清备注需提供材质证明书甲方（盖章）：乙方（盖章）：授权代表：*授权代表：*日期：2024-03-01日期：2024-03-02（四）验收单验收日期：2024-03-15验收地点：甲方仓库物料名称规格型号单位应收数量A型钢材GB/T700吨5检验依据GB/T700-2016标准检验项目检验结果化学成分符合标准力学功能符合标准需求部门验收人：*质检部验收人：*仓库保管员：*四、执行要点与风险提示（一）关键控制点需求审核：严禁超预算、无计划采购，需求描述需清晰明确，避免后续纠纷。供应商管理：优先从《合格供应商名录》选择，新供应商准入需严格审核资质，评估过程需留存记录（如评分表、会议纪要）。合同条款：质量标准、交付时间、违约责任等核心条款必须明确，避免模糊表述（如“尽快”“大约”）。验收环节：严格执行“先检验后入库”，验收不合格物料严禁投入使用，处理结果需书面记录。资料归档：采购全流程资料需同步收集、整理，保证“一事一档”，便于审计追溯。（二）常见风险应对需求变更：如采购过程中需调整数量、规格等，需求部门需提交《需求变更申请》，经原审批流程批准后，采购部方可与供应商协商变更订单，避免口头约定。供应商违约：如供应商逾期交货、质量不达标，采购部需依