合同签订及执行过程管理模板

合同签订及执行过程管理模板一、适用范围与典型应用场景企业与供应商签订采购合同，约定货物交付、验收及付款流程；服务提供方与客户签订技术服务合同，明确服务范围、交付标准及验收方式；合作双方就项目开发签订合作协议，约定资源投入、进度节点及权责划分。二、全流程操作步骤详解1.需求提出与合同立项操作内容：业务部门根据合作需求（如采购物资、承接项目等），填写《合同立项申请表》，明确合作背景、标的物/服务内容、预算金额、合作方初步意向等；部门负责人对需求合理性进行审核，重点评估预算合规性、必要性及与业务目标的匹配度；涉及重大金额（如超过万元）或战略合作的，需提交管理层审批。责任部门/人：业务部门发起、部门负责人审核、管理层（如需）审批。输出成果：《合同立项申请表》（审批通过）。2.合作方资质审核与尽职调查操作内容：采购/业务部门收集合作方基本信息，包括营业执照、资质证书（如行业准入许可）、财务报表、过往合作业绩等；法务或合规部门审核合作方主体资格，重点核查：营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作内容；是否存在重大诉讼、行政处罚等经营风险；特殊行业（如医疗、建筑）是否具备相关资质许可。对合作方进行尽职调查（如涉及重大合作），可通过实地考察、客户访谈等方式评估履约能力。责任部门/人：业务部门收集资料、法务/合规部门审核。输出成果：《合作方资质审核表》《尽职调查报告》（如需）。3.合同起草与条款审核操作内容：业务部门根据合作需求及谈判结果，使用标准合同模板起草合同文本，明确以下核心条款：合同主体信息（名称、地址、法定代表人等）；标的物/服务描述（名称、规格、数量、质量标准等）；权利义务（交付时间、验收方式、付款条件、违约责任等）；保密条款、知识产权归属、争议解决方式等。法务部门对合同条款进行合规性审核，重点检查：条款是否明确无歧义，是否存在法律风险（如“霸王条款”）；违约责任是否对等，争议解决方式是否约定明确（如仲裁或诉讼管辖地）；是否违反法律法规或公司内部制度。涉及财务、技术等专业条款的，需财务部、技术部等部门会签。责任部门/人：业务部门起草、法务部门审核、相关部门（财务、技术等）会签。输出成果：合同草案（审核通过版）。4.合同谈判与最终审批操作内容：业务部门与合作方就合同条款进行谈判，重点关注价格、交付周期、付款方式、违约责任等核心条款，达成一致后形成《谈判纪要》；谈判完成后，合同文本由业务部门负责人、法务负责人、分管领导依次审批，重大合同需提交总经理/董事会审批；审批通过后，打印正式合同文本，保证合同份数满足双方留存及备案需求（如一式X份，双方各执X份，存档X份）。责任部门/人：业务部门谈判、各级负责人审批。输出成果：《谈判纪要》、正式合同文本（审批完成）。5.合同签订与印章管理操作内容：合同签订前，由法务或行政部门核对合同文本与审批版本是否一致，保证条款无修改；授权代表（法定代表人或授权委托人）在合同上签字并加盖公司公章，合作方同步签字盖章；印章使用需遵守公司《印章管理办法》，履行用印登记手续，记录用印时间、合同编号、用印人等信息。责任部门/人：法务/行政部门核对、授权代表签字、行政部门盖章。输出成果：双方签字盖章的正式合同、用印登记记录。6.合同交底与执行启动操作内容：业务部门组织合同交底会，参与人员包括执行团队、法务、财务等相关部门，明确：合同核心条款（如交付节点、付款条件、验收标准）；各部门职责分工（如采购部负责催货，财务部负责付款审核）；潜在风险点及应对措施。建立《合同执行台账》，记录合同编号、签订日期、合作方、关键节点（如交付日、付款日）、负责人等信息，动态跟踪执行进度。责任部门/人：业务部门组织、相关部门参与。输出成果：《合同交底会议纪要》《合同执行台账》。7.合同履行过程跟踪与监控操作内容：业务部门按合同约定跟踪履行情况，例如：采购合同：监控供应商备货、发货进度，协调物流运输；服务合同：跟踪服务团队工作进展，定期与客户沟通反馈；发觉对方可能违约（如延迟交付、质量不达标）或己方可能无法按约履行时，及时启动预警机制，上报分管领导并制定应对方案（如发函催告、协商变更条款）；财务部门根据合同约定付款节点，审核付款申请，保证资金支付合规。责任部门/人：业务部门跟踪、财务部门审核付款。输出成果：《合同履行跟踪记录表》《付款审批单》（如需）。8.合同变更与解除管理操作内容：履行过程中确需变更（如标的物数量、交付时间、价格等），由业务部门提出变更申请，填写《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及对双方的影响；变更申请经原审批流程审核通过后，签订《合同补充协议》，明确变更条款及生效时间；需解除合同时由业务部门提交《合同解除申请表》，明确解除原因、责任划分及后续处理（如已履约部分的结算、违约赔偿等）；解除协议签订后，双方需就未了结事项（如款项支付、资料返还）达成书面确认。责任部门/人：业务部门申请、原审批流程审核。输出成果：《合同变更申请表》《合同补充协议》《合同解除协议》（如需）。9.合同验收与结算操作内容：业务部门根据合同约定的验收标准（如质量、数量、服务效果）组织验收，可邀请技术、质检等部门参与；验收合格后，填写《合同验收确认单》，由双方代表签字确认；财务部门凭验收确认单、发票等凭证办理结算手续，支付尾款（如涉及）；验收不合格的，及时通知合作方整改，并保留相关证据（如检测报告、沟通记录）。责任部门/人：业务部门组织验收、财务部门结算。输出成果：《合同验收确认单》、付款凭证。10.合同归档与总结复盘操作内容：合同履行完毕（或解除/终止）后，业务部门收集合同正本、补充协议、验收单、付款凭证、往来函件等全套资料，整理成册；行政档案管理部门按公司档案管理规定进行归档，录入档案管理系统，保证可追溯、可查询；业务部门对合同执行过程进行复盘，总结经验教训（如谈判策略、风险防控点等），形成《合同执行总结报告》，反馈至后续同类合同管理中。责任部门/人：业务部门收集资料、档案管理部门归档。输出成果：合同档案（纸质+电子）、《合同执行总结报告》。三、核心流程配套表单表1：合同立项申请表序号项目名称合作方名称需求描述（标的/服务）预算金额（万元）部门负责人意见管理层审批意见1设备采购科技有限公司购入生产设备X台50同意同意表2：合同执行台账合同编号签订日期合作方名称合同标的交付/开始日期验收/结束日期履行状态（进行中/已完成/解除）负责人备注CG-2024-0012024-03-01贸易公司原材料采购2024-04-152024-04-20已完成张*验收合格表3：合同变更申请表合同编号原合同主要内容变更原因变更后内容对合同金额/期限的影响业务部门意见法务意见最终审批CG-2024-001交付时间：2024-04-15供应商生产延期交付时间：2024-04-25延期10天，无金额影响同意同意同意表4：合同验收确认单合同编号验收项目名称验收标准（依据合同条款）验收结果（合格/不合格）验收日期验收人员（双方）备注（如不合格需说明整改项）CG-2024-001设备符合国家GB/T标准合格2024-04-20李（我方）、王（对方）无四、关键风险提示与管理建议法律合规风险风险点：合同条款违反法律法规（如格式条款无效）、合作方资质缺失（如无相关许可）。建议：法务部门全程参与审核，重大合同可聘请外部律师出具法律意见书；严格审查合作方资质，建立合格合作方名录并定期更新。履约风险风险点：合作方延迟交付、质量不达标，或己方资源不足导致无法按约履行。建议：签订合同时明确违约责任（如逾期违约金比例）；执行中动态跟踪，建立预警机制（如提前X天提醒关键节点）；己方内部提前协调资源，保证履约能力。信息传递风险风险点：合同条款理解偏差、执行信息未同步至相关部门，导致履约失误。建议：合同签订后组织跨部门交底会，明确各方职责；使用信息化工具（如合同管理系统）共享合同文本及执行进度，保证信息实时同步。文档管理风险风险点：合同原件丢失、关键凭证（如验收单）