2026年有色金属公司供应商质量约谈管理制度

2026年有色金属公司供应商质量约谈管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司供应商质量约谈工作，建立有效的供应商质量问题沟通与改进机制，及时解决供应商提供的原材料、零部件等产品质量问题，提升供应链质量管控水平，保障公司生产经营活动顺利开展，维护供需双方合作共赢关系，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规和公司供应商管理体系要求，结合有色金属行业采购管理实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属子公司所有合作供应商（包括原材料供应商、零部件供应商、外协加工供应商等）的质量约谈管理工作，涵盖约谈发起、组织实施、整改跟踪、结果应用等全过程；涉及采购部门、质量部门、技术部门、生产部门及其他相关业务部门。第三条核心原则（一）预防为主原则：通过质量约谈提前预警质量风险，防范批量质量问题发生；（二）实事求是原则：基于客观质量数据和事实开展约谈，明确问题根源和责任；（三）沟通协作原则：秉持平等沟通态度，与供应商共同制定整改措施，推动问题解决；（四）闭环管理原则：建立“约谈-整改-验证-评价”闭环机制，确保问题整改到位；（五）分级分类原则：根据质量问题严重程度和供应商合作等级，实施差异化约谈管理。第二章组织与职责第四条管理组织公司供应商质量约谈实行“采购部门归口管理、质量部门专业支撑、相关部门协同配合”的管理模式。采购部门作为牵头部门，负责约谈工作的组织协调、日程安排、资料准备和结果汇总；质量部门负责提供质量问题数据、分析报告和整改验证标准；技术部门负责提供技术支持和改进方案指导；生产部门负责反馈质量问题对生产的影响；其他相关部门按职责分工参与约谈工作。第五条部门及岗位职责（一）采购部门：识别约谈需求，发起约谈申请；联络供应商，确定约谈时间、方式和参与人员；准备约谈资料，包括合作背景、质量问题明细、检验数据等；组织约谈会议，做好会议记录；跟踪供应商整改落实情况；将约谈结果纳入供应商评价体系；（二）质量部门：收集整理供应商质量问题数据，进行统计分析；出具质量问题报告，明确不合格项目、检验标准和影响程度；参与约谈会议，阐述质量问题详情和验证要求；制定整改效果验证方案；对供应商整改结果进行检验验证；（三）技术部门：分析质量问题技术原因，提供技术改进建议；参与约谈会议，解答供应商技术疑问；指导供应商制定技术层面整改措施；验证整改措施的技术可行性；（四）生产部门：反馈质量问题对生产进度、产品质量的实际影响；提供生产过程中发现的供应商产品质量异常情况；参与约谈会议，提出生产环节相关要求；（五）约谈主持人：把控约谈会议节奏，引导双方沟通重点；确保约谈议题全面覆盖，达成共识；形成约谈结论，明确整改要求；（六）记录员：如实记录约谈过程、双方发言要点、达成的共识和整改要求；整理约谈纪要，经双方确认后分发相关方。第三章约谈适用情形与分级第六条约谈适用情形（一）供应商提供的产品抽检合格率连续两批次低于规定标准的；（二）单次供货出现批量不合格，造成公司生产延误、成本增加或产品质量隐患的；（三）产品质量问题重复出现，经书面提醒后仍未改善的；（四）产品质量不符合合同约定要求，影响公司产品最终质量的；（五）供应商质量体系运行存在重大隐患，可能影响产品质量稳定性的；（六）行业内出现同类产品质量风险预警，需与供应商沟通防范措施的；（七）其他需要通过约谈解决的质量相关问题。第七条约谈分级（一）一级约谈：针对特别严重质量问题，由公司管理层牵头，采购、质量、技术部门负责人参与，约谈供应商高层管理人员；适用于造成重大经济损失、严重影响生产经营或多次出现严重质量问题的情形；（二）二级约谈：针对较严重质量问题，由采购部门负责人牵头，质量、技术部门相关负责人参与，约谈供应商质量或技术负责人；适用于批量不合格、重复出现质量问题的情形；（三）三级约谈：针对一般质量问题，由采购部门业务负责人牵头，质量部门专业人员参与，约谈供应商业务对接人和质量专员；适用于单次少量不合格、首次出现的一般性质量问题。第四章约谈实施流程第八条约谈准备（一）采购部门根据质量问题情况，填写约谈申请表，明确约谈对象、级别、原因、时间建议和参与部门；（二）申请表经相关部门会签、分管领导审批后，采购部门及时与供应商沟通，确认约谈方式（现场约谈、视频约谈、电话约谈等）和具体时间；（三）各参与部门准备相关资料，包括质量检验报告、不合格品照片、生产影响说明、技术标准文件等；（四）采购部门汇总所有资料，形成约谈资料包，提前发送给参与约谈人员和供应商，便于双方做好沟通准备。第九条约谈实施（一）约谈会议按预定时间召开，主持人说明约谈目的、议程和要求；（二）质量部门详细阐述质量问题具体情况，包括不合格项目、检验数据、发生频次、影响范围等，出示相关证据资料；（三）生产部门反馈质量问题对生产的实际影响，提出生产环节的改进期望；（四）技术部门分析质量问题技术根源，提供技术改进方向和建议；（五）供应商就质量问题进行说明，阐述原因分析、已采取的措施和改进计划；（六）双方充分沟通协商，明确整改目标、具体措施、完成期限和验证标准；（七）记录员详细记录约谈内容，形成约谈纪要，经双方参会人员确认签字（现场约谈）或电子确认（非现场约谈）。第十条约谈后续工作（一）约谈结束后3个工作日内，采购部门整理约谈纪要，分发至公司相关部门和供应商；（二）供应商按约谈纪要要求，制定详细整改方案，在规定时间内提交给采购部门和质量部门；（三）采购部门跟踪供应商整改实施情况，定期与供应商沟通整改进度，及时协调解决整改过程中出现的问题；（四）整改期限到期后，质量部门按预定验证标准对供应商整改效果进行检验验证，出具验证报告；（五）采购部门根据验证结果，形成约谈工作总结，上报分管领导。第五章整改跟踪与结果应用第十一条整改跟踪要求（一）对于一级约谈，采购部门每周向分管领导汇报整改进度，质量部门每月进行一次阶段性验证；（二）对于二级约谈，采购部门每半个月跟踪一次整改进度，质量部门在整改期限到期后进行全面验证；（三）对于三级约谈，采购部门在整改期限到期前进行一次进度确认，质量部门按要求完成验证；（四）整改验证合格的，按正常合作流程执行；验证不合格的，责令供应商重新整改，并视情况再次启动约谈，或采取进一步处理措施；（五）建立整改跟踪台账，详细记录整改措施、实施过程、验证结果等信息，确保可追溯。第十二条约谈结果应用（一）约谈结果纳入供应商年度质量评价体系，作为供应商分级、评优、续约的重要依据；（二）整改验证合格且后续质量稳定的供应商，可优先获得新订单、增加采购量等激励；（三）整改验证不合格或拒绝约谈的供应商，视情况采取减少采购量、暂停供货、取消合格供应商资格等措施；（四）因供应商质量问题造成公司经济损失的，按合同约定追究其赔偿责任；（五）将典型约谈案例和整改经验纳入供应商管理知识库，用于指导后续供应商质量管控工作。第六章附则第十三条制度修订本制度根据国家法律法