2026年有色金属公司通讯费用核算管理制度

2026年有色金属公司通讯费用核算管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司通讯费用的核算、报销与管理工作，明确费用核算标准，优化费用支出结构，控制运营成本，保障公司通讯业务正常开展，同时确保费用使用合规透明，依据国家相关财经法律法规及公司财务管理制度，结合有色金属公司生产经营和办公实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属子公司全体员工因工作需要产生的通讯费用核算与报销管理，包括手机通讯费、办公固定电话费、网络通讯费、业务专用通讯设备使用费等；公司各部门、全体员工及负责费用核算的财务部门均应遵守本制度规定。第三条核心原则（一）合规性原则：费用核算与报销严格遵守国家税法、财经法规及公司财务制度，确保流程合法、票据真实；（二）合理性原则：根据岗位工作需求制定费用标准，兼顾工作实用性与成本控制，避免不必要的费用支出；（三）公开透明原则：费用核算标准、报销流程、审批权限公开公示，接受员工监督；（四）据实报销原则：报销费用必须基于实际工作产生，凭合法有效票据报销，严禁虚报、冒领通讯费用。第二章组织与职责第四条管理组织公司通讯费用核算管理工作实行“统一标准、分级审批、财务监督”的管理模式，由行政部负责统筹协调，财务部负责核算与审核，各部门负责本部门员工费用的初审与管理。第五条部门职责（一）行政部：负责制定和修订通讯费用核算标准；统筹办公固定电话、网络通讯服务的采购与管理；核实员工通讯设备使用需求；配合财务部开展费用监督检查；（二）财务部：负责通讯费用的审核、核算与报销支付；建立费用台账，记录费用支出情况；定期编制通讯费用分析报告；对违规报销行为提出处理建议；（三）各部门：负责本部门员工通讯费用报销的初审，核实费用发生的真实性与工作相关性；督促员工按规定及时报销；传达落实费用核算管理制度；（四）员工个人：按制度规定使用通讯资源，保留合法报销票据；如实申报费用，对报销信息的真实性负责；配合相关部门的核查工作。第三章通讯费用核算标准第六条手机通讯费核算标准（一）管理岗位：根据岗位工作需要，实行定额补贴核算，补贴标准结合日常业务联络频次、对外沟通需求等因素确定，超出定额部分由个人承担，特殊工作需求需提高补贴标准的，需经部门申请、行政部审核、管理层审批；（二）技术岗位：针对经常外出作业、现场技术支持的技术人员，实行基础定额加特殊补贴核算，基础定额覆盖日常办公通讯，特殊补贴根据作业区域通讯需求确定；（三）行政后勤岗位：实行统一基础定额核算，满足日常办公通讯需求，无额外特殊补贴；（四）试用期员工：按对应岗位标准的80%核算通讯补贴，转正后按正式岗位标准执行。第七条办公固定电话与网络通讯费核算标准（一）办公固定电话：公司统一配置的办公电话，通讯费用由公司全额承担，仅限办公使用，严禁用于私人长途通话或其他非工作用途；（二）网络通讯费：公司办公网络服务费用、局域网维护费用等，由行政部统一采购核算，全额计入公司运营成本；（三）业务专用通讯设备：针对生产调度、应急指挥等特殊岗位配置的专用通讯设备，相关费用由公司全额核算承担，行政部建立设备使用台账，定期核查使用情况。第八条特殊情况费用核算（一）员工因出差产生的异地通讯漫游费用，凭出差审批单和通讯票据，按实际发生金额核算报销，不占用日常定额补贴；（二）因重大项目、紧急任务等产生的超出定额的通讯费用，由员工提出申请，附相关工作证明，经部门负责人签字、行政部核实、财务部审核后，按实际发生金额核算报销；（三）员工离职、调岗的，通讯费用核算至离职或调岗当月月底，调岗后按新岗位标准执行，离职员工未报销的费用需在离职前完成申报。第四章费用报销与核算流程第九条报销申报（一）报销周期：手机通讯费实行按月报销，员工需在每月10日前提交上月费用报销申请；办公固定电话、网络通讯费由行政部统一对接服务商，按季度结算报销；（二）申报资料：员工申报手机通讯费时，需提供正规通讯服务发票，发票需注明缴费人姓名、手机号码、缴费期间及金额，同时填写费用报销单，注明费用发生时段、工作用途说明；特殊情况报销需附加相关证明材料；（三）部门初审：各部门负责人对本部门员工的报销申请进行初审，核实费用发生的真实性、票据的合法性及与工作的相关性，初审通过后签字确认，提交至财务部。第十条核算与审批（一）财务审核：财务部收到报销资料后，对照核算标准审核费用金额，核查票据真伪及完整性，对不符合规定的报销申请，退回并说明理由，要求补充完善；（二）分级审批：普通员工通讯费用经财务部审核后，由部门分管领导审批；中层及以上管理人员费用经财务部审核、行政部核实后，报公司管理层审批；（三）费用支付：审批通过后，财务部在当月工资发放日或规定报销支付日，将费用足额支付至员工指定账户，或按公司财务支付流程统一结算。第十一条核算管理（一）财务部建立通讯费用明细台账，按部门、员工、费用类型分类记录，每月汇总费用支出情况，确保核算数据准确可追溯；（二）行政部每季度核对通讯设备使用情况与费用支出的匹配度，分析费用异常波动原因，及时调整不合理的核算标准；（三）费用核算过程中，若发现票据虚假、重复报销等情况，立即暂停报销流程，核实后按本制度相关规定处理。第五章监督管理与责任追究第十二条监督检查（一）内部监督：财务部每半年开展一次通讯费用专项核查，检查范围包括报销票据真实性、核算标准执行情况、报销流程合规性等，形成核查报告；（二）部门自查：各部门每季度对本部门通讯费用报销情况进行自查，及时发现并纠正违规申报行为，自查结果报行政部备案；（三）举报渠道：设立匿名举报电话和邮箱，接受员工对违规报销、费用滥用等行为的举报，相关部门对举报信息严格保密，及时核查处理。第十三条责任追究（一）员工个人虚报、冒领通讯费用，或提供虚假票据报销的，一经查实，追回违规所得，给予通报批评；情节严重的，扣减相应绩效工资；涉嫌违法的，移交司法机关处理；（二）部门负责人未履行初审职责，导致违规报销行为发生的，给予通报批评；多次出现此类情况的，扣减部门绩效；（三）财务人员未按规定审核费用，导致核算错误或违规报销的，给予批评教育；造成公司损失的，追究相应赔偿责任；（四）擅自改变通讯费用用途，将办公通讯资源用于私人用途且产生较大费用的，由个人承担全部费用，给予相应纪律处分。第六章附则第十四条制度修订本制度根据国家法律法规变化、