沟通与协调记录表

沟通与协调记录表工具指南一、适用工作场景本工具适用于需要多方参与、信息同步、任务协同的工作场景，具体包括但不限于：项目推进：跨部门协作的任务分配、进度同步、问题解决（如产品研发、市场推广项目中的需求对接）；流程优化：跨环节流程梳理（如审批流程、服务流程中的节点协调）；资源调配：人力、物力、预算等资源的申请与分配确认（如大型活动筹备中的场地、设备协调）；事务对接：内外部重要事项的沟通确认（如客户需求变更、供应商合作细节对接）；问题处理：突发情况或争议事项的协商与解决方案达成（如项目延期原因分析及应对措施商讨）。二、操作流程详解第一步：明确沟通目的与范围根据工作需求确定本次沟通的核心目标（如解决XX问题、明确XX任务分工、同步XX信息），并梳理需协调的关键方（部门/人员），避免无关人员参与导致效率低下。第二步：提前准备沟通材料收集与沟通主题相关的背景资料、数据、待解决问题清单等，提前发送给参与方（如项目进度表、需求文档草案），保证各方有充分知晓，现场沟通聚焦核心议题。第三步：组织沟通并实时记录按约定时间/方式（会议、线上会议、电话等）开展沟通，指定专人担任记录人，实时捕捉关键信息：包括各方观点、讨论中的分歧点、达成的共识、明确的行动项等，避免遗漏重要内容。第四步：梳理并确认行动项沟通结束后，立即整理记录内容，重点提炼“行动项”：明确每个任务的负责人、具体内容、完成时限及交付标准（如“由*负责协调技术部，于X月X日前完成XX接口调试”），并同步给所有参与方确认，保证责任无遗漏。第五步：跟踪落实与闭环管理指定专人或记录人负责行动项的进度跟踪，通过定期提醒、节点检查等方式推动任务完成；行动项完成后，及时在记录表中更新“完成情况”，并反馈给相关方，形成“沟通-执行-反馈”的闭环。第六步：归档记录以备查阅沟通结束后24小时内，整理完整的记录表（含电子版/纸质版），按项目/主题分类归档，便于后续追溯、复盘或作为工作依据（如项目验收、问题复盘时调取）。三、记录表示例基本信息沟通主题XX项目用户需求对接会日期2023年X月X日时间14:00-16:00地点/方式公司3号会议室（线下）参与人员产品部：（产品经理）、（助理）；技术部：（开发组长）、（前端工程师）；客户方：*（负责人）沟通内容摘要讨论要点1.客户提出新增“数据导出Excel”功能需求，原计划为二期，现要求一期上线；2.技术部反馈该功能需新增接口开发，预计占用3天开发资源；3.产品部需同步调整产品原型，客户方确认需求细节。分歧点客户方希望功能上线时间不延期，技术部认为需协调现有任务优先级。共识点1.新增功能优先级调整为最高级；2.产品部今日17:00前提交修改后原型，客户方确认后技术部启动开发。行动项序号任务内容1调整产品原型，补充“数据导出Excel”功能细节2审核确认修改后原型，反馈最终需求3协调开发资源，启动“数据导出Excel”接口开发后续跟踪进度更新2023-XX-XX18:30：客户方确认原型，技术部已收到并开始排期开发。备注若开发过程中遇阻，需及时同步，必要时启动二次沟通。记录人*审核人（可选）*（项目负责人）四、使用要点提示及时性：沟通结束后24小时内完成记录整理并分发，避免信息遗忘或偏差；准确性：记录需客观反映沟通内容，避免主观臆断，关键信息（如时间、负责人、交付物）务必核对无误；责任明确：每个行动项必须唯一对应负责人和清晰时限，避免“多人负责等于无人负责”；保密性：涉及敏感信息（如客户隐私、未公开决策）的记录，需按公司规定限定查阅范围；可追溯性：