合同审查及签订流程标准化手册

合同审查及签订流程标准化手册一、适用范围与核心应用场景本手册适用于企业各类对外经济合同的审查、签订及后续管理全流程，涵盖采购、销售、服务合作、资产租赁、技术开发等常见合同类型。具体应用场景包括：业务部门与合作方达成初步合作意向后，需签订正式合同时；企业内部需对合同文本的合法性、合规性及商业风险进行评估时；涉及合同审批权限流转、跨部门协作（业务、法务、财务）时；合同签订后需规范归档、履行跟踪及争议预防时。二、合同审查及签订全流程操作指引（一）合同发起与立项发起主体：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见附件1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素。立项审核：部门负责人对立项必要性、商业合理性进行初审，确认合作需求符合企业战略规划及年度经营目标后，提交至法务部备案。材料准备：业务部门收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证材料真实、有效且在有效期内。（二）业务部门初审内容核对：业务部门对照立项申请，审查合同文本是否完整包含以下基本条款：合同主体（名称、住所、法定代表人/授权代表）；合同标的（名称、规格、型号、数量等）；权利义务（双方主要职责、履行期限、地点方式）；价款及支付方式（金额、计价标准、支付条件、账户信息）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决条款）；合同生效、变更、解除及终止条件。风险初判：重点关注合作方履约能力（如资质、业绩、财务状况）、合同条款是否存在显失公平或重大风险（如模糊表述、单方免责条款），并形成《业务初审意见表》（见附件2）。提交流转：将合同文本、合作方资质材料、业务初审意见表一并提交至法务部进行专业审查。（三）法务部审查合法性审查：主体资格：核实合作方是否为合法存续的法人/组织，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的，涉及特殊行业（如建筑、医疗）是否具备相应资质。条款合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在违反法律强制性规定或无效情形（如“合同签订后生效”与“审批通过后生效”冲突时，需明确生效条件）。争议解决：确认争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如“由合同签订地有管辖权的人民法院管辖”）。合规性与风险审查：评估合同条款是否存在商业风险（如付款周期过长、质量标准不明确、违约责任不对等）；审查知识产权、保密条款是否完整（如技术开发合同需明确成果归属、保密期限及范围）；检查是否涉及企业禁止性业务（如违规担保、无资质经营）。出具意见：法务部在收到材料后2个工作日内完成审查，出具《法务审查意见表》（见附件3），对存在问题的条款提出修改建议，并明确“通过”“修改后通过”“不通过”的结论。（四）财务部审核财务条款审查：价款与支付：核对合同金额是否与立项申请一致，支付方式是否符合企业财务管理制度（如预付款比例不超过30%，尾款需提供验收证明后支付）；税务处理：明确发票类型（如增值税专用发票）、开票时间及税率，避免税务风险；成本效益：评估合同成本是否合理，是否符合预算要求。出具意见：财务部在1个工作日内完成审核，出具《财务审核意见表》（见附件4），重点关注资金安全及财务合规性，对存在资金风险的条款提出调整建议。（五）领导审批审批权限：根据合同金额及类型，按以下权限分级审批：金额≤10万元：业务部门负责人+法务部负责人联批；10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；金额＞50万元：总经理办公会集体审批。审批流程：法务部汇总业务初审、法务审查、财务审核意见后，形成《合同审批流转表》（见附件5），按权限逐级提交审批。审批人需在流转表上明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”的意见及理由。（六）合同签订文本定稿：审批通过后，业务部门根据各方意见修改合同文本，最终由法务部审核确认定稿，保证双方持有文本内容一致（通常为一式三份：甲方、乙方、企业档案室各执一份）。授权签署：签署人需为法定代表人或其书面授权的委托代理人，授权委托书需明确授权范围、权限及期限；签署时需核对对方签署人身份，保证与合同主体信息一致，必要时要求对方提供授权委托书原件。盖章规范：合同需加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章或财务章代替）；多页合同需加盖骑缝章，保证合同文本完整、无篡改；签署完成后，及时收回对方已签字盖章的合同文本，核对无误后进行归档。（七）归档与履行管理归档要求：行政部/档案室在合同签订后5个工作日内，将合同文本、审批材料、合作方资质文件等整理成册，建立《合同归档登记表》（见附件6）；归档材料需原件保存，电子版同步录入企业合同管理系统，保证可追溯。履行跟踪：业务部门为合同履行第一责任人，需定期跟踪合同履行进度（如交付时间、质量验收、付款节点），填写《合同履行跟踪表》（见附件7）；发觉履行异常（如对方违约、不可抗力事件）时，需及时向法务部及分管领导汇报，启动争议解决或合同变更/解除程序。三、标准化模板与表单工具附件1：《合同立项申请表》项目内容合同名称合作方名称合同标的合同金额（万元）履行期限业务部门初审意见（说明立项必要性、合作方背景、商业风险等）部门负责人签字日期附件2：《业务初审意见表》审查项目意见合同完整性□完整□不完整（缺失：_________）核心条款准确性□准确□不准确（问题：_________）合作方履约能力□良好□一般□较差（依据：_________）修改建议审查人签字日期附件3：《法务审查意见表》审查要点意见主体合法性□合法□不合法（问题：_________）条款合法性□合法□存在风险（条款：_________；建议：_________）争议解决条款□明确□不明确（需补充：_________）审查结论□通过□修改后通过□不通过（理由：_________）法务专员签字法务负责人签字日期附件4：《财务审核意见表》审核项目意见价款合理性□合理□不合理（依据：_________）支付方式□合规□不合规（建议：_________）税务处理□明确□不明确（需补充：_________）审核人签字财务负责人签字日期附件5：《合同审批流转表》审批节点审批人审批意见签字日期业务部门初审法务部审查财务部审核分管副总审批总经理审批附件6：《合同归档登记表》合同编号合同名称签订日期合作方金额（万元）归档材料清单归档人归档日期附件7：《合同履行跟踪表》合同编号履行节点计划完成时间实际完成时间履行情况异常说明责任人四、关键风险提示与操作注意事项（一）合同主体审查风险禁止与未年检、被吊销营业执照或处于歇业状态的合作方签订合同；涉及分公司签订合同时需核实总公司授权书，避免因无授权导致合同无效；自然人作为合同主体时，需核对证件号码信息及民事行为能力。（二）条款完整性风险避免使用“等”“其他”等模糊表述，需明确“等”的具体范围；质量标准需引用国家标准、行业标准或具体参数，不得约定“合格”“良好”等主观标准；违约责任需区分双方责任，避免仅约定单方违约金，保证对等性。（三）签订规范风险合同文本需手写签字或盖章，严禁复印、扫描件作为正式合同；涉及补充协议的，需明确补充协议与主合同冲突时的效力优先级（通常约定“补充协议与主合同具有同等法律效力，冲突以补充协议为准”）；合同签订后，严禁对已签合同内容进行涂改，确需修改的需双方签署书面补充协议。（四）归档管理风险合同文本遗失需及时向法务部报告，由法务部与合作方协商补签或提供副本，并说明遗失原因；电子合同需通过企业指定加密系统存储，保证数据安全，严禁随意拷贝或外传；合同保管期限一般为合同履行完毕后5年，涉及争议解决的需保管至争议终结。（五）争议预防与处理履行过程中发生纠纷时，业务