采购审批流程模板

采购审批流程模板一、适用范围与应用情境二、全流程操作步骤详解步骤1：采购需求发起与申请责任主体：需求部门申请人（如：行政部明、生产部华）操作内容：需求部门根据工作计划或实际需求，填写《采购申请单》（详见模板表格），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间等关键信息；附件需提供：①需求说明（如：办公设备采购需附部门人员配置表及设备现状说明）；③至少2家供应商的书面报价单（紧急采购或单一来源采购需另附说明）；③涉及固定资产的，需附资产管理部门的《新增资产审批表》；申请人核对信息无误后，签字确认并提交至部门负责人审核。步骤2：部门负责人初审责任主体：需求部门负责人（如：行政部磊、生产部强）操作内容：部门负责人重点审核采购需求的必要性（是否为工作必需）、合理性（数量、规格是否匹配实际需求）及预算匹配度（是否在部门年度预算额度内）；审核通过后，在《采购申请单》“部门审核意见”栏签字确认，并提交至采购管理部门；若审核不通过，需注明理由并退回申请人修改。步骤3：采购管理部门复核责任主体：采购部专员（如：采购部静、采购部伟）操作内容：采购部门收到申请后，重点审核：①采购流程合规性（是否达到起批标准、附件是否齐全）；②供应商资质（报价单供应商是否具备营业执照、相关经营许可等，必要时通过“信用中国”等官方渠道核查）；③市场行情（预估单价是否与近期市场均价差异过大，差异超10%需要求申请人补充说明）；复核通过后，在《采购申请单》“采购部门意见”栏签字，并提交至财务部门；若需调整采购方案（如更换供应商、优化规格），与需求部门沟通后修改并重新提交。步骤4：财务部门预算与资金审核责任主体：财务部经理（如：财务部敏、财务部涛）操作内容：财务部门审核采购预算是否纳入年度预算计划，若为预算外采购，需检查是否履行了预算调整审批流程；审核资金来源（自有资金、专项资金等）及支付方式（预付款比例、尾款支付条件等）是否符合单位财务制度；审核通过后，在《采购申请单》“财务审核意见”栏签字确认，提交至分管领导或总经理审批。步骤5：分管领导/总经理终审责任主体：分管采购副总/总经理（如：副总军、总经理峰）操作内容：根据采购金额及重要性分级审批：①金额≤5万元，由分管领导审批；②金额＞5万元，由总经理审批；③重大采购（如单笔≥20万元或涉及核心设备），需提交总经理办公会集体审议；终审通过后，在《采购申请单》“领导审批意见”栏签字确认，审批流程结束，采购部门可执行采购；若未通过，注明理由并退回采购部门。步骤6：采购执行与合同签订责任主体：采购部专员、法务部门（如需）操作内容：采购部门根据审批通过的《采购申请单》，向选定供应商下达采购订单，明确交付时间、质量标准、验收方式、违约责任等；采购金额≥3万元或涉及长期服务的，需签订正式采购合同，合同文本需经法务部门审核（单位无法务部门的，可聘请外部律师审核），保证条款合法合规；供应商按约定交付货物或提供服务后，需求部门组织验收（货物验收需核对数量、规格、质量，服务验收需对照服务标准出具验收报告）。步骤7：付款与档案归档责任主体：财务部、采购部、档案管理部门操作内容：需求部门提交验收合格报告、发票、采购合同、审批完整的《采购申请单》至财务部门，财务部门核对无误后办理付款手续；采购部门将采购全流程资料（申请单、报价单、合同、验收报告、付款凭证等）整理成册，每月移交档案管理部门归档，保存期限不少于5年（涉及固定资产的保存期限不少于10年）。三、采购申请单模板基本信息申请部门行政部/生产部/市场部等申请人明/华等采购类型□办公物资□生产原料□设备采购□服务采购□其他采购详情物品/服务名称（例：联想ThinkPad笔记本/A4打印纸/设备维修服务）采购数量（例：10台/50箱/1次）预估单价（元）（例：6000元/箱/2000元）资金来源□自有资金□专项资金□其他用途说明（例：新员工入职办公用/生产线上料/车间设备故障维修）供应商信息（至少2家）1.供应商名称：XX科技有限公司，联系人：三，（内部座机），报价：5800元/台2.供应商名称：XX商贸有限公司，联系人：四，（内部座机），报价：5900元/台审批流程部门负责人审核意见签字：_________日期：年月日（审核重点：需求必要性、合理性）采购部门复核意见签字：_________日期：年月日（审核重点：流程合规性、供应商资质）财务部门审核意见签字：_________日期：年月日（审核重点：预算匹配、资金来源）分管领导/总经理审批意见签字：_________日期：年月日（审核重点：金额权限、决策合理性）后续环节记录||

验收情况|□合格□不合格（不合格原因：_________），验收人：*五，日期：年月日|

付款凭证号|（例：FK2024-XXX）|

合同编号|（例：CG2024-XXX）|四、使用要点与风险提示预算刚性原则：所有采购必须纳入年度预算，预算外采购需经“预算调整-审批-采购”三步流程，严禁无预算采购或超预算采购。审批时限要求：各环节审批人需在收到申请后2个工作日内完成审核（紧急采购可缩短至1个工作日，但需在备注栏说明“紧急”及原因），逾期未反馈视为默认通过。材料完整性：未按要求提供报价单、需求说明等附件的，采购部门有权拒绝受理，退回申请人补充材料。供应商管理：严禁与存在不良记录（如行政处罚、失信行为）的供应商合作，采购部门需建立《合格供应商名录》并定期更新（每季度复核一次）。紧急采购处理：因抢险、救灾等不可