采购管理流程模板与操作手册

采购管理流程模板与操作手册一、适用范围与典型场景二、采购全流程操作指南（一）需求提出与审批需求发起责任人：业务部门/使用部门需求申请人（如部门员工）操作要点：（1）申请人根据实际需求，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望到货日期等关键信息；（2）附技术参数、图纸、报价单等支撑材料（如为新采购品类，需提供详细需求说明）；（3）通过OA系统或线下流程提交至部门负责人审批。部门审核责任人：部门负责人（如部门经理）操作要点：（1）核对需求的合理性（是否符合业务规划、预算是否在部门额度内）；（2）审核技术参数及数量是否准确无误；（3）审批通过后，流转至采购部门；紧急采购（如生产突发停机急需备件）需标注“紧急”，同步抄送采购负责人。采购与财务复核责任人：采购专员、财务专员操作要点：（1）采购专员审核采购的可行性（如是否存在替代方案、是否为常用标准品）；（2）财务专员核对预算科目、金额是否符合公司财务制度，大额采购（如超过*万元，具体金额根据公司制度设定）需财务负责人签字确认。分级审批审批权限（根据公司规模及金额分级）：金额≤*元：采购专员审批，抄送采购经理；元＜金额≤元：采购经理审批；金额＞*元：总经理审批，重大采购（如战略物资、大型设备）需提交管理层会议审议。（二）供应商选择与管理供应商寻源责任人：采购专员操作要点：（1）标准品/通用类：从《合格供应商名录》中筛选3家及以上供应商；（2）定制化/新品类：通过行业展会、招标平台、行业协会等渠道拓展新供应商，收集资质文件（营业执照、相关行业许可证、体系认证等）；（3）紧急采购：可临时从合格供应商名录外选择，但需留存供应商资质证明及比价记录。供应商评估与比价责任人：采购专员、需求部门代表、质检专员（如需）操作要点：（1）向候选供应商发出询价单，明确报价截止时间、交货期、付款方式等；（2）组织比价分析，综合评估价格（权重%）、质量（权重%）、交付能力（权重%）、服务（如售后、培训，权重%）等指标，形成《供应商评估表》；（3）评估结果需采购经理审核，金额超过*元的采购需集体决策（如召开供应商评审会）。供应商确定与合同签订责任人：采购专员、法务专员（如需）、总经理操作要点：（1）确定中标供应商后，发出《中标通知书》；（2）采购专员根据采购金额及复杂程度，拟定采购合同（明确标的物、数量、质量标准、价格、交付时间、验收方式、违约责任等），法务专员审核合同条款；（3）合同经双方签字盖章后生效，原件交财务部门、采购部门、供应商各留存一份。（三）采购订单执行订单下达责任人：采购专员操作要点：（1）根据合同信息，在ERP系统中创建《采购订单》（PO号唯一），同步发送供应商，并确认接收；（2）订单需包含：供应商信息、物料编码、名称规格、数量、单价、总金额、交货地点、联系人及电话等；（3）跟踪供应商备货进度，保证按期交付，如遇延期风险，及时协调并反馈需求部门。交付跟进责任人：采购专员、仓库管理员操作要点：（1）供应商发货后，要求提供《发货清单》，采购专员核对订单信息与发货信息是否一致；（2）货物到达后，仓库管理员第一时间通知采购专员及需求部门，准备验收。（四）到货验收与入库实物验收责任人：需求部门代表、仓库管理员、质检专员（如需）操作要点：（1）需求部门核对物品名称、规格型号、数量是否与订单一致，并测试功能是否符合需求（如办公设备需通电测试、原材料需抽检样品）；（2）仓库管理员检查外包装是否完好，数量是否准确，填写《到货验收单》；（3）质检专员对质量进行专业检测（如需），出具《质检报告》，不合格品需在验收单中注明并隔离存放。异常处理责任人：采购专员、供应商操作要点：（1）验收发觉数量不符、质量问题或型号错误，采购专员需在*个工作日内联系供应商，明确处理方案（补货、换货、退货）；（2）双方确认解决方案后，采购专员更新订单状态，仓库管理员按新方案执行，留存沟通记录及书面凭证。入库登记责任人：仓库管理员操作要点：（1）验收合格后，仓库管理员在ERP系统中确认入库，入库单，更新库存台账；（2）将《到货验收单》《质检报告》（如需）等单据交采购专员归档。（五）付款结算单据审核责任人：采购专员、财务专员操作要点：（1）采购专员收集付款资料：采购合同、验收单、发票（抬头、税号需与公司信息一致）、供应商对账单等；（2）财务专员审核单据的完整性、合规性（如发票真伪、金额是否与合同一致），确认无误后提交付款审批。分级付款审批审批权限（与采购审批权限对应）：金额≤*元：财务经理审批；元＜金额≤元：财务总监审批；金额＞*元：总经理审批。款项支付责任人：财务专员操作要点：（1）审批通过后，财务专员按合同约定付款方式（电汇、承兑汇票等）支付款项，付款后同步采购专员及供应商；（2）付款凭证（如银行回单）需加盖财务章后交采购专员归档。三、核心流程配套表单（一）采购申请单序号字段名称填写说明1申请部门需求发起部门全称2申请人需求申请人姓名及工号3联系方式申请人电话/邮箱4采购物品/服务名称详细名称，避免模糊表述（如“A4纸”而非“纸”）5规格型号技术参数、品牌、版本等6需求数量需求单位（个/箱/套等）7预估单价（元）不含税单价8预算总金额（元）数量×预估单价，含税/不含税需注明9用途说明详细说明使用场景及必要性10期望到货日期年/月/日11附件清单技术图纸、报价单等文件名称12部门负责人意见审批签字+日期13采购部门意见审批签字+日期14财务部门意见审批签字+日期（二）供应商评估表序号评估维度评分标准（1-5分）权重得分1价格合理性最低价得5分，每高于最低价*%扣1分*%2质量保障能力有ISO9001认证且过往合格率≥*%得5分*%3交付及时性按期交付率≥%得5分，每低%扣1分*%4售后服务24小时响应、*天解决得5分*%5合作稳定性合作年以上得5分，每少年扣1分*%6综合评分（Σ单项得分×权重）100%（三）采购订单字段名称内容示例采购订单号PO-2024-XXXX供应商名称XX科技有限公司供应商联系人*先生/女士联系方式*（虚拟）交货地点公司XX仓库交货日期2024年XX月XX日序号物料名称1A4复印纸2签字笔订单总金额（含税）￥327.50（税率*%）付款方式货到后30天电汇备注需提供产品合格证（四）到货验收单序号验收项目验收标准结果（合格/不合格）备注1物料名称与采购订单一致2规格型号与采购订单一致3数量与采购订单一致（允许±*%误差）4外包装完好度无破损、受潮、变形5功能测试通电正常、书写流畅（根据物品特性）验收结论□合格□不合格（不合格需说明原因）需求部门签字*日期2024年XX月XX日仓库签字*日期2024年XX月XX日质检签字（如需）*日期2024年XX月XX日（五）付款申请单字段名称内容示例供应商名称XX科技有限公司采购订单号PO-2024-XXXX付款金额（元）327.50付款方式电汇付款事由支付A4纸、签字笔采购款附件清单采购合同、验收单、发票（票号：XXXX）采购专员意见签字：*日期：2024年XX月XX日财务专员意见签字：*日期：2024年XX月XX日审批意见（按权限）签字：*日期：2024年XX月XX日四、关键控制点与风险提示（一）需求合理性控制需求部门需提交真实、准确的采购需求，虚构需求或夸大数量将追究申请人责任；大额采购（如超过*元）需提供市场调研报告或成本分析，避免盲目采购。（二）审批权限合规严禁越权审批或化整为零规避审批，审批人对审批结果负直接责任；紧急采购需在*个工作日内补办审批手续，留存书面说明。（三）供应商管理规范定期（每半年/每年）对合格供应商进行复评，淘汰不合格供应商；与供应商签订廉洁协议，禁止收受回扣、商业贿赂等行为，违者终止