某跑步俱乐部印章刻制管理制度

某跑步俱乐部印章刻制管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）印章刻制管理，保障印章使用的合法性、安全性和规范性，维护俱乐部及会员合法权益，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《社会团体登记管理条例》等相关法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条本制度所称“印章”，指俱乐部具有法律效力的各类专用印章，包括但不限于：（一）俱乐部公章（含电子公章）；（二）法定代表人/理事长名章；（三）财务专用章、发票专用章；（四）部门专用章（如会员服务部章、赛事运营部章等）；（五）其他因业务需要刻制的专项印章（如活动纪念章、合作项目章等）。第三条本制度适用于俱乐部所有印章的刻制申请、审批、制作、备案及相关监督管理工作，涵盖新章刻制、旧章更换、样式变更等全流程。第四条印章刻制管理遵循“严格审批、规范操作、责任到人”原则，确保印章刻制与使用符合法律要求，与俱乐部管理目标一致。第二章管理职责第五条行政部门为俱乐部印章刻制管理的主责部门，具体职责包括：（一）制定并完善印章刻制管理制度；（二）受理各部门印章刻制申请，审核申请材料及刻制必要性；（三）对接公安机关备案及正规刻章单位，监督刻制过程；（四）建立印章管理台账，记录印章刻制、备案、启用、停用、销毁等信息；（五）定期组织印章管理专项检查，防范风险。第六条财务部门职责：（一）对涉及财务类印章（如财务专用章、发票专用章）的刻制申请进行专业审核，确认刻制必要性及样式合规性；（二）配合行政部门完成财务类印章的备案及后续管理。第七条纪检监督部门职责：（一）对印章刻制全流程进行监督，核查审批程序是否合规、刻制过程是否规范；（二）受理关于违规刻制印章的投诉举报，组织调查并提出处理意见。第八条各用章部门职责：（一）根据实际业务需求，提出印章刻制申请并说明必要性；（二）指定专人配合行政部门完成刻制信息确认（如样式、尺寸等）；（三）负责本部门保管印章的日常使用与安全管理。第三章刻制申请与审批第九条印章刻制申请范围：（一）俱乐部新设立或新增内设部门（含分支机构），需刻制对应公章或部门章；（二）原有印章因磨损、遗失、样式变更（如俱乐部名称变更、防伪技术升级）等原因需重新刻制；（三）因业务拓展需刻制专项业务章（如赛事合作章、会员积分章等）；（四）其他经俱乐部决策层认定需要刻制的印章。第十条禁止刻制情形：（一）无明确业务需求或重复刻制同类印章；（二）刻制与俱乐部名称、业务范围无关的印章（如个人私用章、非授权合作项目章等）；（三）未经审批擅自刻制或伪造俱乐部印章。第十一条刻制申请流程：（一）申请提交：用章部门填写《印章刻制申请表》（附件1），注明印章类型、名称、用途、样式（含尺寸、字体、图案等）、刻制原因等信息，经部门负责人签字确认后提交行政部门。（二）行政审核：行政部门对申请材料进行初审，重点核查：1.刻制必要性（是否符合俱乐部当前业务需求）；2.样式合规性（是否符合《社会团体印章管理规定》中关于尺寸、字体的要求）；3.名称准确性（是否与俱乐部或部门全称一致，无歧义）。初审通过后，行政部门需出具审核意见并提交分管领导。（三）分管审批：分管领导对行政部门审核意见及刻制事项进行复核，重点关注业务关联性及风险可控性，签署审批意见后提交理事长（或法定代表人）。（四）最终批准：理事长（或法定代表人）对刻制事项进行最终审批，确认无误后签署批准意见。第十二条特殊情形处理：（一）因紧急业务需要（如突发赛事合作、会员权益项目启动）需临时刻制印章的，用章部门可通过OA系统提交加急申请，经行政部门初审、分管领导复核后，由理事长（或法定代表人）电话确认批准，事后3个工作日内补全书面审批手续。（二）涉及俱乐部名称变更、法人变更等重大事项需刻制新章的，需同步提供登记管理机关（如民政局）出具的变更证明文件，作为申请附件。第四章刻制实施与备案第十三条刻制单位选择：（一）行政部门应通过公开比选或协议合作方式，选定具备公安机关备案资质、信誉良好的刻章单位，建立长期合作名录。（二）禁止选择无资质、无备案的刻章单位，避免印章被伪造或信息泄露风险。第十四条刻制实施要求：（一）行政部门需向刻章单位提供经批准的《印章刻制申请表》、俱乐部营业执照（或社会团体法人登记证书）复印件、法定代表人身份证明等材料，确保刻章单位完成公安机关备案程序。（二）刻制过程中，行政部门应指定专人跟进，核对印章样式、尺寸、防伪标识（如编码、暗记）等是否与申请一致，留存刻制过程记录（如照片、视频）。（三）刻制完成后，刻章单位需出具《印章刻制备案回执》，作为印章合法性的证明文件。第十五条印章接收与备案：（一）行政部门收到新刻印章后，需与《印章刻制申请表》《印章刻制备案回执》核对，确认无误后填写《印章管理台账》（附件2），登记内容包括：印章名称、类型、编号（按“JLB-年份-序号”规则编制，如JLB-2024-001）、刻制单位、备案编号、启用日期、保管部门及责任人等。（二）留存新章印模（纸质版及电子版），纸质版印模需经行政部门负责人签字确认后归档，电子版存入俱乐部档案管理系统长期保存。第十六条旧章处理：（一）因更换、遗失等原因停用的旧章，用章部门需在新章启用后3个工作日内将旧章交回行政部门；因遗失停用的，需同步提交《印章遗失情况说明》及登报声明（或在俱乐部官网公示）。（二）行政部门对交回的旧章进行登记，填写《旧章处理记录表》（附件3），注明停用原因、交回时间、保管状态等。（三）停用印章原则上由行政部门集中保管6个月（特殊印章如财务章保管1年），期满后由行政部门提出销毁申请，经分管领导审批、理事长（或法定代表人）批准后，组织2名以上工作人员监督销毁，并记录销毁时间、方式（如切割、熔毁）、参与人员等信息，相关记录归档保存。第五章使用与保管第十七条印章保管责任：（一）新章启用前，行政部门需与用章部门办理交接手续，填写《印章交接记录表》（附件4），明确保管责任人（原则上为部门负责人或其指定的正式员工）。（二）保管责任人需签订《印章保管责任书》（附件5），承诺严格遵守俱乐部印章管理制度，妥善保管印章，禁止转借、委托他人代管（特殊情况需经分管领导批准并做好登记）。第十八条印章保管要求：（一）印章需存放于带锁的专用保险柜或抽屉中，钥匙由保管责任人随身携带，禁止随意放置或共用；（二）每日下班前，保管责任人需检查印章存放状态，确认锁具完好；（三）因出差、请假等原因无法履职时，保管责任人需提前向部门负责人报备，经批准后移交至指定临时保管人，并填写《印章临时交接记录表》（附件6），临时保管人需同样符合保管责任要求。第十九条印章使用规范：（一）使用印章需填写《印章使用登记表》（附件7），注明用印时间、文件名称、用印事由、经办人、批准人等信息；（二）常规用印（如会员证盖章、活动通知）由部门负责人批准；重要用印（如合作协议、财务票据、涉及会员权益的文件）需经分管领导批准；涉及重大经济或法律责任的用印（如对外担保、资产处置）需经理事长（或法定代表人）批准；（三）禁止在空白纸张、空白合同、空白票据上用印；确因业务需要（如批量会员资料盖章）需预盖印章的，需经理事长（或法定代表人）批准，并登记预盖数量、用途及回收期限，逾期未回收的需立即报告行政部门；（四）电子印章使用需通过俱乐部指定的电子签章系统，操作记录自动留存，严禁截屏、导出等非系统操作方式用印。第六章监督与责任第二十条监督检查机制：（一）纪检监督部门每季度对印章刻制、保管、使用情况进行专项检查，检查内容包括：审批流程是否完整、台账记录是否准确、保管措施是否到位、用印登记是否规范等；（二）行政部门需配合提供《印章管理台账》《印章使用登记表》等资料，对检查中发现的问题需在5个工作日内完成整改并提交报告；（三）鼓励俱乐部员工通过内部信箱、纪检热线等渠道举报违规刻制或使用印章行为，举报内容经查证属实的，给予举报人适当奖励（具体标准由俱乐部另行规定）。第二十一条违规责任追究：（一）违反本制度第十条“禁止刻制情形”，擅自刻制印章的，对责任人给予警告处分；造成俱乐部经济损失或信誉损害的，责令赔偿并给予记过处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理；（二）因保管不当导致印章遗失、被盗的，对保管责任人给予警告处分；未及时报告或隐瞒不报的，给予记过处分；（三）违规使用印章（如空白用印、越权批准用印）的，对直接责任人给予记过处分；造成重大损失的，解除劳动合同并追究法律责任；（四）监督检查中发现行政部门、纪检部门未履行管理或监督职责的，对部门负责人及相关责任人给予通报批评；情节严重的，调整工作岗位或降职处理。第七章附则第二十二条本制度由俱乐部行政部门负