某跑步俱乐部合同审批管理制度

某跑步俱乐部合同审批管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）合同管理行为，防范法律风险，保障俱乐部及会员合法权益，提升运营效率，依据《中华人民共和国民法典》《社会团体登记管理条例》等相关法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部与外部主体（包括但不限于会员、合作单位、供应商、赞助商等）签订的所有具有法律约束力的协议、合同及其他书面文件（以下统称“合同”）。第三条合同审批管理遵循“依法合规、权责清晰、流程规范、风险可控”原则，确保合同内容合法、条款严谨、履行可行，切实维护俱乐部利益，推动跑步运动健康有序发展。---第二章合同管理范围第四条本制度覆盖的合同类型包括但不限于：（一）会员服务类合同：会员入会协议、会员等级服务协议、退会退款协议等；（二）赛事合作类合同：马拉松/路跑赛事承办协议、赛事赞助协议、赛事保险协议、医疗保障服务协议等；（三）物资采购类合同：运动装备采购协议、补给物资采购协议、宣传物料制作协议等；（四）场地服务类合同：训练场地租赁合同、赛事场地使用协议、办公场所租赁合同等；（五）合作推广类合同：品牌联名合作协议、媒体宣传服务协议、跑步培训合作协议等；（六）其他涉及俱乐部权益或义务的经济、服务类合同。第五条以下文件不适用本制度，但需参照执行备案管理：（一）仅涉及俱乐部内部管理的制度、通知、备忘录；（二）金额低于5000元且无潜在风险的小额采购或服务确认单（需经部门负责人签字确认）；（三）法律法规明确无需签订书面合同的情形。---第三章合同审批流程第六条合同审批流程分为起草、初审、复审、终审、签署与备案五个阶段，各阶段需严格履行书面审批手续，留存审批记录。第一节合同起草第七条合同起草由业务主办部门负责（以下简称“主办部门”），主办部门应指定专人（以下简称“经办人”）负责具体起草工作。经办人需熟悉业务背景、合同目的及双方权利义务，确保合同内容与业务需求一致。第八条合同起草应优先使用俱乐部统一制定的合同模板（模板由法务合规部牵头编制，经俱乐部管理层审核后发布）。确需使用非模板合同的，经办人需提交《非模板合同使用说明》，阐明使用原因及风险点，经主办部门负责人签字确认后，方可进入审批流程。第九条合同内容应包含以下必备条款：（一）合同双方名称、地址、联系方式等基本信息；（二）合同标的（服务内容、产品规格、数量等）；（三）合同金额及支付方式（含付款时间、账户信息）；（四）履行期限、地点和方式；（五）双方权利义务；（六）违约责任；（七）争议解决方式（优先约定协商或向俱乐部所在地法院诉讼）；（八）其他根据业务需要约定的特殊条款（如保密义务、知识产权归属等）。第十条涉及金额的合同，经办人需附《合同金额核算表》，列明成本构成、定价依据及市场比价情况（单次采购或服务金额超过2万元的需提供至少3家供应商比价单）。第二节初审：法务与合规审核第十一条合同起草完成后，主办部门需将合同文本及附件（包括《非模板合同使用说明》《合同金额核算表》等）提交法务合规部进行合法性初审。第十二条法务合规部审核重点包括：（一）合同主体资格：对方是否具备签订合同的民事权利能力和行为能力（如企业需核查营业执照、经营范围；个人需核查身份证明）；（二）条款合法性：是否存在违反法律法规强制性规定的内容；（三）风险可控性：违约责任、争议解决条款是否明确，是否存在显失公平或加重俱乐部义务的情形；（四）形式规范性：合同编号、签署日期、签字盖章要求是否符合俱乐部规定（合同编号规则：JLB-HT-年份-部门-序号，例如JLB-HT-2024-赛事-001）。第十三条法务合规部应在收到完整材料后3个工作日内完成初审，出具《合同初审意见书》。审核通过的，进入复审阶段；审核不通过的，需列明修改意见，退回主办部门修改后重新提交。第三节复审：业务与财务审核第十四条初审通过后，主办部门需将合同文本及《合同初审意见书》提交业务分管领导及财务部进行复审。第十五条业务分管领导审核重点：（一）业务合理性：合同内容是否符合俱乐部发展规划，是否与年度工作计划衔接；（二）履约可行性：对方履约能力是否充分（如赛事承办方需核查过往办赛经验、资源储备）；（三）风险预判：是否存在影响俱乐部声誉或运营稳定性的潜在风险（如合作方负面舆情史）。第十六条财务部审核重点：（一）金额准确性：合同金额与《合同金额核算表》是否一致；（二）支付合规性：付款方式、时间是否符合俱乐部财务制度（如预付款比例不超过合同总额30%）；（三）税务规范性：发票类型、税率是否符合税法要求（需明确“增值税专用发票”或“普通发票”）。第十七条业务分管领导及财务部应在收到材料后2个工作日内完成复审，分别签署意见。复审不通过的，退回主办部门修改；通过后进入终审阶段。第四节终审：管理层决策第十八条终审权限根据合同金额及重要性划分：（一）单次金额5万元（含）以下或非重大合作类合同，由俱乐部总经理审批；（二）单次金额5万元以上至20万元（含）或涉及品牌联名、赛事核心权益的合同，由总经理办公会审批；（三）单次金额20万元以上或涉及俱乐部战略发展、重大资产处置的合同，需提交理事会审议。第十九条终审部门应在收到完整材料后5个工作日内完成审批（总经理办公会/理事会需提前3个工作日发送会议材料）。终审通过的，进入签署阶段；未通过的，需说明理由并退回修改。第五节签署与备案第二十条合同经终审通过后，由经办人持《合同审批单》（需包含各阶段审批签字）至行政部申请用印。行政部需核对审批流程完整性，确认无误后加盖俱乐部公章或合同专用章。第二十一条合同签署后，主办部门需在3个工作日内将合同原件（一式两份及以上）、《合同审批单》及相关附件移交行政部存档。行政部需建立合同管理台账，记录合同编号、名称、对方主体、金额、履行期限等关键信息，并将电子扫描件上传至俱乐部内部管理系统，确保可追溯查询。第二十二条合同存档期限为自履行完毕之日起5年；涉及会员权益或重大合作的合同，存档期限延长至10年。---第四章责任分工第二十三条主办部门职责：（一）负责合同起草、前期调研及履约跟进；（二）配合法务、财务等部门完成审核，按要求补充材料；（三）监控合同履行情况，及时报告异常问题（如对方违约、履行困难等）。第二十四条法务合规部职责：（一）制定合同模板，修订完善合同管理制度；（二）审核合同合法性，提示法律风险；（三）协助处理合同争议，提供法律支持。第二十五条财务部职责：（一）审核合同经济条款，确保符合财务制度；（二）监督合同款项支付与结算，定期核对账目；（三）对重大合同进行财务风险评估。第二十六条行政部职责：（一）管理合同用印及存档，维护合同管理台账；（二）定期汇总合同执行情况，向管理层提交报告；（三）配合审计部门开展合同专项检查。第二十七条管理层职责：（一）审批重大合同，决策关键条款；（二）监督各部门履行合同管理职责；（三）协调解决合同履行中的重大问题。---第五章监督与考核第二十八条俱乐部设立合同管理监督小组（由监事会成员、法务合规部负责人、财务部负责人组成），每季度对合同审批及履行情况进行抽查，抽查比例不低于当期合同总量的20%。第二十九条监督重点包括：（一）审批流程是否完整，是否存在越权审批、事后补签等违规行为；（二）合同履行是否符合约定，是否存在拖延履约、擅自变更等问题；（三）档案管理是否规范，是否存在丢失、泄露合同信息等情况。第三十条对监督中发现的问题，监督小组需出具《整改通知书》，要求责任部门在10个工作日内完成整改。对因失职、渎职导致俱乐部损失的，按《俱乐部员工奖惩制度》追究相关人员责任；涉嫌违法的，移送司法机关处理。第三十一条对严格执行本制度、有效防范风险或为俱乐部挽