某跑步俱乐部办公用品管理制度

某跑步俱乐部办公用品管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）办公用品管理，提高资源使用效率，杜绝浪费现象，保障日常运营及会员服务工作有序开展，结合俱乐部实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部总部及下属各分支机构（含会员活动中心、训练基地等）的办公用品全流程管理，涵盖采购、领用、使用、保管、报废等环节。第三条办公用品管理遵循“统筹规划、按需配置、责任到人、节约高效”原则，倡导绿色办公理念，强化资源集约利用，助力俱乐部可持续发展。第二章管理职责第四条行政部为俱乐部办公用品管理的主责部门，具体职责包括：（一）制定并完善办公用品管理制度、分类标准及操作流程；（二）汇总各部门办公用品需求，编制采购计划并组织实施；（三）建立办公用品台账，定期盘点库存，确保账物一致；（四）监督各部门办公用品使用情况，指导规范操作；（五）统筹报废办公用品的鉴定、处置及备案工作。第五条财务部负责办公用品采购资金审核、费用核算及监督，对超预算、超标准采购行为行使否决权。第六条各部门（含分支机构）负责人为本部门办公用品管理第一责任人，负责：（一）审核本部门月度需求计划，确保合理合规；（二）监督本部门成员规范使用办公用品，杜绝浪费；（三）配合行政部完成库存盘点及报废鉴定工作。第七条俱乐部全体成员须遵守本制度，合理使用办公用品，履行保管义务，不得私用、挪用或损坏公共财物。第三章办公用品分类与范围第八条俱乐部办公用品按使用属性及价值分为三类：（一）消耗品：指使用周期短、一次性消耗或需频繁补充的物品，包括但不限于：打印纸、墨盒、中性笔、回形针、便签纸、档案袋、胶水等。（二）低值耐用品：指单价在200元以下（含）、可重复使用且使用周期超过6个月的物品，包括但不限于：计算器、U盘、文件盒、文件夹、剪刀、打孔器、小型订书机等。（三）固定资产类办公用品：指单价超过200元、使用周期超过1年且能独立发挥功能的物品，包括但不限于：打印机、扫描仪、碎纸机、投影仪、办公电脑、运动计时器、心率监测设备（用于活动组织）等。第四章采购管理第九条采购原则：（一）预算控制：严格按年度财务预算执行，无预算或超预算需求不予采购（紧急情况除外）。（二）集中采购：除零星急需物品外，均由行政部统一采购，避免分散采购造成资源浪费。（三）比价优选：选择3家以上供应商比价，优先采购质优价廉、绿色环保产品；长期合作供应商需签订框架协议，明确质量标准及售后服务。第十条采购流程：（一）需求申报：各部门须于每月25日前提交下月《办公用品需求申请表》（见附件1），注明物品名称、规格、数量、用途；临时急需物品需填写《紧急采购申请单》（见附件2），经部门负责人签字后报行政部。（二）审核审批：行政部汇总需求后，结合库存情况编制《月度采购计划》，经行政部负责人审核、分管领导审批后执行；单次采购金额超过5000元的，需报俱乐部总经理审批。（三）采购执行：行政部根据审批后的计划实施采购，保留采购凭证（发票、清单等）并及时录入台账；紧急采购需在3个工作日内补办审批手续。（四）验收入库：采购物品须由行政部专人验收，核对数量、规格、质量无误后登记入库；固定资产类办公用品需同时填写《固定资产验收单》（见附件3），录入固定资产管理系统。第五章领用管理第十一条日常领用：（一）消耗品：实行“以旧换新”或“定量领用”制。如打印纸按部门人数每月人均2包标准发放；中性笔每人每季度2支，领用需交回旧笔杆（无笔芯可交）。（二）低值耐用品：首次领用需填写《低值耐用品领用登记表》（见附件4），注明领用人、物品名称、领用日期；因丢失或人为损坏需补领的，由领用人承担50%费用（单价50元以下的全额赔偿）。（三）固定资产类办公用品：领用需填写《固定资产领用单》（见附件5），经部门负责人、行政部负责人签字确认；使用人变更时，须办理交接手续并更新登记信息。第十二条特殊领用：（一）会员活动专用物品（如活动用计时器、号码布、宣传物料等），由活动组织部门提前3个工作日提交《活动物资领用申请》（见附件6），注明活动名称、参与人数、使用期限，经活动负责人、行政部负责人审批后领用；活动结束后2个工作日内须归还并验收，损坏或丢失按原价赔偿。（二）临时借用人（如来访合作单位人员）借用物品，需由俱乐部对接人担保并填写《临时借用登记表》（见附件7），借用期限不超过3个工作日；逾期未还的，由对接人负责追回并说明情况。第六章使用与保管第十三条消耗品使用规范：（一）打印、复印纸张须双面使用，非正式文件可采用废纸背面；（二）墨盒、笔芯更换需由专人操作，避免浪费；（三）便签纸、回形针等小件物品按需领取，禁止批量囤积。第十四条低值耐用品保管要求：（一）领用人须妥善保管，避免遗失、损坏；（二）部门内共用物品由部门负责人指定保管人，建立《共用物品管理台账》；（三）离职或岗位调动时，须归还所领低值耐用品，经行政部确认后方可办理离职手续。第十五条固定资产使用管理：（一）使用人须严格按操作规范使用，定期清洁维护（如打印机需每月清理一次墨粉盒）；（二）因工作需要跨部门调配的，须经行政部审批并办理转移手续；（三）闲置超过3个月的固定资产，行政部有权收回统一调配；（四）使用年限内损坏的，由使用人申请维修并承担非自然损耗部分费用；因保管不善丢失的，按剩余价值赔偿。第七章库存管理第十六条行政部须建立《办公用品库存台账》（见附件8），详细记录物品名称、规格、数量、入库时间、存放位置等信息，确保账物一致。第十七条库存盘点：（一）月度盘点：每月最后一个工作日，行政部对消耗品库存进行抽查，抽查比例不低于30%；（二）季度盘点：每季度末，行政部联合财务部对全品类办公用品进行全面盘点，形成《库存盘点报告》（见附件9），经行政部、财务部负责人签字后报分管领导；（三）年度盘点：每年12月20日前完成全年盘点，盘点结果作为下年度采购预算编制依据。第十八条库存预警：（一）消耗品库存低于安全存量（如打印纸库存低于50包）时，行政部须在3个工作日内启动采购程序；（二）低值耐用品及固定资产库存异常（如连续3个月无领用记录）时，行政部须分析原因并调整采购计划。第八章报废与处置第十九条报废条件：（一）消耗品无剩余使用价值（如空墨盒、破损便签本）；（二）低值耐用品无法修复或修复成本超过重置成本（如损坏的计算器）；（三）固定资产达到使用年限（如电脑5年、打印机4年）或因技术淘汰无法满足工作需求（如老旧扫描仪）。第二十条报废流程：（一）申请鉴定：使用部门填写《办公用品报废申请单》（见附件10），注明物品信息、报废原因，附维修记录（如适用），提交行政部；（二）审核确认：行政部联合财务部、技术部门（如IT部）进行鉴定，确认符合报废条件的，签署意见后报分管领导审批；（三）处置执行：1.消耗品：由行政部集中收集后按垃圾分类要求处理；2.低值耐用品及固定资产：可回收利用的（如U盘内数据清除后）调配至分支机构使用；无利用价值的，联系有资质的回收公司处理，留存处置凭证；3.涉及敏感信息的设备（如办公电脑），须先由IT部门彻底清除数据，再行处置。第九章监督与考核第二十一条行政部每月对各部门办公用品使用情况进行检查，重点核查领用登记是否规范、是否存在浪费现象、固定资产保管是否到位等，形成《检查通报》并公示。第二十二条考核标准：（一）部门考核：将办公用品管理纳入部门年度绩效考核，占比5%；出现超预算采购、账物不符、重大浪费等情况的，扣减1-3分；（二）个人考核：因保管不善造成物品丢失或损坏的，扣减当月绩效100-500元；情节严重（如恶意损坏、私用公物）的，按《员工手册》相关规定处理。第二十三条对提出节约改进建议（如推广电子审批减少纸张使用）并取得显著成效的部门或个人，给予500-2000元奖励，纳入年度评优参考。第十章附则第二十四条本制度由俱乐部行政部