DB41∕T 2846-2025 消费品召回 档案管理要求

ICS01.140.20

CCSA14

41

河南省地方标准

DB41/T2846—2025

消费品召回档案管理要求

2025-04-21发布2025-07-20实施

河南省市场监督管理局  发布

DB41/T2846—2025

目次

前言..................................................................................II

1范围................................................................................1

2规范性引用文件......................................................................1

3术语和定义..........................................................................1

4总体要求............................................................................1

5档案分类及归档范围..................................................................2

6形成与收集..........................................................................3

7整理与编号..........................................................................3

8归档与编目..........................................................................3

9保存与借阅..........................................................................4

10备份...............................................................................4

附录A（规范性）档案分类及编码........................................................5

附录B（资料性）文件资料移交、档案归档、档案借阅登记表样式............................7

附录C（资料性）档案卷宗封面..........................................................9

附录D（资料性）缺陷召回信息表样式...................................................10

附录E（资料性）卷内目录样式.........................................................11

附录F（资料性）备考表样式...........................................................12

参考文献..............................................................................13

I

DB41/T2846—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由河南省市场监督管理局提出并归口。

本文件起草单位：河南省缺陷产品召回中心、河南省市场监督管理局食品安全和应急保障中心、新

乡市缺陷消费品召回服务中心、河南省纤维纺织产品质量监测检验研究院。

本文件主要起草人：刘柯颖、崔捷、吴晓玮、郑伊琰、杜金娜、吴爱军、岳洋、张卉、靳营辉、李

晓岚、李丽、杨静、吴同敬、孙亮、吴昊文、李杰、吕昭杰、李群、王东方、陈童、史御。

II

DB41/T2846—2025

消费品召回档案管理要求

1范围

本文件规定了缺陷消费品召回档案分类及归档范围、形成与收集、整理与编号、归档与编目、保存

与借阅、备份等管理要求。

本文件适用于履行召回职能机构缺陷消费品召回档案的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18884电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T36431消费品分类与代码

DA/T13档号编制规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T78录音录像档案管理规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

消费品缺陷

消费品因设计、制造、警示等原因，致使同一批次、型号或类别的产品中普遍存在的危及人身、财

产安全的不合理危险。

3.2

消费品召回

消费品生产者或经营者对存在缺陷的消费品，通过补充或者修正警示标识、修理、更换、退货等补

救措施，消除缺陷或者降低安全风险的活动。

[来源：GB/T34400—2017，2.5，有修改]

3.3

消费品召回档案

在缺陷消费品召回工作过程中形成的具有归档保存价值的文字、图片、图表、网页、声像、电子文

件等各种形式的历史记录。

[来源：DA/T1—2000，2.1，有修改]

4总体要求

1

DB41/T2846—2025

4.1召回档案管理应纳入缺陷消费品召回管理的整体规划，并与各项业务工作同步部署、同步实施，

确保档案管理工作的系统性和协调性。

4.2召回档案管理应贯穿召回工作全流程，通过关键节点管控，实现业务活动文件自形成、流转至归

档的全周期规范化管理，确保文件材料及时完整归集。

4.3召回档案资料的整理应遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系，符合文档一体化管理要求，

纸质文件与电子文件协调统一。

4.4召回档案资料应真实、完整、准确、系统，确保清晰可辨、格式规范、安全可靠，手续完备，满

足召回活动管理、监督等方面对证据、责任和信息的需求。

5档案分类及归档范围

5.1档案分类

5.1.1根据缺陷消费品召回工作流程，档案包括：

——缺陷消费品调查档案；

——缺陷消费品召回实施档案；

——召回效果评估档案。

5.1.2根据档案材质可分为纸质档案、电子档案。电子档案指各类档案的电子文件数据，与纸质档案

具有同等效力。

5.2归档范围

5.2.1缺陷消费品调查档案包括但不限于以下资料：

——消费品缺陷线索信息资料；

——消费品调查分析通知资料；

——消费品缺陷调查资料；

——事故及危险报告信息表；

——境外召回报告信息表；

——消费品缺陷调查登记表；

——生产者调查分析报告；

——生产者调查分析资料专家评估意见；

——异议文书；

——消费品检测报告；

——顾客投诉、消费品伤害信息资料；

——其他资料。

5.2.2缺陷消费品召回实施档案包括但不限于以下资料：

——缺陷消费品召回通知书；

——缺陷消费品召回计划；

——消费品召回新闻稿；

——消费品召回事项说明；

——消费品召回阶段性报告；

——消费品召回总结报告；

——消费品责令召回通知书；

——向社会公布信息资料；

2

DB41/T2846—2025

——召回措施的实施资料；

——无害化处理资料。

——其他资料。

5.2.3召回效果评估档案包括但不限于以下资料：

——消费品召回实施情况监督检查记录表；

——召回措施证实资料。

6形成与收集

6.1在召回主要职能活动中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件资料均应收集。

6.2应依据附录A表A.1，结合工作流程、行业特点、管理模式等特征，档案管理人员在召回活动结

束后按照相关程序及时收集归档文件资料，并对收集的文件实行预立卷。

6.3档案管理人员收集文件资料完毕填写文件资料移交登记表（参照附录B中表B.1）。

6.4收集资料要求包含以下内容：

a)文件资料应为原件，采用满足长期保存需求的耐久性记录载体及可靠记录方式，符合有关标

准要求；

b)录音、影像文件声像清晰，应保证载体的有效性；

c)电子文件应连同元数据一并收集。电子档案应同元数据一并收集，随着纸质档案归档时立卷

整理。

7整理与编号

7.1整理资料

7.1.1缺陷消费品召回档案管理应遵循文件资料材料的自然形成规律，确保文件资料间的内在连续性，

便于分类整理，逐步实现件、卷融合。

7.1.2档案管理人员应在履行召回职能活动的各阶段全部完成后的一个月内制作完成召回档案，凡不

符合组卷要求或对部分不能形成闭环工作的文件资料应退回。

7.2编制档号

7.2.1电子档案和纸质、实物档案应统一编号。

7.2.2归档文件应依档案分类和排列顺序逐卷/件编制档号。

7.2.3档号应符合DA/T13的要求。档案分类及档案编制规则应按表A.2的规定。

8归档与编目

8.1档案归档

8.1.1消费品召回档案应以单次消费品召回活动为单位建立召回档案，采用“一事一档”原则。

8.1.2应对归档文件进行科学分类，同一卷宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

8.1.3归档文件按召回工作阶段顺序排列，同一阶段中的文件，按文件形成先后顺序排列。每个阶段

召回工作中形成的文件排序在前，采集、验证等佐证资料在后。归档卷宗的整理顺序如下：

——档案卷宗封面（参照附录C）；

——缺陷消费品召回信息表（参照附录D）；

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——卷内目录（参照附录E）；

——三个阶段形成的档案资料；

——备考表（参照附录F）。

8.1.4履行召回职能活动全部完成后所有归档资料应装订成册，归档文件整理应符合DA/T22的规定。

8.1.5电子档案的整理与归档应符合以下要求：

a)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上

保持一致；

b)归档电子文件整理应符合GB/T18884、DA/T38的规定；

c)存储电子档案的载体或装具上应贴有标签，标签上注明载体序号、年度、保管期限、存储格

式与文件类型等加以说明。

8.2档案编目

8.2.1编目应准确详细、便于检索。

8.2.2编目用文字应规范，文件编号、时间、载体形态中所使用的数字应为阿拉伯数字。

8.2.3目录信息来源于被编目的资料（参照附录B中表B.2）。

9保存与借阅

9.1档案保存

9.1.1应配备专（兼）职的档案管理人员负责缺陷消费品召回档案的保管、借阅等工作。

9.1.2档案管理人员应妥善保管缺陷召回档案，应定期对档案资料进行检查。及时对破损的纸质档案，

进行修复。档案修复应保持档案内容完整，维持档案原貌。档案修复前需做好登记和检查工作，必要时

进行复制备份，做出修复说明。

9.1.3缺陷消费品召回档案保存期限不少于10年。

9.1.4保存档案的物理环境温度宜在14℃～24℃之间，湿度宜在45%～60%之间。

9.1.5电子档案的保存应符合下列要求：

a)符合纸质档案办理完毕并具备保存价值的要求；

b)归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

c)存放时应远离强磁场、强热源和紫外线的照射，并与有害气体隔离；

d)定期对电子档案的保管情况、读取状况进行监测与拷贝，发现问题及时处理，并建立台账；

e)超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，其删除和销毁应符合GB/T18884的要求。

9.1.6录音录像档案的管理应符合DA/T78的规定。

9.2档案借阅

9.2.1借阅档案应有批准借阅手续。借阅档案，应履行登记手续（参照附录B中表B.4）。

9.2.2档案借阅应在查阅室进行，未经档案管理人员批准不应进入档案存放室，不应携带档案外出。

10备份

已归档的纸质档案应同步形成电子档案文件包，并存储在安全的介质中，应及时对电子文件进行备

份，对备份文件进行物理隔离。

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A

A

附录A

（规范性）

档案分类及编码

A.1档案分类管理

缺陷消费品召回档案采用层级分类设立3个一级类目，24个二级类目，见表A.1。

表A.1档案分类

一级类目二级类目

代码类目名称代码类目名称

01消费者缺陷线索信息资料

02事故及危险报告信息表

03境外召回报告信息表

04消费品调查分析通知资料

05消费品缺陷调查资料

06消费品缺陷调查登记表

01缺陷调查阶段

07生产者调查分析报告

08生产者调查分析资料专家评估意见

09异议文书

10消费品检测报告

11顾客投诉、消费品伤害信息资料

12其他情况资料

01缺陷消费品召回通知书

02缺陷消费品责令召回通知书

03缺陷消费品召回计划

04缺陷消费品召回新闻稿

05消费品召回事项说明

02消费品召回阶段06消费品召回阶段性报告

07消费品召回总结报告

08向社会公布信息资料

09召回措施的实施资料

10无害化处理资料

11其他情况资料

01缺陷消费品召回效果评估报告

03召回效果评估阶段

02召回措施证实资料

A.2档案编号

档案编号由四部分组成，分别是一级目录，二级目录，三级目录、流水号，由左到右排列，各段均

用阿拉伯数字表示，中间用“—”隔开。

第一段：为门类码，消费品用拼音缩写表示，XFP。

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第二段：为类型码，根据GB/T36431的相关规定，大类消费品主要指消费者在日常生活中直接使用

的消费品，依据用途，兼顾特殊使用对象（儿童），将消费品分为9大类，儿童用品（ET）、家具及建

筑装饰装修资料（JJ）、服装鞋帽及家用纺织品（FZ）、文教体育用品（WJ）、家用电器及电器附件（JY）、

电子及信息技术消费品（DZ）、日化洗涤用品（RH）、食品相关消费品（SP）、交通用具及相关产品（包

括自行车及其配件）（JT）、日用杂品（RY）、抗疫用品（KY）。

第三段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。

第四段：为案件排列顺序号，即当年归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后的顺序号，

用四位阿拉伯数字表示。

示例：XFP-ET—2022—0001（见表A.2）。

表A.2档案分类及档案编制规则

一级目录二级目录三级目录流水号档案编制及规则

类号代码年度码一级类号代码—二级类号代码

门类类号代码类别举例

（举例）（举例）—年度码—流水号

儿童用品XFP﹒ET20220001XFP—ET—2022—0001

家具及建筑装饰装修消费品XFP﹒JJ———

服装鞋帽及家用纺织品XFP﹒FZ———

文教体育用品XFP﹒WJ———

家用电器及电器附件XFP﹒JY———

消费品XFP电子及信息技术消费品XFP﹒DZ———

日化洗涤用品XFP﹒RH———

食品相关消费品XFP﹒SP———

交通用具及相关产品XFP﹒JT———

日用杂品XFP﹒RY———

抗疫用品XFP﹒KY———

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B

B

附录B

（资料性）

文件资料移交、档案归档、档案借阅登记表样式

表B.1～表B.4给出了文件资料移交登记表、档案归档目录、电子档案归档登记表和档案借阅登记表

的样式。

表B.1文件资料移交登记表

备注

序号移交部门所属年度移交人移交（接收）日期资料数量接收人

（是否有电子档案）

1

2

3

表B.2档案归档目录

序号档号文号责任者题名入档日期页数存档日期备注

1

2

3

注：题名即档案资料的标题，它是档案资料的重要特征，直接表达了档案资料的内容和中心主题。

表B.3电子档案归档登记表

序号档号文号责任者题名日期数量备注

1载体外病毒真实性可靠性完整性可用性

归档时间归档方式

观检测检测检测检测检测检测

7

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表B.4档案借阅登记表

序号档号页数借阅者借阅时间用途审批人归还时间备注

1

2

3

8

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附录C

（资料性）

档案卷宗封面

档案卷宗封面格式见表C.1。

表C.1档案卷宗封面

编号：

河南省缺陷消费品召回卷宗

企业名称

消费品名称

商标

规格型号

装订成册时间

立卷人

9

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C

C

附录D

（资料性）