人事离职手续办理标准规范

人事离职手续办理标准规范一、总则（一）制定目的通过明确离职流程、责任分工及操作细则，确保离职手续办理合法合规、高效有序，降低劳动纠纷风险，同时保障企业商业秘密、工作成果的安全延续。（二）适用范围本规范适用于企业全体员工（含试用期员工、正式员工、劳务派遣员工等）的离职管理，涵盖主动离职、被动离职、协商解除等各类离职情形。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵循国家劳动法律法规，确保离职流程、协议条款、补偿标准等符合法律规定。2.公正性原则：对所有员工一视同仁，杜绝因岗位、职级差异而出现流程或待遇的不合理区别对待。3.效率性原则：在保障流程完整性的前提下，简化非必要环节，确保离职手续在合理周期内完成，减少对企业正常运营的影响。4.人文关怀原则：尊重员工离职意愿，沟通中保持专业与善意，必要时提供职业发展建议或离职后支持（如推荐信、背景调查协助等）。二、离职类型及适用情形（一）主动离职员工因个人职业规划、家庭安排、健康因素等原因，主动向企业提出解除劳动关系。试用期员工：需提前三日以书面形式告知用人单位（可通过邮件、纸质申请等方式，需留存记录）。正式员工：需提前三十日以书面形式提交离职申请（若岗位涉及核心业务或重大项目，经双方协商可适当延长交接期，但最长不超过法律规定的“提前三十日”上限）。（二）被动离职企业因员工行为或客观情况，依法单方解除劳动关系，需严格履行法定程序：1.严重违纪解除：员工存在《员工手册》或劳动合同中约定的“严重违反规章制度”行为（如旷工多日、营私舞弊、泄露商业秘密等），企业需提前书面通知（或直接解除，依法律规定），并保留违纪证据。2.不胜任工作解除：员工经岗位培训或调岗后，仍无法达到岗位要求，企业需提前三十日书面通知（或支付代通知金），并支付经济补偿。3.客观情况变化解除：企业因经营调整、组织架构变更等客观情况，导致劳动合同无法履行，且无法与员工就变更合同达成一致的，企业需提前三十日书面通知并支付经济补偿。（三）协商解除企业与员工双方自愿协商一致解除劳动关系，需签订《协商解除劳动合同协议书》，明确以下内容：离职日期、工资结算周期、经济补偿金额（如有）；工作交接要求、保密与竞业限制义务（如需延续）；双方无其他劳动争议的确认条款。三、离职流程规范（一）申请与沟通阶段1.员工申请：员工提交书面离职申请（需注明“离职申请”字样，避免以“辞职报告”等易引发歧义的表述），内容应包含：离职意向、预计离职日期、工作交接初步计划（可选）。申请需通过企业指定渠道（如OA系统、纸质提交）提交，确保流程留痕。2.部门沟通：员工直属上级需在收到申请2个工作日内与员工沟通，了解离职原因：若为职业发展类原因，可结合企业内部晋升、调岗机会进行挽留；若为管理或待遇类原因，需记录反馈，提交人力资源部评估优化建议；若员工去意已决，需明确告知后续流程要求，引导员工配合交接。（二）审批阶段1.部门内部审批：离职申请经直属上级确认后，提交部门负责人审批（审批时限不超过3个工作日）。部门负责人需核查员工工作进度、项目衔接风险，签署“同意离职/需延迟离职（说明原因）”等明确意见。2.人力资源部审核：人力资源部收到部门审批后的申请，需在2个工作日内完成以下核查：劳动合同期限、试用期状态、竞业限制协议签订情况；员工考勤、未结算工资、社保公积金缴纳状态；确认离职类型是否符合法律规定（如被动离职需核查解除依据是否充分）。3.高层审批（如需）：核心岗位、高管或涉及重大项目的员工离职，需提交企业高层（如总经理、董事会）审批，审批时限不超过5个工作日。（三）工作交接阶段1.交接清单制定（员工责任）员工需在离职申请获批后3个工作日内，完成《工作交接清单》制定，内容应包含：工作内容交接：未完成项目进度、待办事项清单、客户/供应商联系人信息及合作状态；文件资料交接：电子文档（分类整理，标注重要级别）、纸质文件（归档清单）、技术文档（含代码、设计稿等）；资产物品交接：办公设备（电脑、打印机等）、门禁卡、钥匙、工牌、企业配置的办公用品（如U盘、书籍）；权限账号交接：邮箱、内部系统账号（如OA、ERP）、服务器权限等，需注明账号、密码（或协助重置）。2.交接执行（双方责任）员工需与指定交接人（接任者或直属上级指定人员）进行面对面交接，复杂工作需提供操作手册、培训记录；涉及财务、法务、项目的工作，需邀请相关部门（如财务部、法务部、项目组）参与交接确认；交接过程中，直属上级需全程监督，确保交接内容完整、准确。3.交接确认（三方签字）交接完成后，员工、交接人、直属上级需在《工作交接清单》上签字确认，清单原件交人力资源部存档，复印件由员工、交接人各留存一份。（四）手续办理阶段1.人力资源部手续劳动合同解除/终止：与员工签订《解除/终止劳动合同协议书》，明确离职日期、工资结算至离职日、经济补偿（如有）、保密/竞业限制义务等。社保公积金停缴：在离职当月15日前（或按当地社保政策规定时间）办理停缴申报，确保员工社保公积金权益衔接。离职证明开具：离职证明需包含员工姓名、身份证号（脱敏处理，如仅显示前6后4）、在职起止时间、离职类型（如“因个人原因离职”“协商解除”等，避免负面表述），加盖企业公章，于离职当日或次日交付员工。档案与劳动关系转移：员工如需转移档案或劳动关系，人力资源部需在15个工作日内协助办理（如开具调档函、劳动关系转移证明）。2.其他部门手续行政部：员工退还办公资产，行政部需检查设备完好性（如电脑硬件、软件授权），如有损坏或丢失，按《办公资产管理制度》要求赔偿后开具《资产退还确认单》。财务部：结算员工工资（含未发工资、加班费、绩效奖金等），报销员工在职期间未结算的费用（需在离职前完成报销申请，离职后10个工作日内完成结算）；若涉及赔偿（如培训违约金、资产损坏赔偿），需从工资中扣除（需员工书面确认）。IT部：注销员工邮箱、内部系统账号、门禁权限，回收企业配置的电子设备（如手机、平板），确保企业数据安全。四、注意事项与特殊情形处理（一）违约金与竞业限制1.若员工签订《竞业限制协议》，企业需在员工离职后按月支付竞业限制补偿金（标准不低于员工离职前12个月平均工资的30%，且不低于当地最低工资标准）；员工需遵守协议约定，不得在竞业限制期内入职竞争企业或自营同类业务。2.若员工违反竞业限制约定，企业可要求其支付违约金（按协议约定或法律规定），并追究其侵权责任。（二）劳动争议处理若劳资双方对离职事项（如补偿金额、离职证明内容、交接责任）存在争议，应优先通过协商解决；协商不成的，员工可向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，企业需保留以下证据：离职申请、审批记录、工作交接清单；劳动合同、规章制度（如《员工手册》）及员工签收记录；工资结算单、补偿支付凭证等。（三）特殊员工处理1.涉密/核心技术人员：需延长工作交接期（最长不超过6个月，依保密协议约定），交接过程需签署《保密承诺书》，离职后需遵守更长周期的竞业限制（需依法支付补偿）。2.特殊时期员工：处于医疗期、孕期、产期、哺乳期的员工，企业不得依据“不胜任工作”“客观情况变化”等理由解除劳动合同；若员工主动离职，需按法律规定履行告知义务。五