采购流程管理模板供应商筛选与合同签订全流程版

采购流程管理模板：供应商筛选与合同签订全流程版一、适用范围与典型应用场景二、全流程操作步骤详解（一）第一阶段：采购需求确认与立项目标：明确采购需求内容、预算及必要性，启动采购流程。需求提出与部门评审操作内容：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格、数量、质量标准、交付时间、预估预算及采购理由（如“因生产设备老化需更换新设备，保障产能”）。责任主体：需求部门负责人、采购部专员*经理输出成果：《采购需求申请表》（需需求部门负责人签字确认）。预算与合规性审核操作内容：采购部专员经理核对需求预算是否符合年度预算安排，财务部会计审核预算金额准确性及资金来源；法务部（或合规部门）审核采购需求是否符合公司采购政策及外部法规（如《采购法》适用场景）。责任主体：采购部经理、财务部会计、法务部*专员输出成果：预算审核通过意见、合规性审核意见。立项审批操作内容：采购部汇总需求表、预算及合规意见，提交至分管副总总审批；重大项目（如金额超50万元或涉及核心业务）需提交总经理总审批。责任主体：分管副总总、总经理总（视权限）输出成果：《采购立项审批表》（最终审批签字版）。（二）第二阶段：供应商信息收集与筛选目标：通过多渠道收集供应商信息，评估其资质与履约能力，筛选出合格供应商。制定供应商筛选标准操作内容：采购部根据采购需求，明确筛选维度及权重，例如：资质条件（必备：营业执照、相关行业资质证书如ISO认证、3C认证等）；业绩能力（近3年同类项目案例、客户评价）；价格合理性（市场均价对比、成本构成分析）；服务保障（售后响应时间、质保期、技术支持能力）。责任主体：采购部*经理、需求部门负责人输出成果：《供应商筛选标准表》（明确各维度权重及评分规则）。供应商信息收集操作内容：通过以下渠道收集供应商信息：公开渠道：行业招标平台、企业官网、行业协会名录；主动寻源：参加行业展会、对接长期合作供应商推荐的合格供应商；内部推荐：公司各部门推荐（需提供推荐理由及供应商基础信息）。责任主体：采购部专员*助理输出成果：《潜在供应商信息清单》（包含名称、联系方式、主营产品/服务等）。资格预审操作内容：采购部对照《供应商筛选标准表》，对潜在供应商进行初步资质审核，剔除不符合基本条件（如无相关资质、经营范围不符、存在重大诉讼记录）的供应商。责任主体：采购部经理、法务部专员（审核法律风险）输出成果：《供应商资格预审表》（通过/未通过原因说明）、《合格供应商名录》（资格预审通过名单）。现场考察（必要时）操作内容：对关键项目（如大型设备采购、定制化服务），采购部联合需求部门、质量部组成考察小组，实地考察供应商的生产场地、仓储条件、技术实力、质量控制流程等，形成《供应商现场考察报告》。责任主体：采购部经理、需求部门负责人、质量部工程师输出成果：《供应商现场考察报告》（含考察结论：推荐/不推荐）。综合评审与确定候选供应商操作内容：采购部组织评审小组（含采购部、需求部门、财务部、法务部代表），对通过资格预审的供应商采用《供应商综合评分表》进行量化打分（按筛选标准权重计分），得分前3名作为候选供应商；若仅1-2家合格，可酌情减少数量但需说明理由。责任主体：评审小组全体成员输出成果：《供应商综合评分表》（含各供应商得分及排名）、《候选供应商推荐名单》。（三）第三阶段：合同谈判与拟定目标：与候选供应商就合同条款达成一致，形成正式合同文本。谈判准备操作内容：采购部整理采购需求明细、技术规格书、质量标准、交付时间等核心条款，作为谈判依据；法务部准备合同模板，明确通用条款（如违约责任、争议解决方式）。责任主体：采购部经理、法务部专员输出成果：《谈判方案》（含谈判目标、底线、分工）、《合同（草案）》。多轮谈判操作内容：采购部联合需求部门、法务部与候选供应商依次谈判，重点沟通：价格及付款方式（如单价、总价、分期付款节点）；交付与验收（时间、地点、验收标准及流程）；质量保证（质保期、质量问题处理机制）；违约责任（延迟交付、质量不达标等的赔偿标准）；保密与知识产权（如涉及技术或商业秘密）。责任主体：采购部经理、需求部门负责人、法务部专员输出成果：《合同谈判记录表》（记录每次谈判的核心内容及共识/分歧）。合同拟定与内部审核操作内容：谈判达成一致后，法务部根据谈判结果修订合同文本，形成《合同（送审稿）》；采购部组织需求部门、财务部对合同条款进行交叉审核（财务部重点审核付款条款与预算匹配性，需求部门审核技术条款与一致性）。责任主体：法务部专员、采购部经理、需求部门负责人、财务部*会计输出成果：《合同（送审稿）》、《合同审核意见汇总表》（各部门审核意见及修改说明）。（四）第四阶段：合同审批与签订目标：完成合同内部审批流程，与供应商正式签署合同，明确双方权利义务。最终审批操作内容：采购部将《合同（送审稿）》及审核意见提交至分管副总总、总经理总审批（审批权限根据合同金额及重要性确定，如金额超100万元需总经理审批）。责任主体：分管副总总、总经理总输出成果：《合同审批表》（最终审批签字版）、《合同（最终版）》。供应商确认与签署操作内容：采购部将《合同（最终版）》发送给供应商，确认无异议后，双方同时加盖公章（或合同专用章）；合同一式多份（至少采购方、供应商各执一份，财务部、需求部门存档），并加盖骑缝章。责任主体：采购部*经理、供应商授权代表输出成果：已签署的正式合同文本（扫描件+纸质版）。合同归档与信息录入操作内容：采购部将合同文本、审批文件、谈判记录等资料整理归档，并在《合同管理台账》中录入合同编号、供应商名称、合同金额、生效日期、到期日等关键信息。责任主体：采购部专员*助理输出成果：合同档案（电子+纸质）、《合同管理台账》更新记录。（五）第五阶段：合同执行与监督（延伸至履约阶段）目标：保证供应商按合同约定履行义务，采购方合规履约。交付与验收操作内容：供应商按约定交付货物/服务，需求部门联合质量部依据合同标准进行验收，填写《验收报告》（注明验收结果：合格/不合格及整改要求）。责任主体：需求部门负责人、质量部工程师、采购部经理输出成果：《验收报告》。付款结算操作内容：采购部根据合同约定付款节点，收集《验收报告》、发票等资料，提交财务部审核无误后办理付款。责任主体：采购部经理、财务部会计输出成果：付款凭证、发票。履约评估操作内容：合同到期后，采购部组织需求部门、质量部对供应商履约情况（质量、交付及时性、服务响应等）进行评估，填写《供应商履约评估表》，结果作为后续合作资格参考。责任主体：采购部经理、需求部门负责人、质量部工程师输出成果：《供应商履约评估表》。三、核心工具模板清单1.《采购需求申请表》字段名称填写说明需求部门提出采购需求的部门（如“生产部”）采购物品/服务名称具体名称（如“数控机床”“年度保洁服务”）规格型号/技术参数详细描述规格、功能指标（如“功率：10kW，精度：±0.01mm”）需求数量明确采购数量（如“5台”“1年服务”）质量标准遵循的标准（如“国标GB/T19001-2016”“ISO9001认证”）交付时间要求的到货/服务开始时间（如“2024年6月30日前”）预估预算含税预估金额（单位：元）采购理由说明采购必要性（如“替换故障设备，避免生产线停工”）需求部门负责人签字部门负责人签字确认日期提交日期2.《供应商综合评分表》（示例）评分维度权重（%）评分标准（10分制）得分价格合理性30最低价得10分，每高于最低价5%扣1分，最低0分资质条件20具备所有必备资质得10分，每缺失1项扣3分业绩案例25近3年有3个以上同类项目案例得10分，每少1个扣3分，需提供合同复印件服务保障15售后响应≤24小时得10分，每增加6小时扣2分，质保期≥2年得5分，否则扣3分质量认证10通过ISO9001认证得5分，通过行业特定认证（如医疗器械ISO13485）再加5分总分1003.《合同审批表》审批环节审批人审批意见签字日期需求部门*负责人确认需求与技术条款采购部*经理确认流程合规性财务部*会计确认预算与付款法务部*专员确认法律条款分管副总*总审批总经理（重大项目）*总最终审批4.《供应商履约评估表》评估项目评分标准（10分制）得分交付及时性按时交付得10分，延迟1-5天扣3分，延迟5天以上不得分质量达标率验收合格率100%得10分，每有1次不合格扣5分服务响应速度问题24小时内响应得10分，每延迟6小时扣2分沟通协调效率配合度高、沟通顺畅得10分，存在推诿扣5分合同履约率完全履行合同条款得10分，每有1项未履行扣3分综合得分评估结论□优秀（≥90分）□良好（70-89分）□合格（60-69分）□不合格（<60分）评估部门签字采购部经理、需求部门负责人、质量部工程师日期四、关键风险点与操作提示合规性风险提示：供应商资质审核需严格查验原件（营业执照、行业资质等），避免虚假资质；采购金额达到招标标准（如《必须招标的工程项目规定》），必须通过公开招标方式，规避“化整为零”规避招标的行为。价格风险提示：避免单一来源采购，至少邀请3家合格供应商参与报价；对高价或低价供应商需重点审核（高价需说明合理性，低价需评估成本构成及履约能力）。合同条款风险提示：合同条款需明确“不可抗力”“违约责任”“争议解决方式”等核心内容