企业文件归档与管理制度规范表

企业文件归档与管理制度规范表一、适用范围与核心场景本规范适用于企业内部各类文件从形成、归档到保管、利用、销毁的全生命周期管理，覆盖行政人事、财务审计、业务合同、技术研发、项目管理等核心部门的文件处理场景。具体包括：日常行政文件（如会议纪要、通知公告、制度办法）；人力资源文件（如劳动合同、员工档案、培训记录）；业务运营文件（如客户合同、项目方案、市场调研报告）；财务管理文件（如预算报表、费用凭证、审计报告）；技术研发文件（如设计图纸、研发日志、专利申请材料）。无论文件形式为纸质版、电子版（含邮件、即时通讯工具传输的重要记录），均需纳入归档管理范畴，保证文件可追溯、可查询、可利用。二、文件归档管理操作流程（一）文件产生与分类责任主体：文件形成部门为归档第一责任部门，部门负责人对文件分类准确性负总责，文件经办人负责具体分类整理。分类标准：按部门分类：如“行政部”“财务部”“销售部”；按文件类型分类：如“制度类”“合同类”“报告类”；按密级分类：分为“公开”“内部”“秘密”三级（密级划分标准由企业保密委员会*另行制定）。操作要求：文件形成后1个工作日内，经办人*需根据上述标准完成初步分类，并在文件首页右上角标注分类标识（如“行政-制度-2024”）。（二）文件整理与编目整理规范：纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，按时间顺序或逻辑关系排序，采用无酸档案盒统一装盒，每盒厚度不超过3cm，盒内放置《文件目录清单》；电子文件：采用通用格式（如PDF、Word、Excel），命名规则为“部门-类型-年份-序号”（如“销售部-合同-2024-001”），存储至企业指定的服务器或云盘，并设置访问权限。编目要求：每份文件需编制唯一归档编号，编号结构为“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”（部门代码、文件类型代码见附件1《文件分类代码表》）；填写《文件归档登记表》（见附件2），包含文件名称、归档编号、形成日期、页数、密级、经办人*、存放位置等信息，保证信息完整、准确。（三）归档移交移交时间：月度文件：次月5日前完成归档移交；年度文件：次年1月20日前完成归档移交；专项文件（如项目结束后、重大事件处理后）：15个工作日内完成归档移交。移交流程：经办人填写《文件归档移交清单》（见附件3），与档案管理员共同核对文件数量、编号、完整性；双方确认无误后，在清单上签字确认，纸质清单一式两份，形成部门与档案管理部门各留存一份；电子文件通过企业内部系统在线移交，移交记录并同步至《文件归档登记表》。（四）保管与维护保管要求：纸质档案：存入符合档案管理标准的库房，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设施，每季度检查一次保管环境；电子档案：定期备份（每日增量备份、每周全量备份），备份数据异地存储，每半年进行一次备份有效性检测。密级管理：“公开”级档案：可由员工*根据权限在线查阅；“内部”级档案：需经部门负责人*审批后查阅；“秘密”级档案：需经分管领导审批，档案管理员全程陪同查阅，严禁复制或摘抄。（五）借阅与利用借阅流程：员工*填写《文件借阅申请表》（见附件4），注明借阅文件名称、用途、借阅期限；按密级权限逐级审批，经批准后由档案管理员*办理借阅手续；纸质档案借阅期限不超过3个工作日，电子档案查阅权限仅限指定设备，禁止或外传。归还与续借：借阅到期后，经办人需及时归还，档案管理员检查文件完整性；如需续借，需在到期前1个工作日提交续借申请，经审批后可延长借阅期限，续借不超过2次。（六）鉴定与销毁鉴定周期：档案管理部门每两年组织一次档案鉴定，由档案管理员、法务专员、相关部门负责人组成鉴定小组。鉴定标准：保管期限已届满（保管期限划分见附件4《文件保管期限表》）；失去保存价值（如重复文件、过时通知）；涉及国家秘密、商业秘密且已解密且无保存必要。销毁流程：鉴定小组编制《档案销毁清单》，报总经理*审批；销毁时需由两人以上监销，纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子档案进行彻底删除（不可恢复），监销人*在销毁清单上签字确认；《档案销毁清单》永久保存，以备追溯。三、模板表格附件1：文件分类代码表部门名称部门代码文件类型类型代码行政部XZ制度类ZD财务部CW合同类HT销售部XS报告类BG研发部YF技术类JS人力资源部RL档案类DA附件2：文件归档登记表归档编号文件名称形成部门形成日期页数密级经办人*存放位置（盒号/路径）备注XZ-ZD-2024-001企业考勤管理制度行政部2024-01-155内部张*行政档案-01-02CW-HT-2024-001采购合同财务部2024-02-208秘密李*财务档案-03-15含附件附件3：文件归档移交清单移交部门移交人*接收人*移交日期销售部王*赵*2024-03-05序号归档编号文件名称页数1XS-BG-2024-0012024年Q1市场分析报告122XS-BG-2024-002客户满意度调研结果6移交部门确认：接收部门确认：（签字）__________（签字）__________附件4：文件借阅申请表借阅人*所在部门借阅日期刘*研发部2024-03-10文件名称归档编号借阅用途产品设计图纸YF-JS-2024-005项目方案优化审批意见：部门负责人*：分管领导*：（签字）________（签字）________附件5：文件保管期限表文件类型保管期限备注会议纪要10年含年度、季度、专项会议劳动合同员工离职后5年财务凭证30年含发票、银行对账单业务合同合同终止后10年技术专利文件长期含专利证书、申请材料四、管理规范与风险提示（一）责任分工各部门负责人*：负责本部门文件归档工作的组织与监督，保证文件及时、完整归档；档案管理部门*：负责档案的接收、保管、维护、借阅及销毁工作，定期开展档案管理培训；全体员工*：严格遵守本规范，妥善保管经手文件，不得擅自涂改、损毁、外传涉密信息。（二）常见风险规避文件遗漏：文件形成后需即时标注分类标识，避免因堆积导致归档遗漏；编号混乱：严格按照《文件分类代码表》编制归档编号，一人一号一文件，不得重复或跳号；电子文件丢失：电子文件需及时备份，禁止存储在个人设备中，定期检查存储介质有效性；借阅超期：借阅到期后及时归还，如需续借提前申请，避免影响他人查阅或造成档案滞留；销毁违规：严禁擅自销毁档案，销毁必须经审批并监销，保证销毁过程可追溯。（三）监督检查档案管理部门*每半年